أخطاء يقع فيها مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد

عندما كانت شركة آبل في أوج عطاءها عام 1985، اعتقد ستيف جوبز أنه أصغر من أن يتولى إدارة آبل فقرر أن يسند المهمة إلى شخص أكثر خبرة وكفاءة، ووقع اختياره فورًا على “جون سكوللي”، وكان الرجل يومها يتولى إدارة شركة “بيبسي” بنجاح، فعرض عليه جوبز العمل معه قائلا تلك العبارة الشهيرة: “هل ستقضي طوال عمرك تبيع المياه المحلّاة أم سترغب في تغيير العالم معي؟”، بضعة أشهر بعد ذلك دبت الخلافات في أوصال الشركة، واشتد الصراع بين جوبز والمدير التنفيذي لآبل جون سكوللي، فقام الأخير بطرد ستيف جوبز الذي غادر آبل وباع كل حصته من الأسهم، وكان ذلك ثاني أكبر خطأ يرتكبه في مسيرته مع آبل التي تساوي قيمتها السوقية الآن 700 مليار دولار، قال جوبز بعد ذلك: “لقد وظفت الشخص الخطأ، لقد قام بتدمير كل شيء عملت عليه خلال 10 سنوات، بدءًا مني شخصيا”، ومنذ ذلك الحين ظل جوبز يتعلم من أخطاءه.

الجميع يرتكب الأخطاء حتى أقطاب التقنية وريادة الأعمال في العالم، فلا  تعتقد أن القادة أو المدراء لا ينبغي أن يقعوا في الأخطاء، إنهم ينجحون تحديدًا، لأنهم يخطئون،  ولكن القيمة الحقيقة للخطأ هي أن نتعلّم منه وألا نكرره مرة أخرى، يقول جورج برنارد شو:

“النجاح لا يتوقف على عدم ارتكاب الأخطاء، لكنه يتوقف على عدم الوقوع في الخطأ الواحد مرة أخرى.”

لكي تنجح في إدارة فريق عملك الموزع عن بعد لا بد أن تعرف ما الأخطاء التي ترتكبها بقصد أو بدون قصد، لكي تتجنب الوقوع فيها، إليك الأخطاء الأكثر شيوعا التي يقع فيها مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد:

خطأ في التوظيف

أن توظف فريق عمل موزع عن بعد  لا يعني أن تختار الأشخاص الخطأ للقيام بأعمالك، قد تعثر على مئات الأشخاص الذين يعملون عن بعد، ولكن توجد طرق أكثر ضمانا تساعد مدراء الفرق الموزعة عن بعد للاختيار الأفضل  بينهم، تأكد أن تقوم باختيار مستقل لأنك تحتاج مهاراته وليس ليملأ وظيفة شاغرة في شركتك دون أن يقدّم ما هو مطلوب منه، استعن بمنصات العمل الحر للعثور على الكفاءات المطلوبة لعملك، وتأكد أثناء اختيار فرق عملك الموزع عن بعد أنك تتجنب هذه الأخطاء:

• أن تختار مستقلين دون أن تجرب أداءهم، ويمكن أن تتجنب ذلك من خلال اختيار عينة من الأعمال السابقة أو أن تطلب تقديم عرض تجريبي.
• أن تقبل بالمستقل لمجرد أنه طلب سعرًا أقل، فمن المحتمل أنه لا يمتلك المهارات المطلوبة، وقد توظفه في المشروع وتضطر إلى إعادة العمل.
• أن توظفه دون تحديد التوقعات له من البداية، فمن الضروري أن تكتب قائمة بالمهام المفصلة التي تتوقعها منه كي لا يحدث التباس.
• أن توظف مشرفا يساعدك في إدارة الفريق، ولكنك تختار الشخص الخطأ الذي لا يفهم احتياجاتك ويتسبب في فوضى عارمة بين أعضاء الفريق بسبب عدم فهمه لمهامه.

نقص أو فشل الاتصال

الاتصال جزء أساسي من ثقافة أي منظمة، الاتصال الجيد ضروري لرفع الإنتاجية، وأمر حاسم لإنجاز المهام وتحقيق الأهداف، والتأثير على دوافع الموظفين، بالمقابل يعوق ضعف الاتصال كفاءة المؤسسة، ويُضعف ثقة الفريق بالقائد، ويتسبّب في نشوب صراعات، والضرر بالعمل الجماعي، بسبب سوء فهم للأدوار أو المسؤوليات التي يجب على كل فرد أن يضطلع بها، كما وقد يؤدي إلى تداخل المهام وخلق التوتر.

بعض الشركات تنفق الكثير لتدريب موظفيها على مهارات الاتصال، ومن المفترض أن يكون قائد أي مجموعة ملمّا بمهارات الاتصال ليسهُل عليه تبليغ أفكاره وشرح متطلبات العمل للفريق، وكشخص يقود فريق عمل موزع عن بعد، لا بد أن تحرص على اكتساب نصيب جيد من مهارات الاتصال لتساعد في تقليل الحواجز، التي أقيمت بسبب التوزيع الجغرافي للفريق، والاختلافات اللغوية والثقافية وغيرها، لذلك لابد أن تتحقق أنّ أساليب الاتصال داخل فريق عملك ناجحة.

عادة ما يؤدي استخدام قنوات اتصال خاطئة إلى آثار سلبية  فبعض التعليمات تحتاج اتصال مباشر بدل إرسال بريد إلكتروني، استخدامك المصطلحات المعقدة أو التقنية، بشكل مفرط أثناء التواصل مع فريقك مفترضا أن الجميع يفهم اللغة ذاتها، أو منح الفريق اقتراحات، لا توجيهات واضحة، ألا تسألهم عن أفكارهم ولا تطلب ردود أفعالهم، كلها أسباب تضعف الاتصال.. وغيرها كثير من أخطاء الاتصال التي يقع فيها مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد.

ألا تفهم ما معنى العمل عن بعد

إذا اخترت توظيف فريق عمل موزع عن بعد، فلا بد أن تدرك لمَ قرر المستقل التخلي عن مكاتب الشركة، وفضّل العمل من البيت، إنه شخص تعيق أوقات العمل المحددة إنتاجيتَه، يحب المرونة والحرية في العمل، يفضّل إنجاز المهام على طاولة المطبخ أثناء تناول وجبة صحية، أو في الشرفة بينما يراقب الأطفال وهم يلعبون في الشارع، أو في زاوية منعزلة في المقهى المجاور..

عندما تضع للمستقل أوقات عمل محددة، فأنت تعيده إلى نمط الوظيفة التي تخلى عنها باختياره، وتقتل أفضل ما في فرق العمل الموزعة عن بعد، وهو أنها تعمل بكفاءة عالية دون الحاجة إلى التضييق عليها بأوقات الدوام وكأنها في مكاتب الشركة التقليدية.

من الأخطاء التي يرتكبها مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد، هي أنهم يضعون وقتا محددا للمستقل خوفا من أن يؤثر العمل من المنزل على إنتاجيته، بينما تؤكد الكثير والمزيد من الدراسات أن فرق العمل الموزعة عن بعد هي الأكثر إنتاجية.

في بعض الاستثناءات قد تحتاج بعض المهام إلى وقت عمل محدد ومن المؤكد أن المستقل يعرف ذلك، ولكن الطابع العام لعمل فرق العمل الموزعة عن بعد هو أنها تنجز المهام بأفضل صورة، قياسا على كمية وجودة ما أنجته لا على عدد ساعات العمل.

ألا تقوم بتدريب فريقك

فرق العمل الموزعة عن بعد، كأي فرق أخرى تحتاج إلى تدريب مستمر، افتراض أن المستقل لا يحتاج إلى تدريب منك لأنك وظفته استنادا للمهارات التي لديه، أمرٌ خاطئ، عدم تدريب الفريق يؤدي إلى خفض معنوياته، وتراجع أداءه، من المهم أن تعي بأن السوق في تطور مستمر، فالتسويق الإلكتروني الآن مثلا يختلف عن التسويق الإلكتروني منذ ثلاث سنوات، فكل عام تظهر اتجاهات جديدة وتتراجع أخرى.

لا بد أن تدرك أهمية التدريب بالنسبة لفريق عملك الموزع عن بعد، وأن تعمل على تدريبهم بشكل مباشر أو تشجيعهم على التسجيل في دورات وورش عملٍ على الإنترنت ذات صلة بتخصصاتهم، مع إطلاعهم على آخر الأخبار والابتكارات المتعلقة بمجال عمل الشركة والمنافسين، أحدث اتجاهات السوق، وتدريبهم على استخدام التطبيقات والأدوات التي تساعد في تعزيز إنتاجية فرق العمل الموزعة عن بعد.

تدريب الموظفين إضافة إلى أهميته في تطوير مهارات الفريق، يساعد أيضا في توثيق الروابط بينك وبين فريق عملك فتحظى باحترامهم وتمنحهم دافعا لإنجاز المزيد.

من الأخطاء التي قد تقع فيها أيضا، كمدير لفريق عمل موزع عن بعد:

• ألا تكون مطلعا ولو قليلا على طبيعة المهام التي تسندها للفريق، فأن توظف خبير SEO مثلا لا يعني ألا تطلع على الموضوع لتكون لديك فكرة عنه.
• ألا تعقد اجتماعا تقييميا دوريا كل أسبوع، أو كل أسبوعين لطرح الأفكار وإيجاد الحلول وتقديم تقارير بسير عمل الفريق.
• أن توظف مستقلا وتحد من إبداعه من خلال إصدار أوامر وتعليمات صارمة، ما يحرمك وشركتك من الاستفادة من الأفكار الإبداعية التي من شأنها أن تطور عملك.
• ألا تفي بوعودك؛ بعض المدراء يؤكدون للمستقل أنه سيحصل على مكافئات فور تحسن وضع الشركة لكن ذلك لا يحصل رغم ما يبذله المستقل من جهد.
• ألا تؤكد للفريق أو لأحد أفراده _بشكل مباشر أو غير مباشر_ أنه جزء من الشركة (أو عدم دمجه وتشجيعه لينخرط في المجموعة).
• أن يكون ما تقدمه من أجر غير متوافق مع ما يبذله المستقل من جهد، صحيح أن فرق العمل الموزعة عن بعد أقل كلفة ولكن ذلك لا يعني ألا تدفع للمستقل ما يستحقه لقاء جهده، لأنك ستحصل على قيمة ما ستدفعه.
• ألا تدرب فريق عملك على اتخاذ قرارات حاسمة في حال غيابك المفاجئ.

“إذا لم ترتكب الخطأ، إذن أنت لا تفعل شيئا” جون وودن

الوقوع في الأخطاء أمر حتمي، إذا وقعت في خطأ أثناء إدارة فريق عملك الموزع عن بعد، يعني أنك على الأقل تحاول، أو تفعل شيئا، الأهم من الوقوع في الخطأ هو التعلم منه، لأن ارتكاب الأخطاء فرصة حقيقية للتعلم وإصلاح الأمور، ما يساعدك على بناء فريق قوي يضيف قيمة لشركتك، يكنّ الولاء لعلامتك التجارية، ويقدم عملا ذو جودة عالية.