وسائل العمل بذكاء لا بكد

التشديد على أهمية العمل بذكاء أكثر بدلًا من العمل بجهد أكبر من أحد الأشياء التي تحبها بيلي -كاتبة المقال- في ثقافة العمل في Buffer، فيهدف فريقهم إلى جعل الأوقات التي يقضونها في العمل منتجة قدر الإمكان مع الحصول في نفس الوقت على القدر الكافي من النوم والتمارين والترفيه عن أنفسهم. يمكن للعمل بكد أن يكون عادة سهلة التبنّي تدريجيًا، إلا أنه يصعب أحيانًا الاستراحة في نهاية اليوم أو قضاء بعض الوقت خارجًا بذهنٍ صافٍ. ازداد هذا صعوبةً مؤخّرًا مع بيلي، في مشروعها الابتدائيّ الخاص، فحينما لا تعمل في Buffer، تكون وقتها تعمل في Exist، فمن السهل إذًا الوقوع في شباك الروتين والنمطية، بدلًا من العمل بذكاء والتكيّف مع أوقات العمل لتجد الوقت لراحة الذهن.

إذا كان هذا يحصل معك أيضًا، إليك خمسَ نصائح لتجرّبها لتساعدك على العمل بذكاء، لا بكد.

نظم أوقات الراحة حسب مدة النشاط الطبيعية لديك

يروي ستيفن كوفي في أحد كتب بيلي المفضّلة، قصةً عن حطّابٍ ينفَلُّ منشاره مع مرور الوقت إلّا أنه يستمر في قطع الأشجار به، بينما بامكانه أن يوفر على نفسه وقتًا وجهدًا على المدى البعيد بالتوقف عن النشر لصقل المنشار والعودة لقطع الأشجار بنصلٍ حاد.

قد تكون مقارنةَ بسيطة ومن السهل تذكّرها، إلا أن تنفيذها عمليًا أصعب، وإليك ما يقوله ستيفن كوفي عن صقل منشار الحياة:

“ما يعنيه صقلُ منشارِك هو دعمك لأقوى حليفِ لك وصيانَتُك له، وهذا هو أنت. مما يعني التمتّع ببرنامج عملٍ متوازنٍ لتجديد الذات في قطاعات الحياةِ الأربع: الماديّة، والإجتماعيّة، والنفسية، والعقلية، والروحية.”

فصقل المنشار وسيلة رائعة للاندماج في كافة أوجه الحياة، إلّا أنّها مفيدة في اعتقادها خصوصًا فيما يتعلق بتجنّب الإصابة بالإنهاك في العمل. متوسّط مدّة التركيز لعقولنا هو تسعون دقيقة وتحتاج بعدها إلى عشرين دقيقة من الراحة، ويمكن التوضيح في هذا المخطّط المبنيّ على رَتمنا اليومي الطبيعي:

يمكن لمجرّد الابتعاد عن العمل والحصول على الراحة أن يكونا بدايةًَ جيدة، يمكن للحصول على استراحات خلال اليوم أن يساعدك على انعاش عقلك وتجديد مدّة نشاطك وانتباهك. العمل بدفعات صغيرة طريقة جيّدة أخرى للحصول على الراحة، خصوصًا عندما تكون مشغولًا. تقنيّة بومودورو “Pomodoro Technique” وسيلة مثاليّة لذلك، فقط احصل على مؤقِّت لمدّة 25 دقيقة، وعندما تنتهي المدّة، خُذ راحة قصيرة. مطِّط رجليك، اجلب لنفسك مشروبًا، تفقّد بريدك الالكتروني، أو فقط اجلس واسترخِ. وإذا كنت مرتبطًا بالوقت بشدّة، يمكنك أن تنفّذ مهمة مختلفة للتسرية عن نفسك. إذا كنت قد جربت تمرين الدّقائق السّبع، فسوف ستفهم كيف يعمل ذلك، فبينما تمرّن ذراعيك، تُريح رجليك، والعكس. انظر أيضًا مقال سبعة عشر من تمارين التمدد المكتبية التي قد تنقذ حياتك.

يمكنك توظيف نشاطات بسيطة سهلة لإراحة عقلك عندما تكون مضغوطًا بكثير من العمل، كالردّ على رسائل بريدك الإلكتروني، أو القيام باتصال هاتفي.

القيلولة أحد أكثر الطرق فعالية لتعزيز عمل دماغك

تُظهر الأبحاث أن القيلولة تطوّر النشاط الإدراكيّ والتفكير الابداعي وأداء الذاكرة. وتفيد القيلولة بشكل خاص في عملية التعلم، حيث تساعد على تحسين استيعاب المعلومات واستحضارها، ما يؤدّي إلى عمليّة تعليميّة مُحسّنة، وحفظ الذاكرة:

“تشير الأبحاث إلى أنّه عندما يتمّ تسجيل ذكرى ما في الدماغ لأوّل مرّة –في الحُصَين تحديدًا، وهو جزءٌ من الدماغ- فإنّها تكون “هشّة” بَعد، ويسهل نسيانها، خصوصًا إذا كان على الدماغ حفظ أشياء أخرى، إلا أن القيلولة تدفع بالمعلومة إلى قشرة الدماغ على ما يبدو، أي المكان الدائم لحفظ المعلومات في الدماغ، ما يمنعها من أن تُنسى.”

ففي احدى الدراسات، أدّى مجموعة من المشاركين في الاختبار الذي حصلوا على قيلولة قبله، أفضل من الآخرين الذين لم يحصلوا على قسط من النوم.

ليست القيلولة مفيدة فقط في ترسيخ المعلومات وتذكّر المعلومات الجديدة (والذي سيكون أمرًا مفيدًا إذا تضمّن عملك القيام بعديدٍ من الأبحاث خلال اليوم!)، بل إنها مفيدة أيضًا في تجنّب تعرّضنا للإنهاك:

“شعورك بالإنهاك هو إشارة لك تقول أنك لا تستطيع أن تستقبل المزيد من المعلومات في هذا الجزء من الدماغ إلى أن تحصل على قسط من النوم.”

إذًا، متى يُفتَرضُ أخذ قيلولة؟ إذا أعرت انتباهًا إلى رَتْم جسمك اليوميّ الطبيعي، ستلاحظ غالبًا هبوطًا في نشاطك في ساعات الظهيرة، هذا لأن أجسامنا مصممة بحيث تنام مرّتين يوميًا، إحداهما لفترةٍ طويلةٍ خلال الليل، وأخرى أقصر خلال النهار، وفقًا للبروفيسور Jim Horne من جامعة Loughborough، وهذا ما يجعلنا نشعر بالنعاس والكسل في فترة الظهيرة، وحتى إذا لم تأخذ قيلولة، فإن ذلك وقتٌ جيدٌ للإذعان لرغبة جسمك، والاسترخاء.

اقض وقتًا مع الطبيعة

يقترح دانييل غولمان، مؤلّف كتاب التركيز: القوة الخفية وراء التميّز، قضاءَ وقتٍ في الطّبيعة لتجديدِ مدى النشاط لدينا وإرخاءِ عقولنا. ويذكر تجربة واحدة في كتابه تم فيها رصد الفرق بين الناس الذين كانوا يحاولون الاسترخاء بالمشي في مدينة وآخرين فعلوا الشيء ذاته في متنزّه هادئ، وتوصّلت الدراسة إلى أن مستوى التركيزِ المطلوب للسير في مدينةٍ عالٍ بحيثُ لا يدع فرصةً للدماغ للاسترخاء:

“على العكس من البيئة الطبيعيّة، فإن البيئة المدنية مليئة بمحفّزات الذّهن التي تسلب الانتباه وتثيره، بالإضافة إلى الحاجة إلى التركيز المباشر (لتجنّب الاصطدام بسيارة مثلًا)، ما يجعلها أقل مناسبةً لعمليّة الإنعاش وتجديد النشاط.”

في المقابل، يسمحُ قضاء الوقت في الطبيعة لأدمغتِنا بالاسترخاء تمامًا، مما يساعدنا على التركيز لمدة أطول عندما نعود إلى العمل. أضف إلى ذلك، أن بحوثًا أخرى وجدت أن الحافز للتعلّم لدى الطلاب يكون أكبر عندما يجلسون في الطبيعة بدلًا من غرفة الفصل، تعتقد Belle أنها كانت لتشعر بالشيء ذاته إذا ما سُمح لها بالدراسة في الطبيعة في الثانويّة.

تحرك في الأرجاء وفقًا لجدول

قرأت بيلي مؤخرًا منشورًا على مدوّنة لـJoel Runyon عن أسلوب أسماه “Workstation Popcorn” أي “أسلوب تقسيم العمل إلى محطات موزعة جغرافيًا والتنقل بينها” وهو بالضّبط ما كان يعمل وفقه كولن، أحد مطوّري Buffer، منذ مدة. الفكرة هي أنك تجلس في مقاهٍ أو أماكن عمل مختلفة (أو أي مكانٍ آخر، كما في حالة كولن)، لإنجاز كميّات كبيرة من العمل خلال اليوم.

يبدأ أسلوب تقسيم المحطّات الجغرافيّة بـقائمة أعمال واضحة ومخطّطة، ويجب أن تخطّط علامَ سوف تعمل في كلّ مكان قبل أن تجلس فيه، لتستطيع البدء في العمل فورًا عند جلوسك.

يُقَسّم جويل قائمة أعماله إلى أقسام، قسم لكل مقهىً يخطّط لزيارته، وقسّم كل قسم إلى ثلاث مهامٍ واضحة. وفَوْر أن يفرُغ من مجموعة المهام التي حدّدها، يمضي إلى المقهى التّالي في قائمته.

يمكنك بالطبع تقسيم قائمتك بأفضل شكل يناسبك، لكن الجزء المهم هو وضع نقطة نهاية واضحة، تعتمد على مدى انجازك المهام بدلًا من الوقت، قبل انتقالك إلى مكان جديد. وعندما تنتقل من مكانك، فإن المشي أو ركوب الدرّاجة وسيلة جيّدة لذلك، وفقاً لما يقوله جويل:

“استغلّ هذا الوقت في التأمل، والاستراحة من شاشة الحاسوب، وإضفاء بعض الحركة إلى يومك، احتفظ بهاتفك في جيبك وتحرك، استرح من العمل لمدة 30 دقيقة على الأقل.”

يجد كولن وقت راحته مفيدًا للتفكير في ما سيعمل عليه وما هي خطوته التالية، ويشير جويل إلى أنه أصبح أكثر إنتاجيّةً ونشاطًا خلال اليوم ويعمل الآن ساعات أقل منذ بدأ اتّباع هذه الطريقة.

عندما جرّبت بيلي هذا في الماضي، وجدَت أن وضع علاماتٍ بارزة لنفسك مسبقًا لتحديدِ النقاط المهمة أمر مفيد جدًا دومًا، إذا كنت مثلها وتعمل في العادة على مشروعين كبيرين في يوم واحد، قد تجد هذا مفيدًا لك أيضًا.

إذا كانت بيلي تعمل على منشور مدوّنة، فإنها تقسّمه إلى أجزاء صغيرة: كالعصف الذهني، وإجراء البحوث، ثم تكتب كل قسم، وتُضيف مقدمة وخاتمة. تساعدها هذه الأجزاء الصغيرة في اختيار نقطة توقف لكل موقع عمل قبل أن تغادره.

وحتى إذا كنت ستبقى في المكان ذاته، تقسيم عملك إلى أجزاء صغيرة ووضع علامات بارزة كنقاط توقف طريقتان جيّدتان للافساح لكثير من أوقات الراحة في يومك.

تفقد بريدك الإلكتروني فور استيقاظك صباحًا

لا بد أن هذه غيرُ متوقّعة، خصوصًا إذا كنت قارئًا لما هو شائع على الانترنت حول الانتاجيّة خلال السنوات الأخيرة. الجميع يقول لك ألا تفعل ذلك فعلًا، إلا أن بيلي تفعله يوميًا وتجده مفيدًا جدًا، وإليك كيف يساعدها هذا في الإنتاج أكثر خلال اليوم.

إذا كنت تعمل في فريق معزول مثل Buffer، أو في فريق دولي، ستعرف كيف هو شعور أن يعمل نصف فريقك أو أكثر بينما أنت نائم، لتستيقظ لتجد أنّك متأخر عنهم، خصوصًا إذا كنتم تعملون معًا وبحاجة إلى التعاون الوثيق معًا في العمل، فمن المهم أن تتفقّد بريدك الإلكتروني قبل بدء اليوم والتأكد من أنك متفق مع الجميع في ما سوف تعملون عليه اليوم.

مذ بدأت بيلي العمل في Buffer، وهي تستيقظ على أصوات اشعارات بريدها التي تقول أن لديها أخطاءً مطبعية تحتاج التّعديل، أو أن عليها نشر منشور جديد في المدوّنة، وحتى أن Buffer قد اختُرِق. تَوَلِّي أمر كلّ هذه الرسائل في الصباح يساعد في تحديد ما إذا كنت ستعمل اليوم على ما طرأ من جديد**، وأن تتوافق مهامك مع مهام الجميع، أو أن تمضي بإنجاز مهامك الخاصة التي عليك مسبقًا.

تفقّد البريد الإلكتروني مفيدٌ لبيلي حتى في مشروعها الابتدائي الخاص، والذي يديره شخصان فقط، شريكها في تأسيس المشروع يميل إلى العمل في الليل بينما تكون هي نائمة، لذا تستيقظ أحيانًا لتجد إيميلات حول التغيرات التي طرأت خلال الليلة، وتعليقات على المُنتَج من زبائن من مناطق زمنية مختلفة.

يمكن بالطبع الانتظار حتى الوصول إلى المكتب لتفقّد البريد الإلكتروني، أو حتى فعل ذلك أثناء تناول القهوة في الصباح قبل بدء اليوم، لكن بيلي لا تفعل هذا. بل تتفقّد بريدها الإلكتروني عادةً قبل أن تنهض من السرير حتى، أعلم أنها صدمة مرعبة! لكنها تبرر ذلك قائلةً أنها لا تملك إشعارات للبريدِ إلكتروني على الهاتف ولا على الحاسوب، هذا يعني أن تفقّد بريدها الإلكتروني يدوي ويعود اختيار الوقت لذلك لها، وهي لا تحب العمل بينما تطبيق بريدها الإلكتروني مفتوح، إذ أنّها تميل إلى تفقده كثيرًا.

لذا، عندما تجلس في مكتبها صباحًا لمباشرة عملها، لا تكون قد تفقّدت بريدها الإلكتروني وردّت على كل ما هو طارئ فقط، بل تكون أيضًا قد جلست أمام حاسوب بلا بريد وارد مفتوح ليشتت انتباهها عمّا تعمل عليه، وتسترخي مدركةً أنّها لم تفوّت أي شيء مهم وتبدأ يومها تاركةً بريدها الوارد لتتفقدّه لاحقًا، وبالرغم من أن هذا لن ينجح مع الجميع، إلا أنّه يستحق المحاولة إذا كُنتَ في وضعٍ مُشابه.