كلا المخططان؛ جانت وبيرت يُستخدمان في جدولة مهام المشروع وإدارتها. لكنهما يختلفان في الآلية وفي النِّقَاط التي يتناولانها. فبينما يتمثل مخطط جانت gantt chart في خطوط وأشرطة أفقية لتحديد مدة كل مهمة، يعتمد مخطط pert على الرسم الانسيابي بكونه مخطط شبكي يعرض كل مهمة في مربع منفصل يحتوي على تاريخ البَدْء والانتهاء، ويربطها بأسهم توضح تسلسل واعتمادية المهام على بعض.
تجد في الصورة أدناه مثالاً لمخطط بيرت، كمخطط زمني لمشروع هاردوير Hardware:
عادةً ما يكون مخطط جانت أكثر وضوحًا وبساطة كمخطط زمني، لذا نجده يُستخدم غالبًا في العرض على العملاء والمستثمرين عند توضيح الخُطَّة الزمنية للمشروع. لكن أهمية تسلسل واعتمادية المهام يجعل المديرين يلجأن إلى إنشاء مخطط بيرت بعد ذلك.
خطوات التحضير لعمل مخطط جانت
تتعدد وسائل عمل مخطط جانت، لكن استراتيجية العمل واحدة بمختلف الوسائل. يجب الاهتمام بعدة أمور قبل الرسم والتخطيط، لتجنب أي عوائق تواجهها في أثناء إنشاء المخطط أو بعد اعتماده. لذا قبل العمل على تخطيط جانت، اهتم بالخطوات التالية:
الخطوة الأولى: تحديد متطلبات وهيكلية المشروع
قبل البدء بكيفية تنفيذ وإكمال المشروع، من المهم أن تحدد جميع المتطلبات التي يلزم تحقيقها في النهاية، يمكن أن تجيب عن بعض الأسئلة في سبيل شمل جميع المتطلبات:
- ما الذي سيقدمه المشروع؟ وما هي أهدافه؟
- ما الموارد والمصادر الذي يحتجها المشروع لإتمامه؟
الخطوة الثانية: تحديد جميع المهام اللازمة للمشروع
يعتمد مخطط جانت في البداية على معرفة جميع الأنشطة التي ستتشكل في إطار زمني لإكمال المشروع. بعد تحديد المتطلبات، اذكر جميع الأنشطة والمهام اللازمة لإنهاء كل متطلب في قائمة.
الخطوة الرابعة: تحديد الأشخاص العاملة على المهام
احرص على توجيه كل مهمة للشخص المناسب والكفؤ لها، حتى تحافظ قدر الإمكان على إتمامها وفق المتطلبات المذكورة وفي التوقيت الزمني المحدد. اهتم بأن تتوافر المهارات المطلوبة لكل مهمة بالشخص المسؤول عنها.
الخطوة الثالثة: ترتيب المهام وفق تسلسل منطقي
أهم شيء يجب مراعاته قبل إنشاء المخطط الزمني للمشروع، هو ترتيب المهام بشكل يراعي اعتمادية كل مهمة، فلا يصح أن يتم تنفيذ مهمة معينة تعتمد على نتيجة مهمة لم يتم إنهاؤها بعد. وهو إلى ذلك، عليك أن تأخذ بالحسبان الموارد البشرية والمصادر الذي تتطلبها المهام، وألا تتداخل مهمتان يحتاجان لنفس المصدر أو الشخص.
الخطوة الخامسة: وضع المهام في إطار زمني
تناول كل مهمة على حدة وقدّر توقيتًا زمنيًا لإنهائها، يعتمد ذلك على مدى الجهود المبذولة والأعضاء العاملة عليها. اختر تاريخ بَدْء وانتهاء للمهام. لكن تذكر أن تكون مرنًا في تقديراتك، وأن تعدي تنفيذ المهمة عن تاريخ الانتهاء بيوم أو يومين لا يعني فشل المخطط أو التأخر في إكمال المشروع وإطلاقه، يمكنك دائمًا الالتزام بالخطة حتى مع بعض التأخيرات التي يجب أن تؤخذ بالحسبان مسبقًا.
كلا المخططان؛ جانت وبيرت يُستخدمان في جدولة مهام المشروع وإدارتها. لكنهما يختلفان في الآلية وفي النِّقَاط التي يتناولانها. فبينما يتمثل مخطط جانت gantt chart في خطوط وأشرطة أفقية لتحديد مدة كل مهمة، يعتمد مخطط pert على الرسم الانسيابي بكونه مخطط شبكي يعرض كل مهمة في مربع منفصل يحتوي على تاريخ البَدْء والانتهاء، ويربطها بأسهم توضح تسلسل واعتمادية المهام على بعض.
تجد في الصورة أدناه مثالاً لمخطط بيرت، كمخطط زمني لمشروع هاردوير Hardware:
عادةً ما يكون مخطط جانت أكثر وضوحًا وبساطة كمخطط زمني، لذا نجده يُستخدم غالبًا في العرض على العملاء والمستثمرين عند توضيح الخُطَّة الزمنية للمشروع. لكن أهمية تسلسل واعتمادية المهام يجعل المديرين يلجأن إلى إنشاء مخطط بيرت بعد ذلك.
خطوات التحضير لعمل مخطط جانت
تتعدد وسائل عمل مخطط جانت، لكن استراتيجية العمل واحدة بمختلف الوسائل. يجب الاهتمام بعدة أمور قبل الرسم والتخطيط، لتجنب أي عوائق تواجهها في أثناء إنشاء المخطط أو بعد اعتماده. لذا قبل العمل على تخطيط جانت، اهتم بالخطوات التالية:
الخطوة الأولى: تحديد متطلبات وهيكلية المشروع
قبل البدء بكيفية تنفيذ وإكمال المشروع، من المهم أن تحدد جميع المتطلبات التي يلزم تحقيقها في النهاية، يمكن أن تجيب عن بعض الأسئلة في سبيل شمل جميع المتطلبات:
الخطوة الثانية: تحديد جميع المهام اللازمة للمشروع
يعتمد مخطط جانت في البداية على معرفة جميع الأنشطة التي ستتشكل في إطار زمني لإكمال المشروع. بعد تحديد المتطلبات، اذكر جميع الأنشطة والمهام اللازمة لإنهاء كل متطلب في قائمة.
الخطوة الرابعة: تحديد الأشخاص العاملة على المهام
احرص على توجيه كل مهمة للشخص المناسب والكفؤ لها، حتى تحافظ قدر الإمكان على إتمامها وفق المتطلبات المذكورة وفي التوقيت الزمني المحدد. اهتم بأن تتوافر المهارات المطلوبة لكل مهمة بالشخص المسؤول عنها.
الخطوة الثالثة: ترتيب المهام وفق تسلسل منطقي
أهم شيء يجب مراعاته قبل إنشاء المخطط الزمني للمشروع، هو ترتيب المهام بشكل يراعي اعتمادية كل مهمة، فلا يصح أن يتم تنفيذ مهمة معينة تعتمد على نتيجة مهمة لم يتم إنهاؤها بعد. وهو إلى ذلك، عليك أن تأخذ بالحسبان الموارد البشرية والمصادر الذي تتطلبها المهام، وألا تتداخل مهمتان يحتاجان لنفس المصدر أو الشخص.
الخطوة الخامسة: وضع المهام في إطار زمني
تناول كل مهمة على حدة وقدّر توقيتًا زمنيًا لإنهائها، يعتمد ذلك على مدى الجهود المبذولة والأعضاء العاملة عليها. اختر تاريخ بَدْء وانتهاء للمهام. لكن تذكر أن تكون مرنًا في تقديراتك، وأن تعدي تنفيذ المهمة عن تاريخ الانتهاء بيوم أو يومين لا يعني فشل المخطط أو التأخر في إكمال المشروع وإطلاقه، يمكنك دائمًا الالتزام بالخطة حتى مع بعض التأخيرات التي يجب أن تؤخذ بالحسبان مسبقًا.
ذات صلة:
admin