صفات مدير العمليات

نورد فيما يلي ما يجب ان يتحلى به مدير العمليات في المنظمات:-

1. يفهم احتياجات العملاء

يحتاج مدير العمليات الناجح إلى إدراك عميق لاحتياجات العملاء. يتطلب ذلك فهم المقياس الحقيقي لرضا العميل ربما تكون استجابة فورية لاستفسارات العملاء أو بيئة آمنة أو ضمان سعر عادل. فمن خلال معرفة ما يجعل العملاء سعداء يقوم المدير بالتواصل معهم وتقديم التوجيه للمرؤوسين حول كيفية رعاية احتياجات هؤلاء العملاء.

2. يتصل بفعالية

يعرف مدير العمليات الفعال كيفية التواصل مع المستويات المختلفة أي مع جميع أنواع الأشخاص. إن القدرة على إيصال رسالتك إلى موظفيك ورؤسائك والأهم من ذلك عملائك هي مهارة أساسية سيتم اختبارها كل يوم. سيسمح لك استخدام مجموعة كبيرة من وسائل الاتصال بما في ذلك تقنيات اللغة اللفظية والمكتوبة ولغة الجسد بإقامة علاقة مع كل جمهور المتعاملين.

3. يفهم الأداء المالي للمنظمة

مديرو العمليات مسؤولون مباشرة عن المساهمة في الأداء المالي منظماتهم. يعرف مدير العمليات الناجح كيفية إعداد توقعات المبيعات وميزانيات النفقات وتحليل بيانات الأرباح والخسائر والميزانيات العمومية. لتبسيط عملية إنشاء التوقعات المالية يجب على مدير العمليات الفعال استخدام برنامج تخطيط الأعمال، والذي يسمح للشخص ببناء مجموعة شاملة من التوقعات المالية والتقارير والمخططات في وقت أقل.

4. يدفع ويحفز الفريق

لا تنجز المنظمات الكثير ما لم يتم تحفيز موظفيها. يعرف مدير العمليات الناجح أهمية بناء فريق قوي وتطوير علاقات إيجابية بين أعضاء الفريق. ويمكن تحقيق ذلك من خلال فهم ومعالجة الاحتياجات والمخاوف الفردية لموظفيك.

5. تتبع وقياس أداء الموظفين

من الضروري تحديد أهداف العمل لكل عضو من أعضاء فريقك والقدرة على قياس تقدمهم. بصفتك مديرا للعمليات فأنت بحاجة إلى وضع قياسات محددة تخبر موظفيك عن أدائهم مقابل الهدف. سيوفر لك هذا قاعدة واضحة للتعرف على الموظف ولكن أيضا لتطوير الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك فإن قياس وتتبع أداء الأفراد سيوفر تغذية راجعة تساعد على التركيز على القضايا وعوامل النجاح التي من شأنها تحسين الأداء العام للمنظمة . فيجب أن ينظر مدير العمليات الفعال في استخدام برامج الموارد البشرية والتي تبسط عملية تحديد أهداف الأداء وتقييم الموظفين والحفاظ على معلومات التدريب والشهادة المحدثة.

6. يخلق بيئة تعليمية إيجابية

يتفهم مديرو العمليات الناجحين الحاجة إلى إحاطة أنفسهم بموظفين ذوي مهارات وقدرة عالية. يمكنك تحقيق ذلك من خلال توفير تدريب وتغذية راجعة محددة وفي الوقت المناسب ومحترمة لطاقمك لضمان التميز التشغيلي وتحسين الأداء الفردي.

7. يعظم استخدام الموظفين

مدير العمليات مسؤول عن الإدارة السليمة لأهم أصول المنظمة – أفرادها. بصفتك مدير عمليات فأنت بحاجة إلى ضمان التوظيف المناسب للشخص المناسب في كل وقت. ويجب عليك تقييم النقص في الموظفين على الفور وتعديله. وسيشمل ذلك توجيه طاقمك إلى مهام أخرى لتقليل الاختناقات أو إيجاد بدائل في حالة عدم حضور أحد الموظفين.

ستسمح لك استخدام برنامج الجدولة بتقليل الوقت اللازم لأداء المهمة الشاقة المتمثلة في جدولة الموظفين. بمساعدة برنامج الجدولة يمكن لمديري العمليات جدولة موظفيهم بناء على المهارات أو الأقدمية أو عبء العمل المطلوب، بالإضافة إلى تتبع الإجازات وعرض توافر الموظفين وعدد الساعات المجدولة. سيساعد هذا في ضمان التغطية المناسبة وتقليل العمل الإضافي.

8. تفويض الآخرين

يمكن العثور على الفرق بين مديري العمليات الناجحين والسعداء ومديري العمليات الفاشلين في القدرة على إنجاز الأمور من خلال الآخرين. بصفتك مدير عمليات عليك أن تتعلم كيفية تفويض مهام محددة لأعضاء فريقك.

لاينبغي لأي شخص في فريقك بمن فيهم أنت، أن ينظر إلى هذا على أنه يضع عبئا إضافيا على عاتق الآخرين، ولكنه وسيلة لمنحك – كقائد الفريق – الوقت للتركيز على المشاريع الاستراتيجية التي سيستفيد منها فريقك بالكامل في النهاية.

9. يفرض المعايير

بصفتك مشرفا على العمليات تحتاج إلى التأكد من التزام موظفيك بجميع السياسات والممارسات التي وضعتها منظمتك واللوائح الحكومية. فإذا لم تقدم شركتك سياسات مكتوبة بوضوح إلى موظفيك، فانت بذلك تعرض نفسك وموظفيك لخطر التداعيات القانونية.
سيسمح استخدام برنامج الموارد البشرية لمؤسستك بإنشاء كتيبات الموظفين بسرعة . ويجب أن يساعد هذا ليس فقط في حماية عملائك ولكن لك ولموظفيك.

10. ينشر الفخر في القيم والرسالة التنظيمية

يتصرف مديرو العمليات الفعالون بنزاهة وصدق ومعرفة تعزز ثقافة الشركة ورسالتها. لا يمكنك أن تتوقع من موظفيك أن يلتزموا بقيم الشركة أو حتى بالسياسات التشغيلية إذا لم تظهر فهما كاملا لاستراتيجية الشركة.

الوصف الوظيفي لمدير العمليات

نسرد فيما يلى مسؤوليات ومتطلبات شغل وظيفة مدير العمليات لإحدى المنظمات بصفة عامة:

أ. مسؤوليات مدير العمليات

• القيام بكافة الواجبات المتعلقة بالتخطيط للعمليات الانتاجية
• اتخاذ كافة القرارات المتصلة بالسياسات الانتاجية
• القيام بعمليات الجدولة والتحميل للعمليات والعمالة على الأقسام والآلات والأجهزة المختلفة.
• تطوير وتنفيذ ومراجعة السياسات والإجراءات التشغيلية.
• مساعدة إدارة الموارد البشرية في توظيف العاملين فى الإنتاج عند الضرورة.
• المساعدة في الترويج لثقافة الشركة التي تشجع الأداء العالي والروح المعنوية العالية.
• الاشتراك في اللجان مع الإدارات المختلفة لحل مشاكل لعمل
• الإشراف على الميزانية وإعداد التقارير المختلفة عن سير العمل والمنتجات.
• الاتصال والتنسيق مع الإدارات المختلفة في العمل لإنجاز الأعمال.
• العمل مع كبار المديرين او الملاك لانجاز الاعمال.
• التأكد من تقديم جميع المستندات القانونية والتنظيمية عند الحاجة.
• مراقبة الامتثال للقوانين واللوائح.
• العمل مع مجلس الإدارة لتحديد القيم والرسالة والتخطيط للأهداف قصيرة وطويلة الأجل.
• تحديد ومعالجة المشاكل فى العمل
• اقتناص الفرص في السوق.
• بناء التحالفات والشراكات مع المنظمات الأخرى.
• دعم تواصل العامل مع فريق الإدارة.
• الاشتراك في تطوير السياسات ولوائح العمل.

ب. متطلبات وظيقة مدير العمليات

• درجة البكالوريوس في إدارة العمليات أو مجال ذي صلة.
• اتقان اللغة الأجنبية المطلوبة في العمل
• برامج تدريبية في تطبيقات الحاسب الآلي في الإنتاج والجودة
• خبرة في الإدارة والعمليات والقيادة.
• فهم المالية العامة والاقتصاد
• القدرة على بناء العلاقات بين المديرين والشركاء والموظفين.
• مهارات اتصال ممتازة.
• فهم قوي للإدارة المالية.