أهمية المساعد الافتراضي

ما هو المساعد الافتراضي Virtual Assistant؟

يشمل التعريف بالمساعد الافتراضي كل شخص يعمل على تقديم خدماته لرواد الأعمال وأصحاب المشاريع عن بُعد، مقابل أجر يتفق عليه مسبقًا، وتشمل تلك الخدمات العديد من المساعدات الإدارية والفنية وغيرها، ويشير استخدام مصطلح “افتراضي” إلى أن هذا المساعد يعمل لحسابه الخاص عبر الإنترنت لأنه أحد أنواع العمل الحر عبر الإنترنت، وهو ما يُوسّع دائرة العمل مما يُمكّن المساعد الافتراضي من مباشرة عمله من أي مكان في العالم.

ما أهمية المساعد الافتراضي؟

تكمن أهمية المساعد الافتراضي في تعدُّدية المهام التي يمكنه القيام بها -سنستعرضها لاحقًا- وهو ما يساعد على تحقيق الأهداف التسويقية بشكل أسرع وأيسر. وفيما يلي نوضح أهم وأبرز فوائد الاستعانة بمساعد افتراضي لتسيير أعمالك:

1. إدارة وإنجاز المهام

المهام الصغيرة والكثيرة والروتينية -مهما كانت ضرورية- فإنها قد تعيق قدرتك على الإبداع والتركيز، مما قد يقلل من إنتاجيتك. لذا، فالاستعانة بمساعد افتراضي يؤدي عنك تلك المهام سيسمح بتفرُّغك للمهام الأكبر التي تحتاج لتركيزك، وهو ما يؤدي في نهاية الأمر إلى زيادة الإنتاجية، وتوفير الوقت والجهد وسهولة تحقيق أهدافك التسويقية.

2. تقليل الميزانية وتكلفة العمالة

إن استعانتك بمساعد شخصي تقليدي بدوام كامل يتطلّب منك التزامًا براتب مُجزي وضرائب وتأمينات وتكلفة إنشاء مكاتب وتعويضات وإجازات وما إلى ذلك، مما قد يشكّل عبئًا على ميزانيتك، بينما الاعتماد على المساعد الافتراضي عبر الإنترنت لن يكلفك سوى الدفع مقابل الخدمات التي ستحصل عليها، وهو ما يؤدي إلى ترشيد الميزانية وتقليل العمالة، وهذا هو الفرق بين المساعد الافتراضي والمساعد الشخصي.

3. مرونة ساعات العمل

بخلاف المساعد الشخصي التقليدي، لا يتقيَّد المساعد الافتراضي بساعات عمل محددة، بل إن هذا الأمر هو من أكثر الأشياء مرونة لدى المساعدين الافتراضيين، حتى إن بعضهم يمكنه العمل ليلًا أو في الإجازات الرسمية وفقًا لجدول أعمالك، وهو ما يساعد في إنجاز المهام الطارئة التي تتطلّب تدخلًا لحظيًا أو إنجازًا سريعًا.

ما الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي؟

قائمة الخدمات والمهام التي يمكن أن يقدمها المساعد الافتراضي قد لا تنتهي، وهي تتعدد وتتنوع حسب المهارات التي يمتلكها. ومن أبرز تلك الخدمات:

• خدمة العملاء.
• الدعم الإداري مثل إدخال البيانات وجدولة المواعيد، وإدارة التقويمات، وكتابة التقارير.
• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي مثل مهام نشر المنشورات وإدارتها، ومتابعة التعليقات والرد على الاستفسارات.
• التدقيق اللغوي والتحرير، والتفريغ الصوتي، والأعمال الكتابية.
• إدارة الحسابات.
• كتابة وإدارة المحتوى.
• ترتيب وتنظيم الحملات التسويقية.
• إدارة البريد الإلكتروني.
• التسويق الإلكتروني.
• التصميم.
• تنظيم وإدارة الاجتماعات.
• إعداد الحقائب التدريبية.
• إدارة المتاجر الإلكترونية.

مهارات المساعد الافتراضي

إذا قررتَ أن تبدأ عملك الحر كمساعد افتراضي، فعليك أن تعلم أن ثمة مهارات أساسية لا بد أن تمتلكها هي التي ستؤهلك للنجاح في أولى خطواتك، كما أن هناك العديد من المهارات الإضافية التي لا حصر لها، تكمن أهميتها في أنها ستمكنك من الاستمرار في هذا المجال، وتوسيع نطاق خدماتك وخبراتك.

والخبر الجيد أن تلك المهارت ليست حِكرًا على دراسة أو تخصص معين ولا تتقيد بشهادات محددة، ما يعني أنه يمكنك اكتسابها وتعلُّمها حتى ولو لم تكن لك خبرة سابقة، فتعلُّمها وممارستها هو الذي سيبني خبراتك ويعزز نجاحك. فيما يلي نلقي الضوء على أبرز وأهم تلك المهارات:

1. مهارات تنظيم وإدارة الوقت

من أهم المهارات التي يحتاجها المساعد الافتراضي هي مهارات إدارة الوقت؛ لأن غالبية عمله يعتمد عليها بدءًا من تنظيمه لوقته الخاص، حتى تنظيم وقت وجداول ومهام العميل. ولا شك أن حُسن إدارة المساعد الافتراضي لجدول أعمال عميله يعطي انطباعًا احترافيًا لتقديره لقيمة الوقت، وهو ما يعطي أملًا في تعاملات بعيدة الأمد بين الطرفين.

وتكمن أهمية احتراف مهارات تنظيم وإدارة الوقت في أنها تخفف عنك الشعور بالضغط والتشتت والفوضى، وهو ما سيجعلك أكثر إنتاجية، وأكثر قدرة على تحقيق الأهداف المنشودة. وهذه بعض النصائح التي ستساعدك في إدارة وقتك:

• حدد هدفك، وأَحكِم خطتك.
• اعمل وفق جدول زمني يتضمن المهام المطلوبة منك.
• قسّم وصنّف تلك المهام حسب الأولوية.
• لا تُكدّس المهام، ولكن اترك متسعًا من الوقت للمهام التي قد تطرأ فجأة أثناء العمل.
• أَطلِع عميلك على الجدول الزمني الذي وضعته لتسيير أعماله وشاركه الرأي حوله، لتفادي أي ملاحظات قد تعطل سير العمل.
• ابتعد عن المشتتات، وتعلّم قول “لا” للأشياء غير الضرورية التي قد تسحبك خارج إطار خطتك.
• اعمل على فترات يتخللها استراحات متقطعة وبسيطة.
• استعن بالتطبيقات والأدوات التي تساعدك على جدولة أعمالك، وتنظيم وقتك وإنجاز مهامك، وسنتطرق لبعضها لاحقًا.

2. القدرة على التفاوض والإقناع

إذا أردت أن تصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا، فلا بد أن يكون لديك القدرة على التفاوض والإقناع، ففي كثير من الأحيان سيتوجّب عليك التفاوض مع العملاء المستهدفين لدعوتهم إلى اتخاذ إجراء إيجابي لصالح صاحب المشروع الذي تعمل لديه، وكلما كانت قدرتك على التفاوض والإقناع أكثر احترافية، استطعتَ أن تُحوِّل العملاء المحتملين إلى عملاء فعليين.

3. مهارة البحث والتَّقصي

البحث والتقصي وراء المعلومات والأخبار والمعاملات هو من صميم عمل المساعدين الافتراضيين، وهو ليس بالأمر السهل، لكنه يتطلب قدرات عالية من التركيز لالتقاط المعلومة والدقة للتحري من صحتها، والشغف لمواصلة البحث حتى الوصول للنتيجة المطلوبة.

4. المهارات التقنية ومهارات الحاسوب

لا شك أن إتقان المساعدين الافتراضيين لمهارات الحاسوب هو أمر ضروري، لأن أغلب المهام التي سيقوم بها المساعد تتطلب تلك المهارات، كما أن الإلمام ببعض المهارات التقنية سيؤهله للاحترافية، ويساعده في إنجاز العديد من المهام الإضافية، ومن أهم مهارات الحاسوب الرائجة التي لا بد أن يكون على دراية بها: برامج Microsoft Office، وأدوات أتمتة التسويق.

5. القدرة على العمل تحت الضغط

مهما سعى المساعد الافتراضي لإدارة وقته وتنظيم أعماله وبذل الجهد في سبيل ذلك، إلا أن قطاع الأعمال لا يخلو من بعض الأوقات العصيبة والطارئة التي تتطلب قدرة خاصة منه على الاستمرار في العمل والحفاظ على الإنتاجية تحت الضغط، وفي تلك الأوقات يبرز الفرق بين المساعد الاحترافي الذي يصعب الاستغناء عنه وبين المساعد التقليدي الذي قد يتشتت تحت الضغط.

6. اتخاذ القرار

إذا أردت أن تصبح مساعدًا افتراضيًا، فعليك أن تعلم أنك ستنُوب عن صاحب العمل في العديد من المهام، وستتحدث باسمه في كثير من المواقف، وستحتَّك بالعملاء المستهدفين، وهو ما سيعرضك لكثير من المواقف التي تتطلب منك اتخاذ قرارات فورية أو إجراءات نيابةً عن العميل. هذه القرارات سيتم مراجعتها بالطبع لاحقًا من صاحب العمل الذي سيحللها بدقة، وينظر في مدى مواكبتها لأهداف مشروعه ويترقب النتائج، فإذا لم تكن تلك القرارات على قدر المسؤولية، فلا بد أن التعاون لن يكون موفقًا أو بعيد الأمد بين الجانبين.

جدير بالذكرِّ أن اتخاذ القرارات الصائبة ليس أمرًا عشوائيًا أو اندفاعيًا، بل هو حصيلة الكثير من الممارسات مثل:

• التحليل المنطقي.
• التّروي وعدم الاندفاع.
• تراكم الخبرات.
• القدرة على حل المشكلات.
• التفكير المعمق.