بدأ مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات

إذا نظرت إلى أي مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات ستجده مسؤولًا عن تنظيم كل شيء منذ بدء الفعالية وحتى انتهائها، وأي شخص يعمل في مجال تنظيم الحفلات والفعاليات يجب أن يكون قادر على إدارتها من جميع الأنواع والأحجام.

تشمل الفعاليات التي ينظمها هذا المشروع أشياء مثل حفلات الزفاف والتجمعات الاجتماعية والسهرات الخاصة بالأعمال، وتتمثل مهمة مُنظّم الفعاليات في التأكّد من أن كل شيء يسير بسلاسة والتعامل مع أي مشكلة للتخلص منها بسرعة.

في هذا الدليل سوف نساعدك على بدء مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات في 10 خطوات بسيطة.

خطوات تأسيس مشروع تخطيط الفعاليات

1. وضع خطة عمل مشروع تخطيط الفعاليات
2. إنشاء كيان قانوني للمشروع
3. تسجيل النشاط التجاري في الضرائب
4. فتح حساب بنكي تجاري
5. إعداد المحاسبة
6. الحصول على التراخيص والتصاريح اللازمة لعمل المشروع
7. تأمين المشروع ضد المخاطر
8. بناء الهوية
9. إنشاء موقع ويب إلكتروني
10. إعداد نظام هاتف تجاري

بدء مشروعك التجاري في مجال تنظيم الفعاليات والمناسبات يتخطى مجرد تسجيل تجاريًا، فهناك أشياء مثل وضع خطة العمل والتسويق وبناء العلامة التجارية وغيرها من الأمور التي يجب وضعها في الحسبان.

الخطوة 1: تخطيط الأعمال

وجود خطة واضحة وتفصيلية يضمن بنسبة كبيرة نجاح المشروع، حيث تساعدك على تحديد تفاصيل مشروع تخطيط الفعاليات واكتشاف بعض الأشياء التي ربما لم تلقِ لها بالًا.

بعض الجوانب المهمة التي يجب مراعاتها تشمل:

• ما هي تكاليف التأسيس والتكاليف التشغيلية؟
• ما هي السوق المستهدفة؟
• كم يمكن أن يدفع العملاء مقابل الخدمة؟
• ما هو اسم مشروعك؟

ما هي تكاليف بدء مشروع تخطيط الفعاليات؟

التكاليف التأسيسية لمشروع تنظيم المناسبات والأحداث عادةً ما تكون منخفضة مقارنةً بالمشاريع الأخرى، وإذا كنت تمارس العمل من المنزل ستتجنب تكاليف الإيجار والمرافق.

تشمل التكاليف الأخرى:

• الوقع الإلكتروني للمشروع وتكلفة الاستضافة الشهرية
• اتصال إنترنت عالي السرعة وخدمة الهاتف
• الدعاية والتسويق
• كشف الرواتب
• المعدات
• التراخيص التجارية والضرائب
• التأمين

التكاليف التشغيلية للمشروع

بسبب طبيعة مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات، ستجد نفقات جارية مثل إعادة تخزين الإمدادات، وكشوف رواتب الموظفين، واستبدال المعدات التالفة، ويمكن أن تشمل أيضًا:

• دعوات الفعاليات
• تأجير المعدات
• اللافتات والنشرات الترويجية

ما هو السوق المستهدف؟

السوق المستهدف لهذا المشروع يشمل العملاء الراغبين في التخطيط لأحداث اجتماعية أو مؤسسية.

تتراوح الفئات العمرية لعملائك ما بين 25 و 60 عام، وفي حالة الفعاليات الخاصة بالشركات سيكون الجمهور عادةً من الموظفين بغض النظر عن العمر.

كيف تكسب المال من مشروع تنظيم المناسبات؟

يكسب العاملون في هذا المجال من الرسوم التي يفرضونها مقابل خدماتهم، والتي يدفعها العميل مقابل تخطيط وتنظيم الفعاليات.

كم يدفع العميل تقريبًا؟

نظرًا لأن الفعاليات تختلف من عميل لآخر من حيث الحجم والعمال المطلوبين، يمكن أن يتراوح السعر بعض الشيء.

بشكل عام، يتقاضى أغلب المنظمين للفعاليات نسبة مئوية تتراوح بين 15% و 20% من التكلفة الإجمالية للحدث.

على سبيل المثال: إذا كانت تكلفة الحدث 100,000 دولار سيحصل المُنظّم على رسوم تتراوح بين 15,000 و 20,000 دولار.

ما هي الأرباح المتوقعة من مشروع تخطيط الفعاليات؟

تعتمد هوامش الربح على حجم وعدد الفعاليات التي تنظمها سنويًا.

• إذا كنت شركة تنظيم للحفلات الاجتماعية، ستحصل على مبلغ يتراوح بين 10 إلى 75 دولار في الساعة.
• بينما شركات تنظيم الفعاليات للشركات تحصل على ما يترواح من 15 إلى 150 دولار في الساعة.

يبلغ متوسط راتب موظف تخطيط الفعاليات حوالي 35,000 دولار سنويًا، بينما يبلغ متوسط دخل صاحب المشروع 75,000 دولار سنويًا.

كيف تزيد من أرباح المشروع؟

بعد استقرار مشروعك وحصولك على الكثير من العملاء، يمكنك التفكير في تقديم خدمات إضافية؛ مثل تقديم الطعام، أو المشروبات، أو التصوير الفوتوغرافي الاحترافي.

عبر توفير خدمة الضيافة الداخلية، يمكنك تقديم تجربة خدمة عملاء كاملة وبالتالي تحقيق مزيدًا من الإيرادات.

اسم مشروع تخطيط الفعاليات الخاص بك

اختيار اسم المشروع من أهم الخطوات التي يجب وضعها في الاعتبار ويجب عدم التهاون فيها أبدًا.

هناك أكثر من طريقة للخروج باسم مناسب، يمكنك مثلًا عقد جلسة عصف ذهني مع أصدقائك وأفراد عائلتك الذين تثق في رأيهم، أو توكيل الأمر لشركة دعاية وإعلان مختصة.

بعد الوصول إلى الاسم، تحقق من عدم وجود شبيه له في السوق من خلال:

• فحص السجلات التجارية في مدينتك
• فحص منصات التواصل الاجتماعي
• التأكّد من وجود اسم نطاق (Domain) بنفس الاسم

نوصيك أيضًا بحجز اسم النطاق فورًا حتى تتأكّد من عدم استغلاله من أي شخص آخر.

الخطوة 2: إنشاء كيان قانوني

• تشمل أنواع هياكل الأعمال الأكثر شيوعًا: الملكية الفردية، الشراكة، والشركة ذات المسؤولية المحدودة، والمؤسسة.
• إنشاء كيان تجاري قانوني مثل شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) أو مؤسسة يحميك من المسؤولية الشخصية، في حالة رفع دعوى قضائية على مشروع تخطيط الفعاليات الخاص بك.

الخطوة 3: تسجيل الضرائب

• ستحتاج إلى التسجيل لدى هيئة الضرائب المحلية في مدينتك قبل أن تتمكن من فتح نشاط تجاري جديد.
• للتسجيل في الضرائب يجب أن تمتلك مقرًا لممارسة العمل، وأحيانًا يُطلب منك السجل التجاري الخاص بمشروعك.
• وعلى حسب هيكل العمل الذي اخترته في الخطوة السابقة، تتنوع الضرائب التي يمكن فرضها على مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات.

الخطوة 4: فتح حساب بنكي تجاري

يُعد استخدام الحسابات المصرفية والائتمانية التجارية أمرًا ضروريًا لحماية الأصول الشخصية.

عندما تكون حساباتك التجارية والشخصية مختلطة، فإن أصولك الشخصية «منزلك وسيارتك والأشياء الثمينة الأخرى» تُصبح عرضة للخطر في حال رفع دعوى قضائية على مشروعك.

تشمل فوائد الحساب المصرفي التجاري:

• فصل الأصول الشخصية عن أصول الشركة، وهو ضروري لحماية الأصول الشخصية.
• يجعل المحاسبة والإيداع الضريبي أسهل.

الخطوة 5: إعداد المحاسبة

يعد تسجيل نفقاتك المختلفة ومصادر دخلك أمر بالغ الأهمية عند فتح مشروع تنظيم الفعاليات والأحداث.

حيث أن الاحتفاظ بحسابات دقيقة وتفصيلية يساعد في تبسيط الإيداع الضريبي السنوي بشكل كبير.

الخطوة 6: الحصول على التصاريح والتراخيص

يمكن أن يؤدي عدم حصولك على التراخيص اللازمة إلى غرامات باهظة، أو ربما حتى إغلاق مشروعك.

بعض المدن قد تتطلب إلى تصاريح وتراخيص خاصة بها للبدء في مشروع تخطيط الفعاليات. لذا تأكّد من زيارة الجهات المختصة لمعرفة هل أنت بحاجة لأي تراخيص قبل البدء.

للحصول على معلومات حول التراخيص والتصاريح المحلية:

• تحقق من مكتب كاتب المدينة أو المحافظة
• احصل على المساعدة من إحدى الجمعيات المحلية

عقد خدمات

يجب أن تطلب شركات تنظيم الفعاليات والمناسبات من العملاء توقيع اتفاقية خدمات قبل بدء مشروع جديد.

يجب أن توضّح هذه الاتفاقية توقعات العميل لتقليل مخاطر النزاعات القانونية من خلال تحديد شروط وأحكام الدفع، وتوقعات مستوى الخدمة، وحقوق الملكية الفكرية.

الخطوة 7: تأمين المشروع

• كما هو الحال مع التراخيص والتصاريح، يحتاج عملك إلى الحصول على تأمين كي تعمل بشكل قانوني.
• يحمي التأمين مشروعك ويحافظ على الرفاهية المالية له في حالة حدوث خسارة.
• هناك عدة أنواع من بوالص التأمين التي تم إنشاؤها لأنواع مختلفة من الأعمال التجارية ذات المخاطر المختلفة.
• إن لم تكن متأكدًا بخصوص المخاطر التي تحيط بمشروعك، يمكنك البدء دومًا بتأمين المسؤولية العامة.
• كما تحتاج أيضًا إلى تأمين تعويض العمال، في حالة كان مشروعك به موظفين.

الخطوة 8: تحديد هويتك

علامتك التجارية هي ما تمثله شركتك، وكذلك كيف ينظر الجمهور إلى مشروعك. ستساعدك العلامة التجارية القوية على التميز عن المنافسين.

تسويق مشروع تخطيط الفعاليات

• يعتمد التسويق لمشروعك على إبراز نقاط قوته والمجالات التي يركز عليها.
• ستعتمد أيضًا بنسبة كبيرة على نجاح الأحداث الماضية والتوصيات الإيجابية من العملاء السابقين.
• استخدم قنوات السوشيال ميديا باستمرار لتوفير الصور ومقاطع الفيديو من الفعاليات السابقة، بالإضافة وسائل الاتصال بك.
• ستحتاج أيضًا إلى موقع ويب لتزويد عملائك بمعلومات أكثر تفصيلًا حول تخصصك.
• وبمجرد وصولهم إلى موقعك، يمكنهم الاتصال بك لطرح أسئلة إضافية وحجز الفعاليات.

كيف تحافظ على العملاء

• توفير مستوى احترافي من الخدمة ومنح العميل ما يريد بالضبط هو مفتاح النجاح في مشروع تخطيط الفعاليات.
• حيث يقوم الناس بشراء خدماتك لحدث مهم بالنسبة لهم، وقدرتك على تلبية رغباتهم هي ما تحدد العملاء العائدين إليك مجددًا.

الخطوة 9: إنشاء موقعك الإلكتروني

بعد تحديد علامتك التجارية وإنشاء شعارك، الخطوة التالية هي إنشاء موقع ويب لمشروعك.

بينما يُعد إنشاء موقع ويب خطوة أساسية، يخشى البعض هذه الخطوة لعدم امتلاكهم الخبرة اللازمة.

ومع ذلك، فقد شهدت التكنولوجيا تطورات هائلة خلال السنوات الأخيرة، وأصبح إنشاء موقع إلكتروني تعريفي بسيط أمر سهل للغاية.

إذا كنت ترغب في توفير الوقت والجهد، يمكنك التواصل مع أحد الخبراء في تصميم المواقع للقيام بالمهمة عوضًا عنك.

أيًا كانت الطريقة، يجب ألّا يتأخر موقع الويب الخاص بمشروعك لهذه الأسباب:

• جميع الشركات الجيدة لها مواقع ويب. ولا يهم حجم أو مجال عملك لكي تمتلك موقعًا على الويب.
• حسابات وسائل التواصل الاجتماعي مثل صفحات فيسبوك أو ملفات لينكد إن ليس بديلًا عن موقع الويب.

هناك العديد من الأنظمة التي يمكنك استخدامها في إنشاء موقع ويب مثل: WordPress و WIX و Weebly و Squarespace و Shopify.

ذو صلة: كيف تبدأ مشروع في السعودية؟

الخطوة 10: إعداد نظام هاتف تجاري

• يعد إعداد هاتف لعملك أحد أفضل الطرق للمساعدة في الحفاظ على خصوصية حياتك الشخصية وحياتك العملية.
• يساعدك أيضًا على جعل عملك أكثر تلقائية، ويضفي الشرعية على مشروع تغليف الهدايا الخاص بك، ويسهل على العملاء المحتملين العثور عليك والاتصال بك.
• هناك العديد من الخدمات المتاحة لرجال الأعمال الذين يرغبون في إنشاء نظام هاتف خاص بالعمل. ويمكنك البحث في مدينتك المحلية للعثور على أفضل خيار لك.