الأدوات اللازمة لإدارة شركتك عن بعد

الاستثمار في الأدوات الرقمية المناسبة ركيزة أساسية لنجاح فريقك في العمل عن بعد..

فيما يلي دليل بسيط ﻷهم الأدوات الرقمية التي قد تحتاج إليها مع بعض الأمثلة:

أدوات التواصل والتعاون:

نظرًا لعدم وجود اتصال (مباشر) وجهًا لوجه في العمل عن بعد، فأنت بحاجة إلى الأدوات الرقمية المناسبة التي تمكن موظفيك من التواصل بكفاءة. نذكر منها:

• Slack أو Troop Messenger: للتعليق السريع والمحادثات المباشرة الفردية والجماعية، للحصول على ردود سريعة عن تقدم العمل والمهام.

كما تتيح لك هذه المنصات تصنيف مراسالاتك بسهولة وفقًا للوظائف أو الفرق أو المشاريع، وبالتالي يمكنك إضافة الأعضاء المعنيين فقط في نفس الغرفة (Room)، والتي تم إعدادها لإنهاء هدف معين.

• TeamViewer و Screenleap: للسماح لمستخدم ما بالتحكم بجهاز مستخدم آخر، ومشاركة الشاشة فيما بينهما.
• Skype و Zoom: للقيام بجلسات الفيديو والاجتماعات للمجموعات الكبيرة والسماح بالتواصل مع العديد من الأشخاص في نفس الوقت.

أدوات تتبع الوقت:

للتأكد من أن جميع الموظفين يعملون بكفاءة ودون تشتت، ستحتاج إلى أدوات تتبع الوقت مثل Time Doctor و Toggl.

يمكن استخدام هذه الأدوات على جميع الأجهزة ويمكنها تقديم تقارير مفيدة حول تقدم العمل.

وهي مفيدة جدًا أيضًا في حساب الساعات في حال كانت سياستك التسعيرية قائمة على الساعة.

أدوات الأعمال:

للحصول على أفضل النتائج والأرباح لشركتك المدارة عن بعد، عليك الاعتماد على ثلاثة أنواع أساسية من الأنظمة (التطبيقات):

• أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM): تتيح لك أنظمة إدارة علاقات العملاء باستضافة جميع عملائك المحتملين والصفقات وجهات الاتصال في مكان واحد.

هناك الكثير من أنظمة CRM حاليًا، بعضها رخيص وبعضها باهظ الثمن ولكل منصة مزاياها، الأكثر ملاءمة لاحتياجاتك هو الأداة الأكثر مرونة، والتي تسمح لك ببناء منهجية علاقاتك مع الزبائن وفقًا لنهج شركتك، وأتمتة جزء كبير من العملية مما يمنحك تركيزًا أعلى لمتابعة عمليات الإغلاق، واكتشاف أي فجوة أو خطأ ممكن أن تسبب ضياع العملاء.

• أنظمة إدارة المشاريع والمهام: إذا كنت تدير شركة ناجحة فأنت معتاد على التعامل مع العديد من العملاء والمشاريع في آن واحد.

ولمعالجة هذه المشكلة أنت بحاجة إلى أنظمة إدارة المشاريع والمهام، والتي تسمح لك بإضافة العديد من المشاريع، وإسناد المهام للموظفين ومتابعة وتحديث المخطط الزمني للمشروع على الدوام، وأتمتة سير المهام وإلقاء نظرة عامة على دورة المشروع بأكمله.

• إدارة النفقات: مثل أي عمل آخر يعتمد إبقاء شركتك مستمرة (وتدر الأرباح أيضًا) في الحفاظ على تدفق نقدي دائم وسليم.

وللقيام بذلك تحتاج إلى برامج تساعدك في تتبع النفقات والفواتير والدفعات المتوقعة.

حيث تمكّنك تلك الأنظمة من متابعة النفقات وتحليلها من خلال واجهات بسيطة قابلة للتخصيص.

كما لاحظت فهناك العديد من أدوات العمل اللازمة والضرورية للبدء في العمل عن بعد، ولكن لا تقلق!

يمكنك أن تجد جميع هذه الأنظمة في الحلول السحابية المتكاملة كمنصة Workiom و Airtable و Monday.com و clickup، والتي تتيح لك بناء واستضافة جميع هذه الأنظمة في مكان واحد، مما يتيح لك إمكانية ربط البيانات بين الأنظمة المختلفة ويزيد من كفاءة ودقة التقارير.