جعل رسالتك الإلكترونية الرسمية أكثر احترافية

أصبح استخدام الإنترنت أمرًا أساسيًّا في حياتنا اليومية إذ يعتبر حلقة مهمة من حلقات التواصل والوسيلة الأسهل للوصول سواء علميًا، أو اجتماعيًا، أو ثقافيًا، أو وظيفيًا وغيرها من مجالات الحياة الكثيرة. والمراسلات أيضًا لها تطبيقات عدة تعمل باستخدام شبكة الإنترنت، وبالطبع حين نقول المراسلات هنا سيخطر لكم على الفور المراسلة الأرقى المتداولة وهي الإيميل. لنتعرف بهذا المقال عن كيفية إرسال رسالة إلكترونية بطريقة احترافية، ومالذي سيدفع متلقي الرسالة إلى قراءتها.

تصنيف الرسائل الالكترونية

تُصنف الرسائل الإلكترونية إلى نوعين أحدهما مقيد والآخر حر وهما:

• الرسائل غير الرسمية: وهي الرسائل التي تأخذ الطابع الشخصي، نرسلها للأشخاص الذين تربطهم بك معرفة سواء أقرباء أو أصدقاء، وتلك الرسائل لا تحمل أي نوع من أنواع القيود أو الخطوات لكتابتها. لك الحرية في كتابة ما تشاء ويمكنك استخدام لهجة عامية والاختصارات والاستغناء عن علامات الترقيم.
• الرسائل لجهات رسمية: وهي الرسائل المرسلة لأغراض مهنية ولها طريقة معينة في الكتابة وإرشادات واجب اتباعها لكتابتها حتى تبدو بطريقة احترافية تجذب المتلقي لقراءتها.

الأقسام التي تمر بها لإنجاز رسالة إلكترونية كاملة

1. From أو من: وبهذه الخانة يُكتب إيميلك الشخصي الذي ترسل الرسالة منه مثل [email protected].
2. Toأو إلى: بهذه الخانة يُكتب بريد الجهة المرسل إليها [email protected].
3. Subject أو الموضوع: بهذه الخانة نتناول الفكرة العامة لرسالتنا ككتابة الغرض من الإرسال مباشرةً.
4. Cc أو النسخة الكربونية: يمكنك بواسطتها إرسال الرسالة ليراها أكثر من شخص غير المستلم الأساسي الذي أرسلت له، وفي خانة To يمكن لجميع المتلقين رؤية من تلقى الرسالة غيرهم من المرسل إليهم.
5. Bcc أو النسخة الكربونية المخفية: يمكنك استخدامها لنفس غرض استخدام Cc تمامًا ولكن الفرق بسيط جدًا وهو عدم قدرة المتلقين على رؤية من تلقاها غيرهم أي يتلقاها كل منهم على حدى دون معرفة الآخر أنه تلقى ذاتها.
6. المرحلة الأخيرة كتابة الرسالة: عليك بالتحية أولًا ولها شروطها ثم كتابة صلب الرسالة وأيضًا هناك إرشادات سنتحدث عنها لاحقًا ثم خاتمة بسيطة.
7. Send أو إرسال: الزر الذي يسمح لرسالتك أن تذهب للمتلقي وهي آخر خطوة.

الإرشادات الواجب اتباعها لتجعل رسالتك الإلكترونية الرسمية أكثر احترافية

الآن نأتي للفكرة الرئيسية، لنتخيل أنك الآن تريد إرسال رسالة إلكترونية لمسؤول توظيف في مكان ما، أو أنك تريد إرسال شكوى لشركة ما، بالطبع جميعنا نعلم أن المثالين السابقين يتلقيان كميات هائلة من الرسائل الإلكترونية ومن الممكن أن يتجاهلوا بعضها. يا ترى كيف ستتمكن من شد انتباه متلقي الرسالة؟ الجواب هو بمراعاة قواعد إرسال الإيميل بشكل احترافي. ولكتابة إيميل احترافي يجب اتباع خطوات معينة، لنتعرف عليها:

1. عند اختيارك الفكرة لإدخالها في خانة الموضوع احرص على أن تكون موجزة وواضحة وتعكس بشكلٍ واضح ما تريده، ما يجعل المتلقي ينجذب لفكرتها مثل (تغيير مكان الاجتماع) وتجنب تمامًا أن تتركها فارغة فذلك ينقل رسالتك تلقائيًا للبريد العشوائي.
2. لا تجعل المحتوى طويلًا وكثيفًا أي لا تجعله يتجاوز طول صفحة وحدة على شاشة الحاسوب ما يحفظ لك تجنب ملل المتلقي من قراءة رسالة طويلة، وذلك عامل من عوامل جذب انتباه المتلقي للقراءة.
3. إياك والأخطاء الإملائية، دقق رسالتك مرارًا وتكرارًا. استخدم علامات الترقيم بمواضعها بلا أي خلل لتجنب فهم رسالتك بشكلٍ خاطئ.
4. عند إرسالك رسالة رسمية وخصوصًا عند تواصلك مع الجهة للمرة الأولى إياك وإرفاقها بملحقات كصورة أو تسجيل صوتي أو ملف ما يضعف إمكانية وصولها للمتلقي حيث أن فلترة الرسائل تجعلها ضمن الرسائل غير المرغوبة، وفي حال وجب إرفاق الملف يجب ذكر ذلك في نص الرسالة وموجز قصير جدًا عن محتواه حتى يستبعد المتلقي فكرة أنها غير مرغوبة.
5. حاول دومًا أن يحمل إيميلك اسمك الحقيقي الكامل حتى لا تعطي انطباعًا كاذبًا أو خبيثًا للجهة المرسَل إليها.
6. عند كتابتك للتحية لا تستخدم عبارات شعبية مثل هلا أو كيفك، بل استخدم عبارات لبقة تليق برسالتك الرسمية مثل (حضرة المدير “فلان” أو إلى السيد المحترم “فلان”).
7. عدم استخدام صيغة الأمر أو الطلب المباشر حيث تعتبر لدى البعض إهانة، بل كن أكثر لباقة واستخدم عبارات لطيفة قبل تقديم طلبك مثل (أتمنى لو أنك تستطيع كذا…)
8. لا تستخدم الاختصارات الشائعة، دع كلماتك كاملة مراعيًا الصحة اللغوية والقواعدية.
9. في الخاتمة احرص على كتابة كلمات شكر وامتنان لطيفة مرفقة مع منصبك الوظيفي واسمك وذلك يكون بمثابة توقيع.
10. قسّم رسالتك إلى فقرات أو تعداد ما يجعل أسلوب قراءتها أكثر سهولة ومتعة أي تجنب إرسالها كفقرة واحدة بكلمات مصفوفة على نسق واحد وسطور متوازية.

ومن الجانب النفسي أيضًا دعنا ندرس أهمية أسلوب كتابة الرسالة، فأسلوبك بتوصيل فكرتك مهم جدًا لكي تُفهم بشكل صحيح وبالطريقة التي تريدها، لذلك تخيل نفسك دومًا أنك أنت من أرسل الرسالة لنفسك وتساءل عن ردة الفعل.