نبذه عن سمات النظام الرقابي الفعال

خصائص النظام الرقابي الفعال :

1- الملاءمة : 

يجب أن يتلاءم نظام الرقابة مع حجم المنظمة وطبيعة عملها ، فالنظام الرقابي الخاص بالمؤسسات الصغيرة يتميز بالسهولة والوضوح والبعد عن التعقيد ويختلف عن النظام الموجود في المؤسسات الكبري .

كما أن النظام الرقابي الذي تتبعه الإدارات العليا يختلف عن النظام الذي تتبعه الإدارات الأدني نظراً لاختلاف طبيعة النشاط ، حيث تهتم الإدارة العليا بمتابعة كافة الأنشطة بينما الإدارات تهتم كل إدارة بنشاط معين ، كما أن النظام الرقابي المستخدمة في إدارة التسويق يختلف عن المستخدم في إدارة المشتريات .

2- الاقتصاد : 

يقع علي عاتق الوحدة الاقتصادية اختيار الأنظمة الرقابية التي تتناسب مع إمكانيات وأهداف الوحدة فالغرض من وجود النظام الرقابي لابد أن يكون اقتصادياً أي أن المنافع العائدة من استخدام النظام الرقابي أكبر من التكاليف المستخدمة لتفعيله تحقيقاً لمبدأ ( التكلفة / المنفعة ) ، حيث أن الهدف الأساس من الأنظمة الرقابية هو ضبط وتوجيه العمليات بهدف ترشيد التكاليف بما يحقق أهداف المؤسسة .

3- الدقة :

حتى يكون النظام الرقابي دقيق لابد أن يعتمد علي بيانات دقيقة ، فالنظام الرقابي الذي يعتمد علي بيانات غير دقيقة وصحيحة سينتج عنه قرارات غير صحيحة وغير قادرة علي مواجهة وحل المشاكل ، ويجب التأكد من مصدر المعلومات من خلال بيانات السجلات المحاسبية والوثائق والمتابعة الدورية لاكتشاف الانحرافات ومحاولة تعديلها وذلك للحصول علي قوائم تعبر بصدق عن المركز المالي للوحدة الاقتصادية .

4- السهولة والوضوح : 

يجب أن يتميز النظام الرقابي بسهولة الفهم والوضوح حتى يتشجع العاملين علي تطبيقه وعدم تجاهله ، وتتطلب هذه الخاصية عدم المبالغة في استخدام الأنظمة الرقابية منعاً للازدواجية والوقوع في المشاكل ، لأن وضوح نظام الرقابة يساعد المرؤوسين علي تنفيذه بسهولة .

5- المرونة : 

يتميز النظام الرقابي الفعال بذلك النظام الذي يسمح بأي تغييرات نتيجة التطورات والظروف غير المتوقعة وانتهاز الفرص دون تغيير جذري في معالمه الأصلية .

6- السرعة في اكتشاف الأخطاء : 

يتميز النظام الرقابي الفعال بذلك النظام الذي يؤدى غلى سرعة اكتشاف الأخطاء والانحرافات والإبلاغ عنها والسرعة في توصيل المعلومات اللازمة والدقيقة والملاءمة التي يحتاجها المسؤول لمعالجة الانحرافات قبل تفاقمها .

7- الموضوعية : 

يجب ألا يخضع النظام الرقابي الفعال لأي اعتبارات ومحددات شخصية تخضع لحكم الشخص أو المسؤول فيكون الحكم غير سليم بل يجب أن تتميز الأنظمة الرقابية الموضوعية فالمعايير قد تكون كمية أو نوعية .

ويقدم النظام الرقابي الذي يتصف بالموضوعية تفاصيل كمية ومحددة أفضل من النظام الذي يقدم آراء وصفية .

8- المشاركة : 

يجب أن تشارك جميع المستويات الإدارية العاملة في الوحدة في إعداد وتصميم الأنظمة الرقابية ، فكلما كانت هناك مشاركة أكبر كلما كان هناك قبولاً للأنظمة وتطبيقاً والتزاماً أكبر بتنفيذها الأمر الذي يؤدى إلى تحقيق أهداف المنظمة .

9- استخدام جميع خطوات الرقابة : 

يتميز النظام الرقابي الفعال بأنه ذلك النظام الذي يتكون من مجموعة من الخطوات الضرورية والتي تتمثل في تحديد المعايير الرقابية وتجميع البيانات عن الأداء الفعلي ومقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الرقابية للوقوف علي أي انحرافات من ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحة لتلك الانحرافات وبالتالي فإن أي غياب أو نقص في هذه الخطوات تؤدى إلى عدم فعالية النظام الرقابي .

10- التوافق مع الهيكل التنظيمي : 

تمارس وظيفة الرقابة الداخلية من قبل الأشخاص الذي تسمح لهم السلطة والمخول لهم القيام بذلك والمدير في التنظم الرسمي هو المسموح له بممارسة الرقابة علي المرؤوسين أما في التنظيم غير الرسمي فلا يجوز له القيام بالرقابة وإن فعل ذلك يكون قد أخل بنظام العمل .

11- التركيز علي الاستراتيجية : 

النظام الرقابي لا يستطيع القيام بمراقبة جميع الأنشطة والممارسات والخطوات وإن حدث ذلك تكون التكاليف غير مبررة ولذلك يجب التركيز علي الأنشطة والعمليات الحرجة والمعقدة والتي حدوثها يهدد ممتلكات الوحدة .