فوائد تخصيص الموارد

فوائد تخصيص الموارد

يوفر التخصيص الفعال للموارد الفوائد التالية:

• التعاون. يساعد تخصيص الموارد على تسهيل التواصل بين الموظفين ويعزز التعاون . وتسمح إستراتيجية تخصيص الموارد بالتواصل مع أصحاب المصلحة، لإبقائهم على اطلاع بالتقدم المحرز نحو الأهداف الاستراتيجية.
• الكفاءة. يساعد توفر الموارد الفرق على إكمال المشروع في الوقت المحدد واستخدام الموارد اللازمة فقط لتحقيق كل هدف. وتساعد استراتيجية تخصيص الموارد الجيدة فرق عمل المشروع project teams على تجنب الأخطاء المتعلقة بالأطراف المتعارضة.
• معنويات الفريق. يحسن تخصيص الموارد مشاركة الموظفين ويحسن معنويات أعضاء فريق العمل. ويسمح تخصيص الموارد بتوزيع أكثر إنصافًا للمسؤوليات بحيث لا يعمل أي عضو من الفريق فوق طاقته. ويمكن أن يؤدي هذا النهج إلى تحسين الإنتاجية لأنه مع تحسن رفاهية أعضاء الفريق، فإن لديهم القدرة والسلطة للقيام بعمل إضافي.
• تقليل التكاليف. يمكن أن يؤدي التخصيص الفعال للموارد إلى توفير كبير في التكلفة لأنه يزيد من الكفاءة ويقلل من الهدر ويتجنب الأخطاء المكلفة والعوائق والتأخير.

تحديات تخصيص الموارد

هناك أيضًا تحديات مرتبطة بعملية تخصيص الموارد، بما في ذلك ما يلي:

• ندرة الموارد. في بعض الأحيان لا تتوفر موارد كافية لتحقيق المهام المنصوص عليها في خطة المشروع. وقد تكون بعض الموارد متاحة جزئيًا فقط في جميع أنحاء المشروع. في حالات أخرى، قد تكون موارد المشروع متاحة في بداية المشروع ولكن ليس لاحقًا أثناء تقدمه.
• نقص المهارات. إذا كان هناك نقص في مهارات معينة، فقد يكون لذلك تأثير سلبي على المشروع. يمكن أن يستغرق التدريب الإضافي أو التوظيف المطلوب وقتًا قد لا يتم تضمينه في جدول المشروع.
• زيادة الموارد. يمكن أن تؤثر الموارد الكثيرة جدًا سلبًا على الكفاءة والإنتاجية. إذا تم تخصيص المزيد من الموارد لمهمة أكثر مما هو مطلوب، فقد يشعر الموظفون بالارتباك في محاولة الاستفادة منهم جميعًا.
• الرؤية. يمكن أن يؤدي ضعف الرؤية في تفاصيل كيفية تقدم المشروع إلى عدم قيام مديري المشروع بتخصيص الموارد المناسبة حيث يحتاجون إليها. ويمكن أن يؤثر نقص الرؤية أيضًا سلبًا على قدرة الشركة على التنبؤ بمتطلبات المشروع المستقبلية، مما يؤدي إلى سوء تخصيص الموارد في المستقبل. وغالبًا ما يكون عدم وجود أداة مركزية لتخطيط الموارد هو سبب ضعف الرؤية.
• سوء الفهم. يمكن أن يتسبب ضعف التواصل بين أعضاء الفريق أو فرق العمل في حدوث مجموعة من المشكلات. على سبيل المثال، هناك أرضية مشتركة من سوء التواصل بين فريق المبيعات وفريق التسليم. قإذا لم يتم إبلاغ الفريق الذي يقوم بتسليم المنتج للعميل بجميع متطلبات المشروع، فقد لا يتمكن من ضمان تخصيص الموارد بشكل صحيح والالتزام بالتسليمات حسب توقعات العملاء.
• تكنولوجيا عفا عليها الزمن. قد لا توفر التكنولوجيا القديمة، مثل جداول الأكسيل، بيانات لحظية كافية للتتبع (الرصد) tracking، وقد يؤدي ذلك إلى ضياع الفرص أو الإفراط في تخصيص الموارد مع تغير متطلبات المشروع.
• اتساع نطاق المشروغ. يمكن أن يتغير نطاق المشروع في أي مرحلة من دورة حياة المشروع ويؤدي إلى تقلبات في الطلب على الموارد. اتساع النطاق Scope creep هو تغيير في الأهداف أو المهام الأصلية للمشروع ويمكن أن يؤدي إلى تغييرات مستمرة أو نمو غير مستدام في نطاق المشروع. فإذا تمت إضافة متطلبات باستمرار، فقد يتم استنفاد الموارد ويمكن أن يتأثر أعضاء الفريق سلبًا.