مهام مدير شؤون الموظفين

مدير شؤون الموظفين

تُعتبر وظيفة مُدير شؤون الموظّفين من الوظائف المُتعِبة والتي تحتاج إلى القدرة على ضبط الذّات والتحلّي بالهدوء والحكمة، حيث يعتبرُ مديرُ شؤون الموظّفين المسؤولَ الأوّلَ والمباشرَ عن إدارة ومتابعة جميع الأمور المَعنيّة بالموظّفين، والمُناط بها من قبل مدير الشّؤون الإداريّة في الشّركة، بحيث يتحمّل المسؤوليّة الكاملةَ عن جميع العاملين ضمن إطار هذه الشّركة وعلى تواصل مباشر ودائم معهم، كما أنّه يُساعد في وضع الخطط والبرامج الخاصّة بالقسم على أرض الواقع، ويُشرف على تنفيذها بكفاءة وتميُّز، فهو الرّئيس المُباشر لجميع الأعمال والوظائف المُتعلّقة بالمَلفّات، والتّأمين الصحيّ، والتّقاعد، ومُراقبة ساعات الدّوام، إضافةً إلى تدوين وإدخال كامل البيانات حول الموظّفين وكلّ ما يتعلّق بهم، ويُمارس عمله داخل وحدة تُسمّى قسم الموارد البشريّة في الشّركة.^[١].

الشروط الواجب توافرها في مدير شؤون الموظّفين

حرصاً على أن يكون مدير شؤون الموظفين مسؤولاً ناجحاً في الشّركة أو المُؤسّسة لا بدّ من مُراعاة توافر الشّروط والمواصفات الآتية في شخصيّته:^[٢]

• أن يُكوّن علاقات عمل إيجابيّة مع جميع كادر العمل والموظّفين والزّبائن والعملاء داخل الشّركة وخارجها.
• أن يمتلك مهارات التّنسيق والتّنظيم والتّخطيط، ويُتقن فنّ التّعامل مع الآخرين.
• أن يكون على اطّلاع ومعرفة بجميع القوانين والأنظمة الخاصّة بالشّركة أو المؤسّسة مع الالتزام بها.
• أن يكون قادراً على التّحليل والتّفكير، وفهم المشكلات وإيجاد الحلول السّريعة والعمليّة لها.
• أن يُتقن مهارات الحاسوب واللّغة الإنجليزيّة بطلاقة.
• أن يكون قادراً على إعداد التّقارير الشهريّة والسنويّة الخاصّة بالعاملين، وقادراً على المُتابعة الدّائمة لها.
• أن يجتهد في تطوير نفسه ورفع كفاءته العمليّة من خلال الدّورات والورش التي يشارك بها، ورغبته في التّطوير المُستمرّ لقدراته.
• أن يكون حاصلاً على شهادة جامعيّة كحدٍّ أدنى في مجال الإدارة العامّة أو إدارة الأعمال، مع وجود خبرة عمليّة سابقة في المجال لمدّة لا تقلّ عن ستّ سنوات تقريباً.

مَهام مدير شؤون الموظّفين الرئيسيّة

يُناط بمدير شؤون الموظّفين مجموعة من المَهام بحسب حجم الشّركة أو المُؤسّسة، وعدد المُوظّفين الموجودين فيها، وبشكل عامٍ، تتلخّص مَهام مدير شؤون المُوظّفين بما يأتي:^[٢]

المَهام الخاصّة بالخطط

من أهمّ المَهام الخاصّة بالخطط ما يأتي:^[٢]

• المُساهمة في إعداد خطط المُؤسّسة أو الشّركة بشكل عامّ، وقسم إدارة الموارد البشريّة بشكل خاصّ.
• الإشراف على تنفيذ الخطّة التشغيليّة للشّركة أو المُؤسّسة، وضمان تطبيقها بالشّكل الأمثل والجودة الأعلى.

المَهام الخاصّة بالوظائف والمُوظّفين

من أهمّ المَهام الخاصّة بالوظائف والمُوظّفين ما يأتي:^[٢]

• المُساهمة في حصر وتحديد احتياجات الشّركة أو المُؤسّسة من المُوظفين والعاملين بناءً على الهيكل التنظيميّ للشّركة أو المُؤسّسة، ومُتابعة طلبات التّوظيف الواردة للشّركة أو المُؤسسة، ومُقارنتها بالمواصفات المطلوبة لكلّ شاغر.
• ترتيب طلبات التّوظيف المُقدَّمة للشّركة، وإجراء المُقابلات مع المُتقدّمين داخل الشّركة وخارجها إن لزم الأمر.
• تنظيم عقود العمل وتجديد بطاقات العمّال، إضافةً إلى إتمام جميع الإجراءات المُتعلّقة بالخروج والعودة للعمّال، والإقامة للعمّال الأجانب.
• ترتيب وجدولة نظام الإجازات الخاصّ بكلّ مُوظّف في الشّركة بشكل مُنتظم وإدراجها في الحاسوب.
• تجهيز وطباعة الخطابات الخاصّة بأعمال شؤون المُوظّفين واعتمادها من المُدير العام أو مُدير الموارد البشريّة، وإرسالها إلى الجهات المَعنيّة؛ سواء كانت داخل المُؤسّسة أو الشّركة أو خارجها، وحفظ نسخ منها في المَلفّات الخاصّة بها.
• تنظيم ومُتابعة كلّ الإجراءات المُتعلّقة بالمُوظّفين، مثل الإعارات، واستحقاقات النّقل من فرع لآخر، والانتداب، والزّيادات السنويّة على الرّواتب، والعلاوات الماليّة، والتّرفيعات داخل الشّركة، والإقالات، والحوافز، مع توثيقها بدقّة في الملفّات على الحاسوب.
• مُتابعة وتنظيم المُعاملات في الملفّات السِريّة والعاديّة لجميع كادر المؤسّسة الوظيفيّ.
• التوجّه إلى الدّوائر الحكوميّة لإنجاز كلّ ما يَتعلّق بمصلحة العمل والموظّفين لديه.

المَهام الإشرافيّة

من أهمّ المَهام الإشرافيّة ما يأتي:^[٢]

• مُتابعة التّقارير السنويّة التي تُرفَع إليه من رؤساء الأقسام، واتّخاذ كافّة التّدابير والإجراءات اللّازمة بناءً عليها.
• استلام كشوفات الرّواتب، ومُتابعة ساعات العمل الإضافيّ لكلّ عاملٍ في الشّركة لتحديد وتسليم الرّواتب الشّهريّة للموظّفين، وإعطاء كلّ ذي حقٍّ حقّه.
• مُتابعة مشاكل العاملين كاملةً والسّعي لحلّها ونبذ الخلاف، وتقديم تقرير كامل لمدير الإدارة بالتّظلّمات الواقعة في الشّركة.
• الالتزام بكافّة البنود والتّعليمات المَعمول بها في الشّركة، وعدم الخروج عنها وتجاوزها بأي طريقة كانت.
• القيام بأيّة مَهامٍ أو أعمال أُخرى تُناط به من قِبَل مدير الموارد البشريّة أو المدير العام.

مدير شؤون الموظفين ومدير الموارد البشريّة

يُمكن أن يقوم مُدير شؤون المُوظّفين بأعمال مدير الموارد البشريّة في الشّركات أو المُؤسّسات الصّغيرة والتي لا تحتاج لتوظيف شخصين في هذين المُسمَّيَين الوَظيفيَّين، أمّا في حالة الشّركات والمُؤسّسات الكبيرة فيكون مدير الموارد البشريّة هو المسؤول المُباشر عن مدير شؤون المُوظّفين. يتواصل مُدير شؤون المُوظّفين عادةً بشكل مُباشر في الشّركة أو المُؤسّسة مع مُدير الموارد البشريّة، ومُدير الشّؤون الماليّة، والموظفين. أمّا الجهات الخارجيّة فيتواصل بشكل دائم مع التّأمين الصحيّ، والضّمان الاجتماعيّ، وأيّة جهة أُخرى تتعلّق بحقوق المُوظّفين.^[١]

صفات مُدير شؤون المُوظّفين

يجدر الإشارة إلى أن وظيفة مُدير شؤون المُوظّفين فيها من الضّغوط الكثير، وتحتاج مجهوداً ذهنيّاً عالياً وقدرةً كبيرةً على التّركيز وحلّ المُشكلات التي تُواجه المُوظّفين والإدارة. وعادةً ما يكون مُدير شؤون المُوظّفين من حملة شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامّة أو ما يُشابهها من تخصّصات كحدٍّ أدنى، ولديه من الخبرة ثلاث إلى ستّ سنوات في الأعمال الإداريّة وشؤون المُوظّفين.^[١]