تختلف خطوات التحليل الاستراتيجي بهدف إعداد خطة استراتيجية باختلاف عمل الشركات، ومستويات التخطيط الاستراتيجي التي تقوم بها، إلا أن هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي تشكل منهجية إعداد الخطة الاستراتيجية، وتضاف عليها خطوات إضافية حسب العمل.
1. الاستعداد للتخطيط الاستراتيجي
قبل البدء بنشاطات التخطيط الاستراتيجي لإعداد الخطة الاستراتيجية القادمة، لا بد من تحديد الفريق الاستراتيجي المعنيّ برسم السياسات ضمن الخطة. تبعًا لأفضل الممارسات، لا بد من إشراك كافة الاختصاصات وبمستويات وظيفية متنوعة -بشكلٍ مباشر وغير مباشر- في إعداد الخطة الاستراتيجية: كمديري التمويل، وقسم من موظفيه، والتسويق، والموارد البشرية وغيرها.
2. تحديد فترة زمنية لإعداد الخطة
يمكن أن يستغرق هذا النوع من التخطيط من عدة أسابيع إلى عدة أشهر. لا بد من تحديد إطار زمني لبداية ونهاية مرحلة التخطيط الاستراتيجي للخطة الحالية، تعتمد قيم الإطار على تعقيدات العمليات التخطيطية، ضمن الشركة وحجم الشركة.
3. تقييم أعمال الشركة
يتوجب على الفريق المختص في هذه المرحلة فحص العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة على عمل الشركة. كوجود مستوى من التقدم التقني المساهم في تحسين العمل، ووجود تشريعات جديدة مفروضة تقلص أو تزيد من القدرة على العمل في السوق المستهدف.
غالبًا ما يتم اللجوء إلى تحليل SWOT وقوى بورتر، وتحليل PESTEL في تقييم نقاط القوة والضعف الخاصة بالشركة، وتحديد الفرص والتهديدات التي تتعرض لها في السوق المستهدف.
4. تحديد المهمة والرؤية وأصحاب المصلحة الرئيسيين
لا بد للفريق المختص تحديد مهمة الشركة ورؤيتها في المرحلة القادمة التي تغطيها الخطة الاستراتيجية، غالبًا ما يتم الاعتماد على تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين -كالعملاء وأصحاب الشركة والموردون وغيرهم- في تحديد المهمة والرؤية الخاصتين بالشركة، والمناسبتين للخطة الاستراتيجية القادمة.
5. اختيار إطار وبرمجيات خطة مناسب للشركة
يجب اختيار إطار يساعد الفريق المسؤول في أداء مهامه، دون عناء تصميم إطار استراتيجي، يمكن اعتماد أي إطار استراتيجي مناسب لمكونات الخطة المطلوب إعدادها. من الأطر الاستراتيجية على سبيل المثال لا الحصر نموذج OKR الذي يساعد في تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية، من خلال تعيين مسؤول واحد عن كل نتيجة يجب أن يصل إليها الفريق.
وكذلك نموذج balanced-scorecard الذي يوازن بين القياسات الاستراتيجية والقياسات التشغيلية، للوصول إلى الأداء المتوازن. يمكن للفريق الاستعانة بمجموعة من البرمجيات الحاسوبية، التي تساهم في عملية إتمام إعداد الخطة الاستراتيجية مثل Cascade Strategy وKhorus وغيرها.
6. توثيق الخطة الاستراتيجية
بعد اتفاق الفريق على محتويات الخطة الاستراتيجية، لا بد من توثيق الخطة بطريقة مكتوبة قابلة للمشاركة مع الإدارات العليا للشركة. أصبح الوصول والمشاركة للخطة الاستراتيجية أمرًا أكثر سهولة من خلال برامج التخطيط الاستراتيجي وتوفر الأجهزة الإلكترونية، وهو ما يزيد مستوى التشاركية بين الموظفين، ووضوح أكبر في الأهداف الموضوعة.
6 من معوقات التخطيط الاستراتيجي
على الرغم من أهميته، إلا أنه يتأثر بمجموعة من المعوقات التي تصعّب من عملية إنشاء خطة استراتيجية، لتكون دليلًا لعمل الشركة في فترة زمنية معينة:
1. عدم وجود خطة استراتيجية سابقة
يصعب على الشركة تحديد المكان الذي ترغب بالوصول إليه، في حال لم تكن على دراية بالمكان الذي تتواجد فيه حاليًا. تستعين الإدارة المعنية بقضايا التخطيط الاستراتيجي في الشركة بخططها الاستراتيجية السابقة، لدراسة احتمالات الوصول للمكان الذي ترغب بالوصول إليه في الخطة التي يتم إعدادها، وهو ما لا يتوفر لفريق التخطيط الذي يَعِدّ أول خطة استراتيجية للشركة.
2. الخوف من التغيير
يشكل تخوّف المدراء والموظفين عائقًا في عمليات التخطيط الاستراتيجي، إذ تفتقد الخطط الاستراتيجية إلى الضمانات. فتزداد فرص النجاح في إعداد الخطة وتنفيذها، كلما زادت دقة دراسة المخاطر الذي يمكن أن تتعرض له الخطة.
كما يشكل الخوف من التراجع عن خطة استراتيجية تم إعدادها بشكل خاطئ إلى فشل بطيء في عمليات الإدارة ضمن الشركة. لذا، لا بد من مراجعة الخطة دوريًا، وامتلاك الشجاعة الكافية، لإجراء تغييرات تكبد أقل قدر ممكن من الخسارة.
3. التعقيد
يمكن أن تكون المعلومات المتضمنة ضمن الخطة الاستراتيجية بالغة التعقيد، غالبًا ما تكون معظم مستويات التخطيط الاستراتيجي مرتبطة بالإدارة العليا صاحبة الخبرة المهنية الواسعة، وعلى مختلف المستويات. قد يشكل المحتوى الموجود ضمن الخطة الاستراتيجية لغة معقدة يصعب على موظفي الإدارة المتوسطة والإشرافية فهمها، نظرًًا لقلة خبرتهم الاستراتيجية مقارنةً بالإدارة العليا.
4. غياب المحاسبة والمساءلة
يصعب التخطيط الاستراتيجي وتتبع الخطة في حال غياب المحاسبة عن التقصير في المهام، إذ يمكن أن يتم تجاوز كافة عناصر الخطة دون معاقبة المسؤولين عن هذا التجاوز. لا بد من وجود نظام محاسبة ومساءلة، يبدأ من الإدارة العليا، وتكليف موظف مسؤول عن كل نشاط من أنشطة الخطة الاستراتيجية.
5. عدم ارتباط التخطيط الاستراتيجي برؤية واضحة
قد تملك الشركات خططًا استراتيجية طويلة المدى، لكن لا يوجد رؤية استراتيجية واضحة ترتبط بالخطة الموضوعة، إذ تحتوي الخطة الاستراتيجية على الأنشطة والمسارات التي ستسلكها الشركة للوصول إلى الهدف. إن عدم وجود رؤية يؤدي بالنتيجة إلى عدم وجود أهداف، بالتالي تصبح الخطة الاستراتيجية عديمة الجدوى.
6. الانشغالية المرتفعة
تأخذ الأنشطة الناتجة عن العمل اليومي أولوية تجعل انشغالية المدراء المعنيين بأمور التخطيط الاستراتيجي مرتفعة، وهو ما يصعّب من تتبع الخطة الاستراتيجية أو القيام بإعدادها، على الرغم من إدراك المدراء لأهمية التخطيط الاستراتيجي في حل مشاكل الأنشطة المذكورة.
توفر الخطة الاستراتيجية الموثِّقة لعناصر التخطيط الاستراتيجي الموجِّه الأول لإعداد الخطط متوسطة وقصيرة الأجل، الهادفة إلى تنفيذ الخطة الاستراتيجية الموضوعة، وتظهر براعته في الوصول إلى أهداف متميزة تخلق ميزة تنافسية، أو تطور واضح في الأعمال نسبة لباقي المنافسين.
تختلف خطوات التحليل الاستراتيجي بهدف إعداد خطة استراتيجية باختلاف عمل الشركات، ومستويات التخطيط الاستراتيجي التي تقوم بها، إلا أن هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي تشكل منهجية إعداد الخطة الاستراتيجية، وتضاف عليها خطوات إضافية حسب العمل.
1. الاستعداد للتخطيط الاستراتيجي
قبل البدء بنشاطات التخطيط الاستراتيجي لإعداد الخطة الاستراتيجية القادمة، لا بد من تحديد الفريق الاستراتيجي المعنيّ برسم السياسات ضمن الخطة. تبعًا لأفضل الممارسات، لا بد من إشراك كافة الاختصاصات وبمستويات وظيفية متنوعة -بشكلٍ مباشر وغير مباشر- في إعداد الخطة الاستراتيجية: كمديري التمويل، وقسم من موظفيه، والتسويق، والموارد البشرية وغيرها.
2. تحديد فترة زمنية لإعداد الخطة
يمكن أن يستغرق هذا النوع من التخطيط من عدة أسابيع إلى عدة أشهر. لا بد من تحديد إطار زمني لبداية ونهاية مرحلة التخطيط الاستراتيجي للخطة الحالية، تعتمد قيم الإطار على تعقيدات العمليات التخطيطية، ضمن الشركة وحجم الشركة.
3. تقييم أعمال الشركة
يتوجب على الفريق المختص في هذه المرحلة فحص العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة على عمل الشركة. كوجود مستوى من التقدم التقني المساهم في تحسين العمل، ووجود تشريعات جديدة مفروضة تقلص أو تزيد من القدرة على العمل في السوق المستهدف.
غالبًا ما يتم اللجوء إلى تحليل SWOT وقوى بورتر، وتحليل PESTEL في تقييم نقاط القوة والضعف الخاصة بالشركة، وتحديد الفرص والتهديدات التي تتعرض لها في السوق المستهدف.
4. تحديد المهمة والرؤية وأصحاب المصلحة الرئيسيين
لا بد للفريق المختص تحديد مهمة الشركة ورؤيتها في المرحلة القادمة التي تغطيها الخطة الاستراتيجية، غالبًا ما يتم الاعتماد على تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين -كالعملاء وأصحاب الشركة والموردون وغيرهم- في تحديد المهمة والرؤية الخاصتين بالشركة، والمناسبتين للخطة الاستراتيجية القادمة.
5. اختيار إطار وبرمجيات خطة مناسب للشركة
يجب اختيار إطار يساعد الفريق المسؤول في أداء مهامه، دون عناء تصميم إطار استراتيجي، يمكن اعتماد أي إطار استراتيجي مناسب لمكونات الخطة المطلوب إعدادها. من الأطر الاستراتيجية على سبيل المثال لا الحصر نموذج OKR الذي يساعد في تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية، من خلال تعيين مسؤول واحد عن كل نتيجة يجب أن يصل إليها الفريق.
وكذلك نموذج balanced-scorecard الذي يوازن بين القياسات الاستراتيجية والقياسات التشغيلية، للوصول إلى الأداء المتوازن. يمكن للفريق الاستعانة بمجموعة من البرمجيات الحاسوبية، التي تساهم في عملية إتمام إعداد الخطة الاستراتيجية مثل Cascade Strategy وKhorus وغيرها.
6. توثيق الخطة الاستراتيجية
بعد اتفاق الفريق على محتويات الخطة الاستراتيجية، لا بد من توثيق الخطة بطريقة مكتوبة قابلة للمشاركة مع الإدارات العليا للشركة. أصبح الوصول والمشاركة للخطة الاستراتيجية أمرًا أكثر سهولة من خلال برامج التخطيط الاستراتيجي وتوفر الأجهزة الإلكترونية، وهو ما يزيد مستوى التشاركية بين الموظفين، ووضوح أكبر في الأهداف الموضوعة.
6 من معوقات التخطيط الاستراتيجي
على الرغم من أهميته، إلا أنه يتأثر بمجموعة من المعوقات التي تصعّب من عملية إنشاء خطة استراتيجية، لتكون دليلًا لعمل الشركة في فترة زمنية معينة:
1. عدم وجود خطة استراتيجية سابقة
يصعب على الشركة تحديد المكان الذي ترغب بالوصول إليه، في حال لم تكن على دراية بالمكان الذي تتواجد فيه حاليًا. تستعين الإدارة المعنية بقضايا التخطيط الاستراتيجي في الشركة بخططها الاستراتيجية السابقة، لدراسة احتمالات الوصول للمكان الذي ترغب بالوصول إليه في الخطة التي يتم إعدادها، وهو ما لا يتوفر لفريق التخطيط الذي يَعِدّ أول خطة استراتيجية للشركة.
2. الخوف من التغيير
يشكل تخوّف المدراء والموظفين عائقًا في عمليات التخطيط الاستراتيجي، إذ تفتقد الخطط الاستراتيجية إلى الضمانات. فتزداد فرص النجاح في إعداد الخطة وتنفيذها، كلما زادت دقة دراسة المخاطر الذي يمكن أن تتعرض له الخطة.
كما يشكل الخوف من التراجع عن خطة استراتيجية تم إعدادها بشكل خاطئ إلى فشل بطيء في عمليات الإدارة ضمن الشركة. لذا، لا بد من مراجعة الخطة دوريًا، وامتلاك الشجاعة الكافية، لإجراء تغييرات تكبد أقل قدر ممكن من الخسارة.
3. التعقيد
يمكن أن تكون المعلومات المتضمنة ضمن الخطة الاستراتيجية بالغة التعقيد، غالبًا ما تكون معظم مستويات التخطيط الاستراتيجي مرتبطة بالإدارة العليا صاحبة الخبرة المهنية الواسعة، وعلى مختلف المستويات. قد يشكل المحتوى الموجود ضمن الخطة الاستراتيجية لغة معقدة يصعب على موظفي الإدارة المتوسطة والإشرافية فهمها، نظرًًا لقلة خبرتهم الاستراتيجية مقارنةً بالإدارة العليا.
4. غياب المحاسبة والمساءلة
يصعب التخطيط الاستراتيجي وتتبع الخطة في حال غياب المحاسبة عن التقصير في المهام، إذ يمكن أن يتم تجاوز كافة عناصر الخطة دون معاقبة المسؤولين عن هذا التجاوز. لا بد من وجود نظام محاسبة ومساءلة، يبدأ من الإدارة العليا، وتكليف موظف مسؤول عن كل نشاط من أنشطة الخطة الاستراتيجية.
5. عدم ارتباط التخطيط الاستراتيجي برؤية واضحة
قد تملك الشركات خططًا استراتيجية طويلة المدى، لكن لا يوجد رؤية استراتيجية واضحة ترتبط بالخطة الموضوعة، إذ تحتوي الخطة الاستراتيجية على الأنشطة والمسارات التي ستسلكها الشركة للوصول إلى الهدف. إن عدم وجود رؤية يؤدي بالنتيجة إلى عدم وجود أهداف، بالتالي تصبح الخطة الاستراتيجية عديمة الجدوى.
6. الانشغالية المرتفعة
تأخذ الأنشطة الناتجة عن العمل اليومي أولوية تجعل انشغالية المدراء المعنيين بأمور التخطيط الاستراتيجي مرتفعة، وهو ما يصعّب من تتبع الخطة الاستراتيجية أو القيام بإعدادها، على الرغم من إدراك المدراء لأهمية التخطيط الاستراتيجي في حل مشاكل الأنشطة المذكورة.
توفر الخطة الاستراتيجية الموثِّقة لعناصر التخطيط الاستراتيجي الموجِّه الأول لإعداد الخطط متوسطة وقصيرة الأجل، الهادفة إلى تنفيذ الخطة الاستراتيجية الموضوعة، وتظهر براعته في الوصول إلى أهداف متميزة تخلق ميزة تنافسية، أو تطور واضح في الأعمال نسبة لباقي المنافسين.
ذات صلة:
GFX4arab
مهتم بالجرافيكس وملحقاته اشرف حاليا على موقع www.gfx4arab.com