من الضروري أن يتصرف قائد الفريق استباقيًَا عندما يدرك بأن إنتاجية الفريق تتناقص أو تضعف، إذ أن الاستجابة العاجلة تزيد فرص الوصول إلى محور المشكلة والتعاون مع أعضاء الفريق لحلها. قد تبدو محاولات تحسين إنتاجية أفراد الفريق صعبةً وشاقةً للوهلة الأولى، ولكن إليك هذه النصائح التي ستبين لك أن تحقيق هذا الهدف ليس بالصعوبة التي قد تظنها.
1- شجع أفراد فريقك على تحمل المسؤولية
يعتقد معظم أصحاب المشاريع والمديرين أن المراقبة المستمرة هي الطريقة الأفضل لتحسين إنتاجية الفريق، ولكن قد تكون الإدارة المشرفة على كافة التفاصيل محبِطةً لأفراد الفريق الذين يشعرون بالكبت وقلة ثقة قادة الفريق بقدراتهم، لذا فإن تشجيع أفراد الفريق على تحمل مسؤولية عملهم تُعَد طريقةً بسيطةً لكنها فعالة لتحسين الإنتاجية. ترتفع مستويات التحفيز عندما يدرك الأفراد أنهم محطّ المسؤولية من قِبل زملائهم عند حدوث مشكلة ما، وأنهم بنفس الوقت محطّ التقدير عندما تثمر جهودهم.
حاول تزويد الموظفين بإطار عمل أساسي، وكن جاهزًا لإعطاء النصائح والإرشادات عند الحاجة، فعندما تعطي أفراد فريقك حرية إنجاز العمل بمزيد من الاستقلالية مع تحمل مسؤولية النتائج، ستتجدد حماستهم تجاه العمل الذي يؤدّونه؛ كما يفيد تشجيعك للموظفين على تحمل المسؤولية في تخفيف شعورهم بالملل الناتج عن قلة الانخراط في جو العمل. عندما يشعر أفراد الفريق بأن هناك من يعتمد عليهم لأداء أفضل ما بوسعهم، سيدفعهم ذلك إلى المزيد من الالتزام حيال المهام التي يقومون بها، وتطوير مهارات حل المشاكل.
2- امنح تقييمات مستمرة
يؤدي التقيد بجدول محدد لمنح التقييم الفردي لأفراد الفريق -من خلال المراجعات السنوية أو الأحداث المهمة المشابهة- إلى إضعاف إنتاجية الفريق، إذ يمر الكثير من الوقت دون تحديد النقاط الإيجابية أو السلبية في سير العمل، لذا حاول أن تعطي موظفيك تقييمًا جديدًا كل شهر أو شهرين على المستوى الفردي، بالإضافة إلى عقد اجتماع شهري للفريق لإعطاء تقييمات أوسع، مثل الحديث عن المديح الذي يقدمه العملاء؛ وبذلك سيبقى الموظفون على اطلاع مستمر بالجوانب الإيجابية لعملهم، بالإضافة إلى التنبُّه إلى الجوانب السلبية التي تحتاج إلى تحسين، للوصول إلى نتائج أفضل.
انتبه جيدًا إلى أن الأساليب التي حصل من خلالها الموظفون على التقييمات في السابق، فقد تؤثر على طريقة فهمهم للتقييمات الحالية. على سبيل المثال، يتواصل بعض أصحاب العمل مع أفراد فريقهم فقط عند وجود مشاكل مهمة، فإذا كان أفراد الفريق غير معتادين على الحصول على تقييم خارج الاجتماعات الدورية؛ فإنهم سيشعرون بالخوف من جلسات التقييم، حتى وإن كان محتوى التقييم الذي سيحصلون عليه إيجابيًا.
تساعد لقاءات التقييم الدورية على إعطاء الفريق أفكارًا دائمة حول التحسّن، بالإضافة إلى مساعدتهم على تجاوز مشاعر الخوف والقلق التي تنتابهم حيال التقييم الذي سيحصلون عليه. وحتى عندما يلجأ المدير إلى معالجة مشكلةٍ معينة أو تصحيح أمرٍ ما، فبإمكانه استخدام طرائق عديدة لمساعدة الأفراد على رؤية الموقف من منظور منطقي وغير قائم على الخوف.
3- ابحث عن طرائق لتنظيم سير العمل
تسبّب الأعمال التي تفتقر إلى التنظيم، عدة مشاكل في الإنتاجية. فحتى لو أنجز أفراد الفريق كل مهامهم على أكمل وجه، فمن الممكن ألا يحصلوا على النتائج الأفضل في حال كانت خطة العمل التي يتّبعونها ليست بالجودة المطلوبة.
تتضمن عملية تحسين سير العمل، الاستعانةََ بمصادر خارجية خاصة بالعمل وغير مرتبطة بالكفاءات الجوهرية للشركة، كما قد تشمل دمج خطوات العمل أو تقسيمها بين أعضاء الفريق، بالإضافة إلى التركيز على قطاعات معينة من عمل الشركة، مثل تهيئة العميل أو إعداد المحتوى.
تختلف أدوات تحسين العمل اعتمادًا على أهدافك والتحديات الحالية التي تواجهها، فقد لا تفي الحلول التي تقدمها شركة معينة أو فريق معين بالغرض المطلوب عند تطبيقها في شركة أو فريق آخر، لذلك فمن الضروري أن تجتمع مع موظفيك وتسألهم عن أهم التحديات والصعوبات التي يعانون منها خلال تأدية مهامهم، فالأشخاص الذين يواجهون تفاصيل العمل يوميًا، لديهم وجهات نظر لم تكن تتوقعها أو تأخذها بالحسبان.
حاول أن تركز على الإنجازات الحالية في خطة العمل، ثم تراجع قليلًا لتقيّم ما إذا كان سير العمل الحالي قد حقق هذه الإنجازات بسرعة أم أنه تسبب بإضاعة الوقت. تُعَد هذه الخطوة مهمةً جدًا لمعرفة كيفية إنجاز العمل وتلافي الأخطاء، كما يُنصح بإعادتها دوريًا بعد تصحيح الأخطاء من أجل استمرار التحسين والتطوير.
4- جرب إستراتيجيات تقليل الضجيج
اكتسبت المكاتب المفتوحة شعبيةً واسعةً منذ زمن طويل، ولا تزال العديد من الشركات تستخدم هذا النمط حتى اليوم، وبما أن المكاتب المفتوحة تقلل الحواجز الفيزيائية، فهي تشجع الناس على العمل ضمن فريق، وتساعدهم على التواصل بفعالية أكبر. في المقابل، قد تسبب المكاتب المفتوحة بعض الضياع في الإنتاجية بسبب تشويش الانتباه أو الضجيج.
بغض النظر عما إذا كان فريق التسويق لديك يعمل في مكتب مفتوح أم لا، فبإمكانك أن تستخدم بعض النصائح الفعالة لتقليل الضجيج في بيئة العمل. على سبيل المثال، تفيد الحواجز المغطاة بالقطن أو البوليستر المانع للضجيج في جعل المكان أكثر هدوءًا، كما تستطيع أن تنقلها من مكان إلى آخر عند الحاجة، ويمكنك أيضًا أن تقترح على أفراد فريقك استخدامَها للحصول على بعض الخصوصية البصرية عندما يحتاجون إلى التركيز. يمكن أيضًا استخدام مادة عازلة تحت الأرض أو بين الغرف المتصلة مع بعضها لكبح انتقال الأصوات، إذ تتمتع المواد العازلة بمزايا أخرى موفرة للطاقة، لذلك لن تقتصر فوائدها على تحقيق إنتاجية أفضل.
توجد بعض الطرائق الفعالة الأخرى في حال لم تشأ أن تضيف العوازل أو الحواجز، مثل شراء سماعات عازلة للضوضاء لأفراد فريقك لتساعدهم على زيادة التركيز، وبالتالي تحقيق إنتاجية أفضل عند تواصلهم مع العملاء. يساعد نقل الطابعات وآلات التصوير إلى مكتب واحد على تقليل الضجيج أيضًا.
5- وفر لأعضاء فريقك المرونة في ساعات العمل قدر اﻹمكان
يختلف الناس فطريًابالأوقات المفضلة للنشاط والعمل، وقد لا يتكيّف بعض الأفراد مع نظام العمل الاعتيادي لفريق التسويق من التاسعة صباحًا حتى الخامسة عصرًا. لن يكون من الممكن دومًا تغيير ساعات عمل الأفراد جذريًا، فقد يتركّز معظم عمل فريقك على التواصل مع العملاء الذين يشدّدون على ساعات العمل. اسأل موظفيك عن احتمالية ازدياد إنتاجيتهم في حال تغيير جدول مواعيد ساعات العمل، حتى وإن كانت هذه التعديلات غير قابلة للتطبيق سوى خلال أيام محددة.
على سبيل المثال، إذا كان أحد أفراد فريقك يتمتع بالطاقة الكافية بعد الساعة الرابعة عصرًا، ويرغب بتأدية مهامه الصعبة خلال مناوبة تبدأ في وقت متأخر من بعد الظهر؛ فتحرَّ عن إمكانية تحقيق ذلك من خلال التخطيط مع عمل بقية أفراد الفريق، كأن تسلمه عملًا لا يتطلب الحديث مع العملاء خلال هذه الساعات المتأخرة. وفي مثال آخر، قد يتمتع أحد أفراد فريقك بإنتاجية أعلى عندما يكون المكتب خاليًا، في هذه الحالة قد تسمح له بالقدوم إلى المكتب أبكر من زملائه بحوالي ساعتين، أو بالبقاء ساعتين إضافيتين بعد أن يغادر معظم موظفي المكتب إلى منازلهم.
6- ابحث عن تغييرات بيئية لتعزيز الإنتاجية والإلهام
تحدثنا عن كيفية إجراء التغييرات المطلوبة في مكان العمل للتقليل من الضجيج غير المرغوب به، ولكن هناك بضعة أمور إضافية بإمكانك تطبيقها لتشجيع الموظفين على قضاء الوقت في العمل وهم يشعرون بأنهم جاهزون لتقديم أفضل ما لديهم، فالهدف هو زيادة إنتاجيتهم في النهاية.
ابدأ بمعالجة الفوضى، قد يعج مكتبك بصناديق من أدوات التسويق المبعثرة في كل مكان، والتي قد تنبع من أماكن عمل الموظفين. أيًا كان السبب، تذكر أن المكان المليء بالفوضى يسبب التوتر، كما أنه يعطي انطباعًا خاطئًا للعملاء الذين يزورونك.
تُعَد إضافة النباتات إلى المكتب واحدةً من أكثر الخيارات فعاليةً أيضًا، لذا فكّر بتشجيع الموظفين على وضع أصيص على مكاتبهم، وأضف نباتات أكبر إلى الزوايا الفارغة أو المساحات الأخرى قليلة الاستخدام. ابحث أيضًا عن أفضل طرائق استغلال المساحات الفارغة على الجدران. بإمكانك مثلًا تخصيص أحد الجدران لرسم خط زمني يعرض أهم الإنجازات الملفتة التي حققتها شركتك، كما يمكنك عرض دليل لأنجح الشركات التي عمل معها فريق التسويق سابقًا خلال السنوات الماضية. افسح المجال للموظفين لتقديم الاقتراحات التي يرغبون بها لتزيين المساحات الفارغة، لتحظى بالفرصة الأفضل لإنشاء المكان الذي يرغب الموظفون بالعمل فيه.
7- اجتمع مع أفراد فريقك لوضع الأهداف
يخطئ العديد من مديري التسويق عندما يعتقدون أن الإنتاجية تكمن في تقليل الوقت اللازم لتنفيذ المهمة. تدل هذه الفكرة على قصر النظر، لأن الوقت الأقل لتنفيذ مهمةٍ ما، لا يضمن بالضرورة نتائج أفضل. المنظور الأدق لرؤية الإنتاجية هو ما إذا كانت أعمال الفرد تقرّبه نحو أهدافه واضحة المعالم أم لا. على سبيل المثال، قد يُمضي صانع المحتوى أسبوعين أو أكثر لنشر مقال على مدونة، ولكن هذا المحتوى الناتج يغني المدونة بالمزيد من العائدات المرغوبة، مثل عدد زيارات أكبر ووصول متزايد إلى العملاء المحتملين. في هذه الحالة لا يكون الوقت الإضافي سلبيًا، لأنه يدعم الأهداف المرسومة للعمل.
عندما تجتمع مع موظفي التسويق في شركتك لتقييمهم، فإن الأوقات التي تقضيها معهم مفيدة جدًا؛ لمساعدتهم في وضع أهدافهم، ومعرفة مدى التقدّم الذي يحرزونه في تحقيق تلك الأهداف. عندما يشعر الموظفون بأن لديهم أشياء ثابتة يعملون للوصول إليها، فلا بد أن تبقى إنتاجيتهم عالية.
وضع الأهداف مفيد أيضًا لتقييم التطلعات، إذ يمكّنك من تحديد الإنجازات الكبيرة التي قد تكون بعيدةً عن التحقيق في الوقت الحالي، والإنجازات الأصغر التي تحافظ على الأهداف الكبيرة على مرأى أعين الموظفين. أكّد لموظفيك أنك ترغب برؤيتهم يحققون أمورًا رائعة تدريجيًا، ولا تنسَ أن الإنجازات الكبيرة لا تتحقق بسرعة.
8- قلل عدد الاجتماعات الإلزامية
لا شك أن كثرة الاجتماعات الإلزامية التي تملأ جداول العديد من الموظفين في مجال التسويق والقطاعات الأخرى تثبط من عزيمتهم للمشاركة بها. ليس بالضرورة أن تؤدي كثرة هذه الاجتماعات إلى إنتاجية أقل، لكنها يمكن أن تسبب ذلك في حال افتقارها للتخطيط الجيد.
اسأل نفسك دائمًا عما إذا كان ممكنًا أن تحصل على المخرجات الضرورية للاجتماع دون الحاجة إلى انعقاده، وهل يمكن اتخاذ القرارات المتعلقة بذلك عن طريق رسائل البريد الإلكتروني بدلًا من عقد الاجتماع؟ ثم فكر مليًا بالأطراف التي يجب أن تحضر الاجتماع، وهل يكفي إرسال ملاحظات عن الاجتماع للأفراد الأقل انخراطًا في المشروع بهدف منحهم الوقت الكافي للعمل على أمور أخرى؟
اصنع تغييرات قائمة على الإنتاجية لطريقة إدارتك للاجتماعات أيضًا. على سبيل المثال، يساعد تحديد الخطوط العريضة للاجتماع على بقاء الموظفين على المسار الصحيح، وذلك من خلال إخبارهم عن الأمور التي سيغطيها الاجتماع وتلك التي لن يغطيها أيضًا. من المفيد أيضًا أن تطلب من شخص محدد إدارة الاجتماع، ليؤكد على عدم مناقشة الأفراد لمواضيع بعيدة عن هدف الاجتماع، بالإضافة إلى عدم الإسهاب. قد تلجأ إلى تحديد مؤقت زمني لكل موضوع من المواضيع المطروحة للنقاش.
ترسّخ بعض الشركات فكرة الساعات أو الأيام الخالية من الاجتماعات، مما يسّهل على الموظفين التخطيط لكيفية قضاء يومهم وترتيب تنفيذ المهام المكثفة، لكي لا يقاطعهم أي اجتماع عن تأدية مهامهم.
9- خصص بعض الوقت للاستراحات
يحاول البعض إشغال جميع أيام العمل دون الحصول على أية استراحات، إذ يعتقدون أنها الطريقة الأمثل لتصبح الإنتاجية أعلى، لكنها في الواقع طريقة خاطئة، فمن غير المنطقي أن تمضي النهار كاملًا مستغرقًا في العمل وتتوقع أن تبقى محافظًا على وتيرة تركيزك طيلة فترة العمل. شجّع فريقك على الحصول على استراحات قصيرة خلال أيام العمل، واحرص على التزامهم بأخذ استراحة الغداء الطويلة، بدلًا من تناول الوجبة على المكتب أثناء تفقد الرسائل الواردة أو البحث عن مشروع معين.
من الضروري أن تزود جداول عمل الموظفين بالمرونة الكافية، ليتمكنوا من أخذ استراحة دون أن يشعروا بالقلق من التأخر بأداء واجباتهم. تظهر المسائل الطارئة حتمًا، ومع ذلك يجب أن تفعل ما بوسعك لجدولة الأعمال المطلوبة بطريقة تسمح للموظفين بأخذ قسط من الراحة.
إذا اعترض أفراد الفريق على اقتراحاتك لأخذ الاستراحات، فحاول أن تذكّرهم بالأثر الإيجابي الكبير الذي قد تتركه التغييرات الصغيرة على طريقة أدائهم للعمل، فقد تكون استراحة بسيطة مدتها خمس دقائق في الخارج مثلًا، كافيةً للسماح للموظف بأداء بعض تمارين التمدّد التي تنعشه جسديًا وعقليًا.
10- غير وادمج الأدوات المستخدمة
يتزايد عدد أدوات التسويق باستمرار، ويسعى معظمها لرفع مستويات إنتاجية المستخدم. يساعد استخدام الأدوات الصحيحة على إنجاز مهام أكثر وتحقيق عائدات أفضل. لكن في المقابل، إذا لجأ فريقك لاستخدام عدد كبير من الأدوات، فمن المحتمل أن تتناقص إنتاجيته.
ألقِ نظرةً عن كثب على الأدوات التي يستخدمها الفريق، فهل من بدائل تساعد الفريق على إنجاز المهام المطلوبة من خلال استخدام عدد أقل من الأدوات؟ إذا كان الجواب نعم، فمن الجدير بالاهتمام أن تبحث عن تلك الخيارات. تخيّل ما يمكن أن تسببه عمليات تسجيل الدخول إلى عدد كبير من الأدوات من بطء وعرقلة سير العمل الذي ينجزه الموظف، كما يمكن أن يخرج الموظف عن مسار العمل في حال نسي تفاصيل تسجيل الدخول، وهي حالة شائعة عند ازدياد عدد المنتجات التي تتطلب تسجيل الدخول لأداء مهام العمل المطلوبة.
خذ بعض الوقت لتسأل فريق التسويق عن مجموعة الأدوات التي يستخدمونها أيضًا، مثل هل تسبب منتجات معينة البطء في أداء الفريق بدلًا من زيادة الإنتاجية؟ في حال كان الجواب نعم، فالأفضل أن تتوقف عن الدفع لهذه الأدوات، وتخصص ميزانيتك للحصول على حلول أكثر فعالية.
تحسين الإنتاجية ممكن
تساعدك هذه النصائح على إدراك قدرتك على التحكم بالإنتاجية وزيادتها، لكن من غير المنطقي أن تطبّق بعض الاقتراحات البسيطة وتتوقع تحسينات ضخمة خلال أسبوع مثلًا. يحتاج الناس وقتًا كافيًا للاعتياد على أي شيء جديد، كما قد تجد أنه من الضروري تغيير بعض الأشياء بالاعتماد على التقييمات على أرض الواقع، بعد إجراء التغييرات لتعزيز الإنتاجية.
من الضروري أن يتصرف قائد الفريق استباقيًَا عندما يدرك بأن إنتاجية الفريق تتناقص أو تضعف، إذ أن الاستجابة العاجلة تزيد فرص الوصول إلى محور المشكلة والتعاون مع أعضاء الفريق لحلها. قد تبدو محاولات تحسين إنتاجية أفراد الفريق صعبةً وشاقةً للوهلة الأولى، ولكن إليك هذه النصائح التي ستبين لك أن تحقيق هذا الهدف ليس بالصعوبة التي قد تظنها.
1- شجع أفراد فريقك على تحمل المسؤولية
يعتقد معظم أصحاب المشاريع والمديرين أن المراقبة المستمرة هي الطريقة الأفضل لتحسين إنتاجية الفريق، ولكن قد تكون الإدارة المشرفة على كافة التفاصيل محبِطةً لأفراد الفريق الذين يشعرون بالكبت وقلة ثقة قادة الفريق بقدراتهم، لذا فإن تشجيع أفراد الفريق على تحمل مسؤولية عملهم تُعَد طريقةً بسيطةً لكنها فعالة لتحسين الإنتاجية. ترتفع مستويات التحفيز عندما يدرك الأفراد أنهم محطّ المسؤولية من قِبل زملائهم عند حدوث مشكلة ما، وأنهم بنفس الوقت محطّ التقدير عندما تثمر جهودهم.
حاول تزويد الموظفين بإطار عمل أساسي، وكن جاهزًا لإعطاء النصائح والإرشادات عند الحاجة، فعندما تعطي أفراد فريقك حرية إنجاز العمل بمزيد من الاستقلالية مع تحمل مسؤولية النتائج، ستتجدد حماستهم تجاه العمل الذي يؤدّونه؛ كما يفيد تشجيعك للموظفين على تحمل المسؤولية في تخفيف شعورهم بالملل الناتج عن قلة الانخراط في جو العمل. عندما يشعر أفراد الفريق بأن هناك من يعتمد عليهم لأداء أفضل ما بوسعهم، سيدفعهم ذلك إلى المزيد من الالتزام حيال المهام التي يقومون بها، وتطوير مهارات حل المشاكل.
2- امنح تقييمات مستمرة
يؤدي التقيد بجدول محدد لمنح التقييم الفردي لأفراد الفريق -من خلال المراجعات السنوية أو الأحداث المهمة المشابهة- إلى إضعاف إنتاجية الفريق، إذ يمر الكثير من الوقت دون تحديد النقاط الإيجابية أو السلبية في سير العمل، لذا حاول أن تعطي موظفيك تقييمًا جديدًا كل شهر أو شهرين على المستوى الفردي، بالإضافة إلى عقد اجتماع شهري للفريق لإعطاء تقييمات أوسع، مثل الحديث عن المديح الذي يقدمه العملاء؛ وبذلك سيبقى الموظفون على اطلاع مستمر بالجوانب الإيجابية لعملهم، بالإضافة إلى التنبُّه إلى الجوانب السلبية التي تحتاج إلى تحسين، للوصول إلى نتائج أفضل.
انتبه جيدًا إلى أن الأساليب التي حصل من خلالها الموظفون على التقييمات في السابق، فقد تؤثر على طريقة فهمهم للتقييمات الحالية. على سبيل المثال، يتواصل بعض أصحاب العمل مع أفراد فريقهم فقط عند وجود مشاكل مهمة، فإذا كان أفراد الفريق غير معتادين على الحصول على تقييم خارج الاجتماعات الدورية؛ فإنهم سيشعرون بالخوف من جلسات التقييم، حتى وإن كان محتوى التقييم الذي سيحصلون عليه إيجابيًا.
تساعد لقاءات التقييم الدورية على إعطاء الفريق أفكارًا دائمة حول التحسّن، بالإضافة إلى مساعدتهم على تجاوز مشاعر الخوف والقلق التي تنتابهم حيال التقييم الذي سيحصلون عليه. وحتى عندما يلجأ المدير إلى معالجة مشكلةٍ معينة أو تصحيح أمرٍ ما، فبإمكانه استخدام طرائق عديدة لمساعدة الأفراد على رؤية الموقف من منظور منطقي وغير قائم على الخوف.
3- ابحث عن طرائق لتنظيم سير العمل
تسبّب الأعمال التي تفتقر إلى التنظيم، عدة مشاكل في الإنتاجية. فحتى لو أنجز أفراد الفريق كل مهامهم على أكمل وجه، فمن الممكن ألا يحصلوا على النتائج الأفضل في حال كانت خطة العمل التي يتّبعونها ليست بالجودة المطلوبة.
تتضمن عملية تحسين سير العمل، الاستعانةََ بمصادر خارجية خاصة بالعمل وغير مرتبطة بالكفاءات الجوهرية للشركة، كما قد تشمل دمج خطوات العمل أو تقسيمها بين أعضاء الفريق، بالإضافة إلى التركيز على قطاعات معينة من عمل الشركة، مثل تهيئة العميل أو إعداد المحتوى.
تختلف أدوات تحسين العمل اعتمادًا على أهدافك والتحديات الحالية التي تواجهها، فقد لا تفي الحلول التي تقدمها شركة معينة أو فريق معين بالغرض المطلوب عند تطبيقها في شركة أو فريق آخر، لذلك فمن الضروري أن تجتمع مع موظفيك وتسألهم عن أهم التحديات والصعوبات التي يعانون منها خلال تأدية مهامهم، فالأشخاص الذين يواجهون تفاصيل العمل يوميًا، لديهم وجهات نظر لم تكن تتوقعها أو تأخذها بالحسبان.
حاول أن تركز على الإنجازات الحالية في خطة العمل، ثم تراجع قليلًا لتقيّم ما إذا كان سير العمل الحالي قد حقق هذه الإنجازات بسرعة أم أنه تسبب بإضاعة الوقت. تُعَد هذه الخطوة مهمةً جدًا لمعرفة كيفية إنجاز العمل وتلافي الأخطاء، كما يُنصح بإعادتها دوريًا بعد تصحيح الأخطاء من أجل استمرار التحسين والتطوير.
4- جرب إستراتيجيات تقليل الضجيج
اكتسبت المكاتب المفتوحة شعبيةً واسعةً منذ زمن طويل، ولا تزال العديد من الشركات تستخدم هذا النمط حتى اليوم، وبما أن المكاتب المفتوحة تقلل الحواجز الفيزيائية، فهي تشجع الناس على العمل ضمن فريق، وتساعدهم على التواصل بفعالية أكبر. في المقابل، قد تسبب المكاتب المفتوحة بعض الضياع في الإنتاجية بسبب تشويش الانتباه أو الضجيج.
بغض النظر عما إذا كان فريق التسويق لديك يعمل في مكتب مفتوح أم لا، فبإمكانك أن تستخدم بعض النصائح الفعالة لتقليل الضجيج في بيئة العمل. على سبيل المثال، تفيد الحواجز المغطاة بالقطن أو البوليستر المانع للضجيج في جعل المكان أكثر هدوءًا، كما تستطيع أن تنقلها من مكان إلى آخر عند الحاجة، ويمكنك أيضًا أن تقترح على أفراد فريقك استخدامَها للحصول على بعض الخصوصية البصرية عندما يحتاجون إلى التركيز. يمكن أيضًا استخدام مادة عازلة تحت الأرض أو بين الغرف المتصلة مع بعضها لكبح انتقال الأصوات، إذ تتمتع المواد العازلة بمزايا أخرى موفرة للطاقة، لذلك لن تقتصر فوائدها على تحقيق إنتاجية أفضل.
توجد بعض الطرائق الفعالة الأخرى في حال لم تشأ أن تضيف العوازل أو الحواجز، مثل شراء سماعات عازلة للضوضاء لأفراد فريقك لتساعدهم على زيادة التركيز، وبالتالي تحقيق إنتاجية أفضل عند تواصلهم مع العملاء. يساعد نقل الطابعات وآلات التصوير إلى مكتب واحد على تقليل الضجيج أيضًا.
5- وفر لأعضاء فريقك المرونة في ساعات العمل قدر اﻹمكان
يختلف الناس فطريًابالأوقات المفضلة للنشاط والعمل، وقد لا يتكيّف بعض الأفراد مع نظام العمل الاعتيادي لفريق التسويق من التاسعة صباحًا حتى الخامسة عصرًا. لن يكون من الممكن دومًا تغيير ساعات عمل الأفراد جذريًا، فقد يتركّز معظم عمل فريقك على التواصل مع العملاء الذين يشدّدون على ساعات العمل. اسأل موظفيك عن احتمالية ازدياد إنتاجيتهم في حال تغيير جدول مواعيد ساعات العمل، حتى وإن كانت هذه التعديلات غير قابلة للتطبيق سوى خلال أيام محددة.
على سبيل المثال، إذا كان أحد أفراد فريقك يتمتع بالطاقة الكافية بعد الساعة الرابعة عصرًا، ويرغب بتأدية مهامه الصعبة خلال مناوبة تبدأ في وقت متأخر من بعد الظهر؛ فتحرَّ عن إمكانية تحقيق ذلك من خلال التخطيط مع عمل بقية أفراد الفريق، كأن تسلمه عملًا لا يتطلب الحديث مع العملاء خلال هذه الساعات المتأخرة. وفي مثال آخر، قد يتمتع أحد أفراد فريقك بإنتاجية أعلى عندما يكون المكتب خاليًا، في هذه الحالة قد تسمح له بالقدوم إلى المكتب أبكر من زملائه بحوالي ساعتين، أو بالبقاء ساعتين إضافيتين بعد أن يغادر معظم موظفي المكتب إلى منازلهم.
6- ابحث عن تغييرات بيئية لتعزيز الإنتاجية والإلهام
تحدثنا عن كيفية إجراء التغييرات المطلوبة في مكان العمل للتقليل من الضجيج غير المرغوب به، ولكن هناك بضعة أمور إضافية بإمكانك تطبيقها لتشجيع الموظفين على قضاء الوقت في العمل وهم يشعرون بأنهم جاهزون لتقديم أفضل ما لديهم، فالهدف هو زيادة إنتاجيتهم في النهاية.
ابدأ بمعالجة الفوضى، قد يعج مكتبك بصناديق من أدوات التسويق المبعثرة في كل مكان، والتي قد تنبع من أماكن عمل الموظفين. أيًا كان السبب، تذكر أن المكان المليء بالفوضى يسبب التوتر، كما أنه يعطي انطباعًا خاطئًا للعملاء الذين يزورونك.
تُعَد إضافة النباتات إلى المكتب واحدةً من أكثر الخيارات فعاليةً أيضًا، لذا فكّر بتشجيع الموظفين على وضع أصيص على مكاتبهم، وأضف نباتات أكبر إلى الزوايا الفارغة أو المساحات الأخرى قليلة الاستخدام. ابحث أيضًا عن أفضل طرائق استغلال المساحات الفارغة على الجدران. بإمكانك مثلًا تخصيص أحد الجدران لرسم خط زمني يعرض أهم الإنجازات الملفتة التي حققتها شركتك، كما يمكنك عرض دليل لأنجح الشركات التي عمل معها فريق التسويق سابقًا خلال السنوات الماضية. افسح المجال للموظفين لتقديم الاقتراحات التي يرغبون بها لتزيين المساحات الفارغة، لتحظى بالفرصة الأفضل لإنشاء المكان الذي يرغب الموظفون بالعمل فيه.
7- اجتمع مع أفراد فريقك لوضع الأهداف
يخطئ العديد من مديري التسويق عندما يعتقدون أن الإنتاجية تكمن في تقليل الوقت اللازم لتنفيذ المهمة. تدل هذه الفكرة على قصر النظر، لأن الوقت الأقل لتنفيذ مهمةٍ ما، لا يضمن بالضرورة نتائج أفضل. المنظور الأدق لرؤية الإنتاجية هو ما إذا كانت أعمال الفرد تقرّبه نحو أهدافه واضحة المعالم أم لا. على سبيل المثال، قد يُمضي صانع المحتوى أسبوعين أو أكثر لنشر مقال على مدونة، ولكن هذا المحتوى الناتج يغني المدونة بالمزيد من العائدات المرغوبة، مثل عدد زيارات أكبر ووصول متزايد إلى العملاء المحتملين. في هذه الحالة لا يكون الوقت الإضافي سلبيًا، لأنه يدعم الأهداف المرسومة للعمل.
عندما تجتمع مع موظفي التسويق في شركتك لتقييمهم، فإن الأوقات التي تقضيها معهم مفيدة جدًا؛ لمساعدتهم في وضع أهدافهم، ومعرفة مدى التقدّم الذي يحرزونه في تحقيق تلك الأهداف. عندما يشعر الموظفون بأن لديهم أشياء ثابتة يعملون للوصول إليها، فلا بد أن تبقى إنتاجيتهم عالية.
وضع الأهداف مفيد أيضًا لتقييم التطلعات، إذ يمكّنك من تحديد الإنجازات الكبيرة التي قد تكون بعيدةً عن التحقيق في الوقت الحالي، والإنجازات الأصغر التي تحافظ على الأهداف الكبيرة على مرأى أعين الموظفين. أكّد لموظفيك أنك ترغب برؤيتهم يحققون أمورًا رائعة تدريجيًا، ولا تنسَ أن الإنجازات الكبيرة لا تتحقق بسرعة.
8- قلل عدد الاجتماعات الإلزامية
لا شك أن كثرة الاجتماعات الإلزامية التي تملأ جداول العديد من الموظفين في مجال التسويق والقطاعات الأخرى تثبط من عزيمتهم للمشاركة بها. ليس بالضرورة أن تؤدي كثرة هذه الاجتماعات إلى إنتاجية أقل، لكنها يمكن أن تسبب ذلك في حال افتقارها للتخطيط الجيد.
اسأل نفسك دائمًا عما إذا كان ممكنًا أن تحصل على المخرجات الضرورية للاجتماع دون الحاجة إلى انعقاده، وهل يمكن اتخاذ القرارات المتعلقة بذلك عن طريق رسائل البريد الإلكتروني بدلًا من عقد الاجتماع؟ ثم فكر مليًا بالأطراف التي يجب أن تحضر الاجتماع، وهل يكفي إرسال ملاحظات عن الاجتماع للأفراد الأقل انخراطًا في المشروع بهدف منحهم الوقت الكافي للعمل على أمور أخرى؟
اصنع تغييرات قائمة على الإنتاجية لطريقة إدارتك للاجتماعات أيضًا. على سبيل المثال، يساعد تحديد الخطوط العريضة للاجتماع على بقاء الموظفين على المسار الصحيح، وذلك من خلال إخبارهم عن الأمور التي سيغطيها الاجتماع وتلك التي لن يغطيها أيضًا. من المفيد أيضًا أن تطلب من شخص محدد إدارة الاجتماع، ليؤكد على عدم مناقشة الأفراد لمواضيع بعيدة عن هدف الاجتماع، بالإضافة إلى عدم الإسهاب. قد تلجأ إلى تحديد مؤقت زمني لكل موضوع من المواضيع المطروحة للنقاش.
ترسّخ بعض الشركات فكرة الساعات أو الأيام الخالية من الاجتماعات، مما يسّهل على الموظفين التخطيط لكيفية قضاء يومهم وترتيب تنفيذ المهام المكثفة، لكي لا يقاطعهم أي اجتماع عن تأدية مهامهم.
9- خصص بعض الوقت للاستراحات
يحاول البعض إشغال جميع أيام العمل دون الحصول على أية استراحات، إذ يعتقدون أنها الطريقة الأمثل لتصبح الإنتاجية أعلى، لكنها في الواقع طريقة خاطئة، فمن غير المنطقي أن تمضي النهار كاملًا مستغرقًا في العمل وتتوقع أن تبقى محافظًا على وتيرة تركيزك طيلة فترة العمل. شجّع فريقك على الحصول على استراحات قصيرة خلال أيام العمل، واحرص على التزامهم بأخذ استراحة الغداء الطويلة، بدلًا من تناول الوجبة على المكتب أثناء تفقد الرسائل الواردة أو البحث عن مشروع معين.
من الضروري أن تزود جداول عمل الموظفين بالمرونة الكافية، ليتمكنوا من أخذ استراحة دون أن يشعروا بالقلق من التأخر بأداء واجباتهم. تظهر المسائل الطارئة حتمًا، ومع ذلك يجب أن تفعل ما بوسعك لجدولة الأعمال المطلوبة بطريقة تسمح للموظفين بأخذ قسط من الراحة.
إذا اعترض أفراد الفريق على اقتراحاتك لأخذ الاستراحات، فحاول أن تذكّرهم بالأثر الإيجابي الكبير الذي قد تتركه التغييرات الصغيرة على طريقة أدائهم للعمل، فقد تكون استراحة بسيطة مدتها خمس دقائق في الخارج مثلًا، كافيةً للسماح للموظف بأداء بعض تمارين التمدّد التي تنعشه جسديًا وعقليًا.
10- غير وادمج الأدوات المستخدمة
يتزايد عدد أدوات التسويق باستمرار، ويسعى معظمها لرفع مستويات إنتاجية المستخدم. يساعد استخدام الأدوات الصحيحة على إنجاز مهام أكثر وتحقيق عائدات أفضل. لكن في المقابل، إذا لجأ فريقك لاستخدام عدد كبير من الأدوات، فمن المحتمل أن تتناقص إنتاجيته.
ألقِ نظرةً عن كثب على الأدوات التي يستخدمها الفريق، فهل من بدائل تساعد الفريق على إنجاز المهام المطلوبة من خلال استخدام عدد أقل من الأدوات؟ إذا كان الجواب نعم، فمن الجدير بالاهتمام أن تبحث عن تلك الخيارات. تخيّل ما يمكن أن تسببه عمليات تسجيل الدخول إلى عدد كبير من الأدوات من بطء وعرقلة سير العمل الذي ينجزه الموظف، كما يمكن أن يخرج الموظف عن مسار العمل في حال نسي تفاصيل تسجيل الدخول، وهي حالة شائعة عند ازدياد عدد المنتجات التي تتطلب تسجيل الدخول لأداء مهام العمل المطلوبة.
خذ بعض الوقت لتسأل فريق التسويق عن مجموعة الأدوات التي يستخدمونها أيضًا، مثل هل تسبب منتجات معينة البطء في أداء الفريق بدلًا من زيادة الإنتاجية؟ في حال كان الجواب نعم، فالأفضل أن تتوقف عن الدفع لهذه الأدوات، وتخصص ميزانيتك للحصول على حلول أكثر فعالية.
تحسين الإنتاجية ممكن
تساعدك هذه النصائح على إدراك قدرتك على التحكم بالإنتاجية وزيادتها، لكن من غير المنطقي أن تطبّق بعض الاقتراحات البسيطة وتتوقع تحسينات ضخمة خلال أسبوع مثلًا. يحتاج الناس وقتًا كافيًا للاعتياد على أي شيء جديد، كما قد تجد أنه من الضروري تغيير بعض الأشياء بالاعتماد على التقييمات على أرض الواقع، بعد إجراء التغييرات لتعزيز الإنتاجية.
ذات صلة:
No related posts.
admin