مواصفات السياسات الإدارية الجيدة

ما هي السياسات الإدارية؟

السياسات الإدارية هي توجيهات عامة يقوم بوضعها المستوى الإدارى الأعلى، مع مراعاة مشاركة المستويات التالية؛ وذلك لإرشاد وتوجيه تفكير وتصرفات وقرارات المديرين في المستويات التالية ومساعديهم لتنفيذ استراتيجية المنشأة.

فالسياسات بذلك:-

تعمل على توفير الإرشادات اللازمة لجعل عمليات تنفيذ الاستراتيجية تسير بصورة متسقة مع الأهداف الاستراتيجية للمنشأة.

كما أنها تعمل على زيادة الفعالية الإدارية، وتخفيف عبء الانشغال بكثير من التفاصيل عن كاهل المديرين، وذلك من خلال تنميط الكثير من القرارات الروتينية، والتحكم في توجيه المديرين ومساعديهم في تطبيق الاستراتيجيات التشغيلية.

ومنطقيا يتم اشتقاق السياسات من الاستراتيجيات التشغيلية، وأحياناً من استراتيجيات المنشأة؛ وذلك بهدف المساعدة في تنفيذ الاستراتيجية.

مواصفات السياسات الإدارية الجيدة

إن للسياسات الإدارية الجيدة مواصفات يجب أن تتوفر فيها حتى تكون مفيدة ومجدية، ويمكن لنا إيجاز أهم هذه المواصفات فيما يأتي:

1. الوضوح: السياسات الإدارية يجب أن تكون واضحة ومفهومة للجميع.
2. الشمول: السياسات الإدارية يجب أن تتصف بالشمول لكافة مجالات وظائف المنشأة.
3. التكامل: السياسات الإدارية يجب أن تكون متكاملة مع أهداف واستراتيجيات المنظمة وسياساتها المختلفة.
4. الاستقرار النسبي: السياسات الإدارية يجب أن تكون مستقرة نسبياً، فلا يتم تغييرها بصورة متكررة وسريعة من وقت لآخر؛ لما يفقدها الكثير من فوائدها ودواعي وجودها.
5. المرونة؛ السياسات الإدارية يجب أن تتصف بالمرونة حتى تكون قابلة للتعديل والتغير لتتمشى مع ما يحدث في أهداف واستراتيجيات وظروف المنظمة من تغيير؛ فإنه من أخطر ما يمكن أن تؤدي إليه السياسات التي تم صياغتها بصورة جيدة أنها قد تتحول – مع الوقت – إلى غاية في حد ذاتها، وأن تتجمد عقليات الإدارة والموظفين عند نصوصها، ويشيع هذا الجهد لدرجة الالتزام الحرفي بتطبيق السياسات، حتى وإن أصبح تطبيقها غير منطقي وبلامبرر، بل وقد يضر بمصلحة المنشأة ذاتها، ومن هنا فإن على القائمين بوضع السياسات ضرورة مراعاة أنها سلاح ذو حدين.

وحتى يتم تجنب ضررها يجب ان تكون الموازنة دائما بين عنصري الاستقرار والمرونة اللذين يجب أن تتصف بما السياسة الجيدة، فلا يتم وضع سياسة اليوم ثم سرعان ما نتخلى عنها في الغد، ولا يتم وضع سياسة الغد ثم ننساها ولا نفكر في إعادة النظر فيها، مهما حدث من تغيير في الظروف، وكأنها أصبحت قدرا محتوما لا مفر منه.

فوائد السياسات الإدارية الجيدة

إن السياسات إذا أحسن صياغتها وإعدادها، ومراعاة ضرورة توافر الشروط الجيدة عند هذه الصياغة، فإنها يمكن أن تؤدي إلى الكثير من الفوائد والمنافع للمنظمة، نذكر منها ما يأتي:

1. أنها تعتبر بمثابة أداء لتحقيق درجة عالية من التنسيق بين كافة العاملين فى الأجزاء والمواقع المختلفة بالمنظمة لأداء عمل واحد، حيث إنها تجعل من أداء هؤلاء الأفراد أو الجهات المختلفة لنفس العمل وكأن الذي يؤديه فرد واحد، دون اختلاف أو تباين.
2. أنها تقلل من الجهد الذي يجب على المستويات الإدارية العليا أن تبذله بصفة مستمرة فى إرشادات وتوجيه القائمين من وقت لآخر.
3. أنها تحافظ على وقت المستويات الإدارية العليا من الانشغال فى دائرة الأعمال والقرارات والمشكلات اليومية المتكررة، وحتى تكون أكثر تفرغا للمعالجة والاهتمام بالمسائل الاستراتيجية والإدارية التى كثيرا ما تضيع في زحمة الانشغال بمثل هذه التفاصيل اليومية المتكررة.
4. كما أنها تساعد على جعل عملية تفويض السلطة أكثر فعالية.
5. أنها تمثل نوعا من الرقابة غير المباشرة على أعمال وتصرفات الآخرين، دون تدخل مباشر من المستوى الإداري الأعلى.
6. تساعد على سرعة اتخاذ القرارات فى المستويات الدنيا، دون الرجوع إلى المستويات الأعلى.
7. تقلل من عنصر عدم التآكد فى اتخاذ القرارات اليومية المتكررة.
8. أنها تواجه قليلاً من المقاومة أو الرفض الذي يمكن أن تواجه به استراتيجية المنشأة من قبل العاملين بها، وخاصة إذا كانت هذه السياسات قد شارك فى صياغتها هؤلاء الأعضاء من العاملين، وبصورة واضحة ومفهومة للجميع.
9. أنها تمثل إجابة سبق تحديدها للمشكلات الروتينية المتوقعة؛ مما يتيح للمديرين والعاملين وقتا أطول للاهتمام بالأمور غير الروتينية.
10. أنها تساعد على التقليل، أو تجنب القرارات المترددة أو الرديئة لتغيير العمليات من وقت لآخر، وبصورة قد تضر كثيرا من العمل نحو تطبيق الاستراتيجية.