خطوات إدارة التغيير

خطوات إدارة التغيير

اتبع هذه الخطوات للتأكد من تنفيذك لخطة إدارة تغيير فعالة:

1. تحديد ما تحتاج الشركة إلى تحسينه

اكتشف ما يمكن أن يستفيد من التغيير في شركتك، لأن معظم عمليات التغيير تهدف إلى تحسين منتج أو خدمة أو مخرجات (نتائج أو محصلات). يمكن أن يساعد التحديد الصحيح للمجالات التي تحتاج إلى تحسين فريق التغيير على تحديد الأهداف والخطط المناسبة للشركة. وستساعدك هذه الخطوة أيضًا في تحديد الموارد المطلوبة التي يمكنك استخدامها لعملية التغيير.

2. تقديم مبررات تجارية جيدة لأصحاب المصلحة

قم بعمل عرض تقديمي سليم وقوي لحالة الأعمال (مبررات تجارية business case) لمختلف أصحاب المصلحة في شركتك، والتي يمكن أن تشمل الإدارة العليا والمستثمرين وغيرهم ممن لهم تأثير مباشر أو غير مباشر على المنظمة. والغرض الرئيسي من إنشاء حالة الأعمال (مبررات تجارية business case) هو بيع فكرة التغيير لأصحاب المصلحة للموافقة عليها ودعمها، مما قد يساعد في تحقيق انتقال شامل أكثر سلاسة.

حالة الأعمال business case هي مستند يشرح كيف تفوق فوائد المشروع تكاليفه ولماذا يجب تنفيذه. يتم إعداد حالات الأعمال خلال مرحلة بدء المشروع والغرض منها هو تضمين جميع أهداف المشروع وتكاليفه وفوائده لإقناع أصحاب المصلحة بقيمته. وتعد حالة الأعمال وثيقة مشروع مهمة لتثبت للعميل أو أصحاب المصلحة أن المشروع الذي تقدمه هو استثمار سليم.

3. وضع خطة للتغيير

يجب أن تتضمن خطتك للتغيير تحديدًا واضحًا لنقطة البداية لعملية التغيير والإجراءات التي يجب اتباعها ونقطة نهاية عملية التغيير. ويجب أن توضح خطة التغيير أيضًا الموارد التي تخطط لاستخدامها وكيف ستستخدمها.

أيضًا، يجب أن تحدد الخطة التكلفة والنطاق والمخاطر التي تنطوي عليها. ويجب أن تبرز الخطة الخطوات الواضحة التي يجب على شركتك اتخاذها لإكمال كل مرحلة من مراحل التغيير.

4. توفير الموارد اللازمة

يعد توفير الموارد والتمويل اللازمين أمرًا مهمًا حتى تتمكن منظمتك من تنفيذ تغيير سلس ومتواصل. ويمكن أن تشتمل بعض هذه الموارد على أنظمة برمجية ومعدات جديدة وبنى تحتية محسنة. ويمكن أن يكون البعض الآخر أدوات وموارد تعليمية تساعد في تدريب الموظفين على وظائفهم أو مسؤولياتهم الجديدة.

5. وضع استراتيجية اتصال يمكن للجميع اتباعها أثناء عملية التغيير

يلعب الاتصال الفعال دورًا مهمًا في ضمان عملية إدارة التغيير الفعالة. وهناك دائمًا أسباب لمعالجة بعض المشكلات أثناء المرحلة الإنتقالية. ويجب إبلاغ أصحاب المصلحة بجميع التطورات خلال عملية التغيير.

يجب تقديم تقارير عن الوضع Situation reports إلى القادة المناسبين في المنظمة، كما يجب على القادة إبلاغ الموظفين بانتظام بالتطورات خلال عملية التغيير. ويمكن أن يساعد أيضًا الاتصال الفعال في عقد اجتماعات منتظمة تسمح لجميع المشاركين في عملية التغيير بالتعبير عن مخاوفهم أو مشاركة أفكارهم.

6. مراقبة وإدارة المقاومة التي قد تنشأ بين الموظفين

يمكن أن تؤدي التغييرات في المنظمة في بعض الأحيان إلى المقاومة. ويمكن أن تساعدك إدارة أي مقاومة بشكل فعال في تأمين نجاح التغيير الجديد. وعادةً ما تكون هذه المقاومة ناتجة عن الخوف من المجهول، والذي يمكنك المساعدة في تخفيفه من خلال الحفاظ على التواصل المنتظم والتأكد من أن كل شخص يتأثر بعملية التغيير يعرف ما يمكن توقعه.

وعند تنفيذ تغيير في شركتك، من المهم أيضًا التفكير في أي مخاطر قد تأتي مع هذه العملية والمساعدة في منعها. فإذا كان الموظفون قلقين بشأن مخاطر مثل انخفاض القوة العاملة أو مهام وظيفية غير مألوفة، فقد يقاومون التغييرات الكبيرة في شركتك. وفي هذه الحالة، فإن أفضل طريقة لإدارة المقاومة هي التأكد من إطلاع الجميع بشكل صحيح على كيفية تأقلم وظائفهم مع التغيير الجديد. ويمكنك القيام بذلك من خلال إعداد أدوات التعلم والندوات التدريبية لكل فرد في المنظمة، مما قد يؤدي إلى انتقال أكثر سلاسة.

7. قم بتقدير النجاح الفردي والجماعي

يجب على الأشخاص المسؤولين عن عملية التغيير في المنظمة تقديم التقدير المناسب لأولئك الذين يستحقون ذلك. ويمكن منح هذا التقدير لفرق العمل أو الأفراد الذين ساهموا بشكل كبير في نجاح عملية التغيير.

8. قم بمراجعة عملية التغيير

التغيير هو عملية مستمرة في أي منظمة، ومن المهم أن يقوم كل من يقوم بأي تغييرات بإجراء مراجعات دورية لاكتشاف كيفية تحديد المشكلات التي تحتاج إلى حلول وكيفية معالجتها. ويلعب إجراء المراجعات reviews والتحليلات المتسقة (المستمرة) دورًا مهمًا في إجراء عملية تغيير فعالة في منظمتك.