أهمية الهيكل التنظيمي
1. يُسهل تحقيق الأهداف
الهيكل التنظيمي الجيد يسهل تحقيق الأهداف من خلال التنسيق المناسب لجميع الأنشطة، فالهيكل التنظيمي لديه نظام مدمج من “الضوابط والتوازنات Checks and Balances” بحيث يتم تقييم التقدم نحو تحقيق الأهداف على طول الطريق بحيث يمكن إجراء أي تعديلات مطلوبة ويمكن اتخاذ أي قرارات جديدة مطلوبة.
الضوابط والتوازنات Checks and Balances هي إجراءات مختلفة يتم وضعها لتقليل الأخطاء، أو منع السلوك غير اللائق مثل الغش والإحتيال، أو تقليل مخاطر مركزية السلطة.ويستخدم المصطلح بشكل شائع في سياق الحكومة ولكنه يشير أيضًا إلى الحد من السلطة في الشركات والمنظمات.
تضمن الضوابط والتوازنات عادةً أنه لا يوجد شخص واحد أو قسم واحد لديه سيطرة مطلقة على القرارات، وتحدد الضوابط والتوازنات المهام الموكلة بوضوح الي كل فرد وقسم، وتفرض أيضًا التعاون في إكمال المهام.
2. تقليل النزاعات
في الهيكل التنظيمي الجيد، يتم تقليل النزاعات بين الأفراد حول السلطات والاختصاصات إلى الحد الأدنى. وبما أن كل شخص يكلف بأداء وظيفة معينة، فإن مسؤولية أداء تلك الوظيفة تقع على عاتقه وحده. ويؤدي ذلك إلى إمكانية تتبع النتائج وتقليل إعتماد الموظف علي زملائه لإداء تلك الوظيفة المعينة له إلى الحد الأدنى.
3. يزيل التداخل والازدواجية في العمل
توجد الازدواجية عندما لا يتم تحديد توزيع العمل بوضوح ويتم تنفيذ العمل بطريقة عشوائية وغير منظمة. ونظرًا لأن الهيكل التنظيمي الجيد يتطلب تحديد المهام وتعيينها بوضوح، يتم التخلص من ازدواجية العمل هذه.
4. تحديد المسؤوليات بوضوح
الهيكل التنظيمي يقلل من احتمالية حدوث ” الدوران في حلقة مفرغة، فالدوران في حلقة مفرغة يحدث عندما لا نعرف من المسؤول عن ماذا ولا يتم إرسالنا إلى الأشخاص المناسبين في المقام الأول لإنجاز العمل المطلوب تأديته. ومع ذلك، في شركة جيدة التنظيم حيث يتم تحديد المسؤوليات بوضوح، لا يحدث هذا.
5. يسهل ترقيات الموظفين
نظرًا لأن الهيكل التنظيمي يحدد بوضوح مناصب الأفراد وعلاقتهم ببعضهم البعض، فمن السهل في أي وقت معرفة المستوى الإداري الذي وصل إليه الموظف في الهرم التنظيمي. وعلاوة على ذلك، نظرًا لأن كل وظيفة موصوفة جيدًا من حيث المؤهلات والواجبات، يمكن تحديد المراحل التي يتم فيها ترقية الموظفين بشكل أكثر وضوحًا.
6. يساعد في إدارة الأجور والمرتبات
يعتمد جدول الأجور والرواتب العادل والمنصف على فرضية أن الوظائف ذات المتطلبات المماثلة يجب أن يكون لها مزايا مماثلة. فإذا تم تحديد هذه المتطلبات بوضوح وكانت الزيادات السنوية أو زيادات تكلفة المعيشة لكل نوع من الوظائف مفهومة بشكل صحيح وواضح ، فإن سياسات إدارة التعويضات أسهل في التنفيذ.
7. سهولة الاتصال
الهيكل التنظيمي يجعل الاتصال أسهل على جميع مستويات الإدارة، ونظرًا لأن خطوط الاتصال وتدفق السلطة محددة بوضوح على الهيكل التنظيمي، فإن الاتصال المتبادل يكون أوضح وأسهل على حد سواء ويزيل الغموض.
8. توفير أساس سليم للتخطيط الفعال
توفر المنظمة جيدة التنظيم أساساً سليماً للتخطيط الفعال، فنظرًا لأن الأهداف محددة بوضوح والموارد المحددة بوضوح، يصبح التخطيط القصير الأجل وكذلك التخطيط الاستراتيجي أكثر تركيزًا وواقعية.
9. رفع معنويات الموظفين
الهيكل التنظيمي يؤدي إلى زيادة التعاون والشعور بالفخر بين أعضاء المنظمة، فهو يمنح الموظف الحرية الكافية في نطاق مسؤوليته وسلطته. وبما أن السلطة ومدى ممارسة هذه السلطة معروفان، فالهيكل التنظيمي ينمي شعورًا بالاستقلالية بين الموظفين مما يؤدي بدوره إلى رفع معنوياتهم بدرجة عالية.
10. يشجع على الإبداع
الهيكل التنظيمي يشجع على الإبداع بسبب الشعور بالانتماء والروح المعنوية العالية التي تطورها منظمة جيدة التنظيم بين الموظفين، وأيضًا بسبب المسؤولية الواضحة وتقدير المنظمة لمهاراتهم ومساهمتهم في نجاح المنظمة.
أهمية الهيكل التنظيمي
1. يُسهل تحقيق الأهداف
الهيكل التنظيمي الجيد يسهل تحقيق الأهداف من خلال التنسيق المناسب لجميع الأنشطة، فالهيكل التنظيمي لديه نظام مدمج من “الضوابط والتوازنات Checks and Balances” بحيث يتم تقييم التقدم نحو تحقيق الأهداف على طول الطريق بحيث يمكن إجراء أي تعديلات مطلوبة ويمكن اتخاذ أي قرارات جديدة مطلوبة.
الضوابط والتوازنات Checks and Balances هي إجراءات مختلفة يتم وضعها لتقليل الأخطاء، أو منع السلوك غير اللائق مثل الغش والإحتيال، أو تقليل مخاطر مركزية السلطة.ويستخدم المصطلح بشكل شائع في سياق الحكومة ولكنه يشير أيضًا إلى الحد من السلطة في الشركات والمنظمات.
تضمن الضوابط والتوازنات عادةً أنه لا يوجد شخص واحد أو قسم واحد لديه سيطرة مطلقة على القرارات، وتحدد الضوابط والتوازنات المهام الموكلة بوضوح الي كل فرد وقسم، وتفرض أيضًا التعاون في إكمال المهام.
2. تقليل النزاعات
في الهيكل التنظيمي الجيد، يتم تقليل النزاعات بين الأفراد حول السلطات والاختصاصات إلى الحد الأدنى. وبما أن كل شخص يكلف بأداء وظيفة معينة، فإن مسؤولية أداء تلك الوظيفة تقع على عاتقه وحده. ويؤدي ذلك إلى إمكانية تتبع النتائج وتقليل إعتماد الموظف علي زملائه لإداء تلك الوظيفة المعينة له إلى الحد الأدنى.
3. يزيل التداخل والازدواجية في العمل
توجد الازدواجية عندما لا يتم تحديد توزيع العمل بوضوح ويتم تنفيذ العمل بطريقة عشوائية وغير منظمة. ونظرًا لأن الهيكل التنظيمي الجيد يتطلب تحديد المهام وتعيينها بوضوح، يتم التخلص من ازدواجية العمل هذه.
4. تحديد المسؤوليات بوضوح
الهيكل التنظيمي يقلل من احتمالية حدوث ” الدوران في حلقة مفرغة، فالدوران في حلقة مفرغة يحدث عندما لا نعرف من المسؤول عن ماذا ولا يتم إرسالنا إلى الأشخاص المناسبين في المقام الأول لإنجاز العمل المطلوب تأديته. ومع ذلك، في شركة جيدة التنظيم حيث يتم تحديد المسؤوليات بوضوح، لا يحدث هذا.
5. يسهل ترقيات الموظفين
نظرًا لأن الهيكل التنظيمي يحدد بوضوح مناصب الأفراد وعلاقتهم ببعضهم البعض، فمن السهل في أي وقت معرفة المستوى الإداري الذي وصل إليه الموظف في الهرم التنظيمي. وعلاوة على ذلك، نظرًا لأن كل وظيفة موصوفة جيدًا من حيث المؤهلات والواجبات، يمكن تحديد المراحل التي يتم فيها ترقية الموظفين بشكل أكثر وضوحًا.
6. يساعد في إدارة الأجور والمرتبات
يعتمد جدول الأجور والرواتب العادل والمنصف على فرضية أن الوظائف ذات المتطلبات المماثلة يجب أن يكون لها مزايا مماثلة. فإذا تم تحديد هذه المتطلبات بوضوح وكانت الزيادات السنوية أو زيادات تكلفة المعيشة لكل نوع من الوظائف مفهومة بشكل صحيح وواضح ، فإن سياسات إدارة التعويضات أسهل في التنفيذ.
7. سهولة الاتصال
الهيكل التنظيمي يجعل الاتصال أسهل على جميع مستويات الإدارة، ونظرًا لأن خطوط الاتصال وتدفق السلطة محددة بوضوح على الهيكل التنظيمي، فإن الاتصال المتبادل يكون أوضح وأسهل على حد سواء ويزيل الغموض.
8. توفير أساس سليم للتخطيط الفعال
توفر المنظمة جيدة التنظيم أساساً سليماً للتخطيط الفعال، فنظرًا لأن الأهداف محددة بوضوح والموارد المحددة بوضوح، يصبح التخطيط القصير الأجل وكذلك التخطيط الاستراتيجي أكثر تركيزًا وواقعية.
9. رفع معنويات الموظفين
الهيكل التنظيمي يؤدي إلى زيادة التعاون والشعور بالفخر بين أعضاء المنظمة، فهو يمنح الموظف الحرية الكافية في نطاق مسؤوليته وسلطته. وبما أن السلطة ومدى ممارسة هذه السلطة معروفان، فالهيكل التنظيمي ينمي شعورًا بالاستقلالية بين الموظفين مما يؤدي بدوره إلى رفع معنوياتهم بدرجة عالية.
10. يشجع على الإبداع
الهيكل التنظيمي يشجع على الإبداع بسبب الشعور بالانتماء والروح المعنوية العالية التي تطورها منظمة جيدة التنظيم بين الموظفين، وأيضًا بسبب المسؤولية الواضحة وتقدير المنظمة لمهاراتهم ومساهمتهم في نجاح المنظمة.
ذات صلة:
GFX4arab
مهتم بالجرافيكس وملحقاته اشرف حاليا على موقع www.gfx4arab.com