طريقة إعطاء الملاحظات والتعليقات

لتكن التعليقات مهنية ولطيفة

تعطي التعليقات اللاذعة نتائج سيئةً، إذ يدافع متلقي التعليقات عن نفسه، فتتحول التعليقات إلى جدال عقيم يدوم للأبد، بحيث لا يتواجد فرق كبير بين التعامل بود أو بعدوانية، وتُعَد التعليقات والملاحظات محادثات مهنيةً، لذا تعامَل بلطف وبأسلوب مهذب عند إعطاء الملاحظات، لكن لا تبتعد عن الرسمية. تعامل بجدية وليس بعدوانية، وتدرب على تحسين لهجة الخطابات، وأعطِ تعليقات وملاحظات لأصدقائك وزملائك بالعمل، واستمع لنقدهم وآرائهم حول أسلوبك. تذكر أنك تخاطب شخصًا محترفًا مختصًا في وظيفة ما، لذا خذ بالحسبان العبارة التالية، فعندما يكون الأشخاص محترفين أو مختصين في مجال معين، فإنهم يتقبلون التعليقات السلبية، بينما يفرح المبتدئون بالتعليقات الإيجابية.

كن صريحا ومباشرا

ابدأ المحادثة بعبارة صريحة، مثل: سأعطيك بعض التعليقات، أو هل أنت مستعد لتلقي التعليمات؟ فقد تزيل هذه الطريقة مشاعر القلق وعدم الارتياح بين مرسِل ومتلقي التعليقات، وتضعهما في نقاش مهني، لذا لن يتفاجأ المتلقي من التعليقات القادمة، بل سيستعد لتقبل أي شيء، ليكون من الممكن قول التعليقات بصراحة دون عدوانية. ولهذا فلتكن لطيفًا، ولا تبدأ الجملة بعبارة “كان عليك عمل كذا وكذا بدل كذا وكذا”، بل استخدم عبارة “يمكنك استخدام الطريقة الفلانية التي ستعطي نتائج مقاربةً لتطلعاتنا”، فقد تحلان المشكلة بهذه الطريقة بدلًا من الجدال العقيم حول الخطأ الذي حدث.

شارك التعليمات الفنية وليس مشاعرك

تحدثت صحيفة نيويورك تايمز في مقالة النجاح يبدأ بالفشل عن أهمية فصل المشاعر عن الأمور الفنية، فلا ينفع قول “كان الأداء جيدًا” أو “كان الأداء سيئًا”، إذ تكمن الفائدة في شرح الأسباب وطرق إنجاز العمل.

توجد بعض الصعوبة عند إعطاء التعليقات لبعض الكتاب، فبدلًا من التعليق على موضوع ما بجملة “هذه النقطة جيدة ولكن …”، يمكن إعطاء تعليمات مثل:

• تبدأ مقالاتنا عادةً بذكر الأثر، لذا ابدأ بالنقطة التي ذكرتها، ثم ادعمها ببعض الأبحاث والآراء، واسرد القصة في كافة المقال، وليس ببدايته فقط.
• يحتوي المقال على الكثير من الجمل المترابطة، ويمكنك تفكيك الجمل عن طريق عمل كذا وكذا.

لم يبالَغ بالمباشرة في المثال الأول، فقد لا يتحمل أي شخص تجاهل مشاعره في التعليقات، إذ يُعَد ذكر التعليقات دون ذكر المشاعر أمرًا صعبًا ولا يتقنه الكثيرون، لذا فلا بأس بالقليل من اللطف، شرط ألا تخرج من إطار التعليمات والتصحيحات، ويوجهنا هذا إلى النصيحة التالية.

تجنب المدح الزائد

نبدأ غالبًا بذكر الأمور الإيجابية عند إعطاء التعليمات، ثم نعطي التعليمات البناءة، ولا نرغب بأن ننهي التعليقات بذكر شيء سلبي، لذلك نذكر أمورًا إيجابيةً مرةً أخرى، فقد تعوّدنا على إعطاء التعليمات بهذه الطريقة.

يضيع الجانب البنّاء كليًا عند استخدام هذه الطريقة، فعندما ينتهي عقد شخص ما ولا نجدده معه، يشعر بالحيرة والاستغراب، ويمكن تجنب هذا الموقف عن طريق تطبيق النصيحة السابقة، لذا أعطِ تعليمات ولا تشارك مشاعرك، وأخبر متلقي التعليمات بالنتائج التي ترضيك والتي لا ترضيك، والأهم من ذلك إعطاء السبب لذلك.

يفهم متلقي التعليق الخطأ الذي ارتكبه وكيف يعدله عن طريق السبب الذي أعطيته له، كما يربط هذا السبب بين العمل الذي أنجزه متلقي التقرير أو لم ينجزه بالأهداف التي يسعى الجميع لتحقيقها. ويستفيد متلقي التعليق عند إخباره بالشيء الذي أحسن بفعله، ويكسب خبرةً ويتطور، ولا يستفيد أبدًا من المديح.

اختر الوقت المناسب لإعطاء الملاحظات

يُعَد التوقيت هو المفتاح لتجنب الأزمات، لذا جدوِل بعض الوقت للتحدث عن النتائج ومشاركة التعليقات والملاحظات بعد التنسيق مع الجميع، كما يمكنك إعطاء هذا اللقاء أي اسم مناسب، ولتجنب شعور الموظف بالعار أو عدم الراحة أثناء الاحتفالات، أو أن يتحول الاجتماع إلى جلسة انتقاد عمل شخص ما وأسلوب قيادته، يمكن مشاركة الملاحظات أثناء اللقاءات الفردية أو المراجعات الأسبوعية.

تكون هذه اللقاءات قصيرةً ودوريةً، وتناقش الأفعال الصحيحة والأفعال التي يجب تصحيحها، كما يطرح متلقي التعليقات أسئلته في هذه اللقاءات والتي لم يستطع طرحها في أوقات سابقة، لذا ابدأ اجتماعاتك بتلخيص ما يحدث وتوقعك لنتائج ومخرجات الاجتماع، ثم أعطِ وقتًا كافيًا ليشارك الجميع أعمالهم ويتناقشون حول نقاط الاجتماع، وتأكد من أن ينتهي الاجتماع باستفادة جميع الحاضرين من بعضهم البعض، وهذا هو أهم شيء.

تفاهم مع متلقي التعليق

تُقاس فعالية الملاحظات بمدى فهمها، لذا يُتجنب سوء الفهم عند وصول متلقي ومرسِل التعليقات إلى مستوى عالٍ من التفاهم، فحينها يفهم متلقي التعليق أن الغرض هو التصحيح والبناء وليس التوبيخ. لذا، أعطِ المتلقين للتعليقات الفرصة للمشاركة في هذا التفاهم، فقد لا يفرقون بين إعطائك التعليقات وحزنك بسبب أمر يحدث في حياتك، إذ يساعد هذا على بناء مبادئ للتعليقات المستقبلية، ويمكن تحسين مستوى التعليقات وتحديد مبادئها بمشاركة الجميع، لذا أعطِ متلقي التعليقات فرصةً لشرح أفعاله، إذ يساعدك هذا على فهم مستوى متلقي التعليقات، مما يعطيك الفرصة لمساعدته على التطور، ويعطي حلولًا لمشاكل أخرى بالعمل.

لا تعلق على كل التفاصيل

لا يعني هذا أنك إذا واجهت خطأً ما، مثل خطأ مطبعي في منشور في موقع تويتر، ألا تعدله، فلا يُعَد هذا اهتمامًا بالتفاصيل، بل لفت انتباه الموظف للخطأ المطبعي وتوجيهه ليكون أكثر انتباهًا. قد يساعد هذا الموظفين على أن يكونوا أكثر حرصًا ويهتموا بالتفاصيل، لذا إذا علّقت على كل جزء صغير من عمل الموظف أو كل منشور له في موقع تويتر، فسيشعر بأنه مراقَب وسيرفض جميع تعليقاتك حتى قبل أن تصدرها، ومن ثم لا تعطي الملاحظات إلا بعد أن ينتهي الموظف من شرح تفاصيل ونتائج عمله، فعندها يمكنك شرح التعليمات وإعطاء التعليقات وإيضاح الشيء الصحيح والخاطئ وتعليل ذلك.

اصبر

يُعَد الصبر من أهم صفات القائد، لكن تعلم هذه الصفة والمحافظة عليها يُعَد صعبًا جدًا، فقد ينفد صبرنا أحيانًا، مع ذلك يبقى الصبر مهمًا، خاصةً عندما تعمل مع فريق يضم أشخاصًا بصفات مختلفة، حتى أنك قد تعطي نفس التعليق ثلاث مرات حتى تحصل على التغيير، فالبشر مشغولون ويفكرون بأشياء عديدة، لذا يُعَد إرشاد الموظفين مهارةً خاصةً، إذ تتطلب بعض الأعمال إرشادات أكثر من غيرها، ولهذا تَحَلَّ بالصبر ضمن الحدود الممكنة.

إذا لم يحدث تغيير بعد إعادة نفس التعليق لأكثر من ثلاث مرات، فغيِّر صيغة التعليق، واسأل نفسك: هل كان التعليق واضحًا؟ هل يفهم المتلقي مقصدك؟ ولا تتردد في سؤال المتلقي: كيف يمكن تحسين صياغة التعليقات؟