استراتيجيات إدارة الوقت

1

. حدد الأهداف بشكل صحيح

يقول “رومان هيرتسوغ” رئيس الاتحاد الألماني:

الرؤية هي استراتيجية سلوكية، وهذا ما يميزها عن الأوهام، الرؤية تقتضي أن يملك المرء الشجاعة والقوة والاستعداد اللامحدود للعمل من أجل تحقيقها

هذه الرؤية تحتاج إلى أن تُترجم في شكل أهداف، لأن الأحلام والأهداف تحرر الطاقات الفكرية والعاطفية وتوجهها، وتجعلك تشعر بأنك تعمل من أجل إنجاز أمر هام.

تعلّم وضع أهدافك في شكل أهداف ذكية Smart Goals، بمعنى أن تكون هذه الأهداف: مكتوبة وقابلة للتحقق وقابلة للقياس وذات صلة ومحددة بوقت زمني. في هذا السياق، توصلت نتائج الدراسة التي أجرتها جامعة هارفارد على مجموعة كبيرة من خريجيها إلى أن:

1. %83 من الخريجين الذين لم يضعوا أهداف واضحة في سيرتهم المهنية، كانوا متقاربين من حيث الدخل الشهري.
2. %14 من الخريجين الذين حددوا أهداف لحياتهم المهنية لكنهم لم يقوموا بصياغتها في شكل كلمات أو أهداف مكتوبة، فإن متوسط دخلهم الشهري يفوق زملائهم من المجموعة الأولى بثلاثة أضعاف.
3. %3 من الخريجين وضعوا أهداف واضحة ومكتوبة لحياتهم المهنية، كانوا يكسبوا شهريًا 10 أضعاف أصدقائهم من المجموعة الأولى.

2. خطط بشكل جيد

جرب أن تضع قائمة بالمهام التي عليك القيام بها في اليوم التالي، سيوفر ذلك الكثير من الوقت والجهد في اليوم التالي.

3. رتب أولوياتك

لا تمتلك كل المهام نفس الأهمية، تعلم ترتيب مهامك من الأكثر أهمية والعاجل للبدء في إنجازها فورًا، ثم الأقل أهمية لتنفيذها فيما بعد، وغير المهم لتأجيله لوقت لاحق، كيف نحدد أولوياتنا؟

من خلال معرفة قيمنا الأساسية وأهدافنا يمكننا تحديد أولوياتنا، هناك طريقة بسيطة تساعدك في ذلك، تتبع الأنشطة التي تقوم بها لمدة أسبوعين، مع تدوين القيم الأساسية المرتبطة بتلك الأفعال، راقب نفسك بتمعن مع تقييم لكيفية الاقتراب من أهدافك. بعد التدوين، ألقي نظرة على الطريقة التي تقضي بها وقتك، وتخلص من أي نشاط غير مرتبط بأهدافك، واستبدله بأخرى مفيدة تساعدك على تحقيق أهدافك، مثلًا إذا كنت تمضي وقتًا طويلًا لمشاهدة التلفزيون، أو التواجد على وسائل التواصل الاجتماعي يمكنك التوقف عن هذه العادة، والبدء في ممارسة الرياضة أو أي نشاط آخر أكثر فائدة.

4. تعلم التركيز

يقول بيتر دراكر:

حيثما يتجه التركيز تتركز الطاقة

فمن خلال التركيز على النتيجة يمكنك تطوير الحافز والتنظيم لتحقيق أهدافك، ضع أهداف معينة والاستراتيجيات اللازمة لتحقيقها، ضع نصب عينيك تحديد عدد محدد من الأهداف، فالأهداف اللانهائية تساوي عدم وجود أهداف، لأنك لن تمتلك الوقت الكافي لإنجازها.

ولتحقيق ذلك، أنت بحاجة إلى تغيير طريقة تفكيرك الخاصة بالوقت كمورد خارج عن إرادتك، فاليوم له عدد ساعات محددة، لكن ما زال بإمكانك تركيز مهارة إدارة الوقت، وتركيز انتباهك على ما يهم حقًا.

5. تغلب على المشتتات

ما هي الأشياء التي تشتت انتباهك في أثناء العمل؟ هل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي؟ الدردشة مع الأصدقاء أو زملاء العمل؟ تخلص من هذه الأشياء التي تشتتك، وتعلم التحكم في مساحة العمل الخاصة بك، حتى تكون منتجًا.

قد نشعر بمشاعر غير مريحة مثل الملل أو الإحباط أو قلة الاهتمام خلال ممارسة عملٍ ما، فنسمح لأنفسنا بالتشتت وفقدان التركيز، ربما نتصفح الفيسبوك أو نتصل بصديق، وهذه استجابات مكتسبة مسببة للإدمان، ويمكن التغلب عليها بدلًا من التراجع عن استكمال المهمة. وفقًا لدراسة أجرتها MONY THINK يتشتت ثلث الموظفين لمدة 3 ساعات يوميًا، في المرة القادمة التي تشعر فيها بالتشتت تعلم إدارة ذاتك والتركيز على المهمة الحالية.

6. قسم المهام والأهداف

تبدأ مهارة تنظيم الوقت بالتركيز على ما نريده حقًا في هذه الحياة سواء الترقي لوظيفة معينة أو تعزيز علاقة ما، أو بدء عملنا الخاص أو العيش بأسلوب حياة أكثر صحة، من هذا الهدف الكبير بأهداف أصغر لتحقيقه. عادةً ما نشعر بالتوتر نتيجة التفكير في أشياء كثيرة في وقتٍ واحد، إذا كنت تواجه عدد كبير من المهام، يمكنك إنشاء قائمة مهام أفضل عن طريق تقسيم جميع المهام ذات الصلة إلى مجموعات أصغر، مما يسهل إدارتها ومعالجتها، بالتالي تصور وتحديد الخطوات التي نحتاج إليها للوصول إلى أهدافنا بشكل أفضل.

7. حدد وقت زمني للانتهاء من المهام

عندما تحدد وقت زمني للانتهاء من كل مهمة، فمن السهل معرفة المشكلات التي قد تواجهها أثناء إنجاز المهمة، على سبيل المثال عندما تحدد وقت معين لإنجاز مجموعة من المهام ثم لا تستطيع إنجازها جميعًا، ستعرف قدرتك على إنجاز عدد معين من المهام في وقت معين، بالتالي تفويض المهام الأخرى لأشخاص آخرين لإنجازها في الوقت المحدد.

تحديد وقت زمني لكل مهمة أحد عناصر الهدف الذكي، لذا إذا أردنا النجاح في تنظيم الوقت الخاص بنا، علينا الالتزام بالمدة الزمنية المحددة لإنجاز كل مهمة .

8. خذ استراحة بين المهام

لا تنفذ المهام واحدة تلو الأخرى دون أخذ قسط من الراحة، إن أخذ قيلولة وسط النهار، أو التأمل أو التنزه أو قضاء بعض الوقت للراحة، يجدد نشاطك ويجعل ذهنك أكثر صفاءً وقدرةً على إنجاز المهام المطلوبة. تذكر أن الراحة ليست رفاهية، إنما فرصة لإعادة شحن طاقتك.

9. احذف المهام غير الضرورية

لا داعي لوجود مهام غير ضرورية تثقل كاهلك، احذف المهام غير الضرورية أو قم بتفويضها.

10. لا تعدد المهام في وقت واحد

يعد تعدد المهام واحد من أخطاء الإدارة الشائعة، عادةً ما يقلل تعدد المهام من إنتاجيتك، وبدلًا من العمل على عدة مشاريع في وقت واحد ينتهي بك الأمر لعدم إنجاز أيً منها، فإن أفضل طريقة لإدارة الوقت هي التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، وإعطائها الاهتمام الكامل للعمل عليها، وتجنب الأخطاء والمشتتات.

11. كافئ نفسك على العمل الجيد

يمكن أن تكون المكافآت حافزًا لتنظيم الوقت وأداء المهام بشكلٍ جيد

12. توقف عن الإجابات الفورية

إذا كنت لا تمتلك القدرة على قول لا للأشخاص، درّب نفسك على تأجيل الرد والتوقف عن الردود الفورية، أخبر الشخص أنك بحاجة لبعض الوقت للتفكير في الأمر، درب نفسك على ذلك لمدة شهر ولا تتورط في أنشطة لا تتوافق مع أهدافك وقيمك، ثم قيّم في نهاية الشهر كم من الوقت وفرت، وإلى أي مدى تشعر بالرضا تجاه نفسك.

13. استفد من التكنولوجيا

تتيح التكنولوجيا إمكانيات رائعة لإدارة الوقت وتنظيمه، يمكنك الاستفادة من التقنيات الحديثة التي سهلّت إدارة المهام وأدائها بشكل كبير، خاصةً ما يتعلق بإدارة البريد الإلكتروني والوسائط الاجتماعية، يمكنك الاستعانة ببعض البرامج لأتمتة المهام بما في ذلك Zaier و وifttt

 

14. نظم الأشياء حولك

تعلم تنظيم نفسك وبيئتك بطريقة مثمرة، بما في ذلك توفير بيئة عمل نظيفة، ومكتب منظم وملفات منظمة، مع تدوين الملاحظات وعمل قوائم المهام ومراجعتها وما إلى ذلك.

15. الالتزام بالمواعيد

إن لم تكن في الموعد المحد فأنت متأخر، والتأخير علامة على عدم قدرتك على التحكم بوقتك.