خصائص تصميم الوظيفة بطريقة جيدة

خصائص تصميم الوظيفة بطريقة جيدة

1. تتطلب قدر معتدل من الأنشطة العقلية
2. تتطلب قدر معتدل من القوة الجسدية
3. الاهتمام بالطاقة العضلية والعقلية للموظفين
4. تشجيع الشعور بالإنجاز وتقدير الذات
5. تقديم توازن في العمل الساكن والديناميكي
6. إعطاء شعور بالمساهمة والمشاركة للموظفين
7. إدراج التدريب للسماح للموظفين بإجادة المهام التي من المفترض أن يقوموا بها
8. تقديم جدول عمل – راحة فعال
9. إعطاء التغذية الراجعة للموظفين

المشكلات التي قد يحلها تصميم الوظائف

1. عبء العمل الزائد
2. عبء العمل الأقل من اللازم
3. تكرار المهام
4. العزلة في مكان العمل، و العزلة في مكان العمل هي نوع من العزلة الاجتماعية التي تحدث على وجه التحديد في مكان العمل نتيجة لعوامل مثل الفجوات بين الأجيال، أو بيئات العمل العشوائية أو ثقافات الشركة التي تصر على أن الصمت من ذهب.
5. عدم تحديد ساعات العمل بشكل واضح
6. عدم تحديد إجراءات العمل بشكل واضح
7. الفهم الضحل أو غير الفعال لعملية العمل بأكملها
8. القضايا المتعلقة بالتأخير في شغل الوظائف الشاغرة المختلفة

بعد فهم بعض الخصائص الأساسية لتصميم الوظائف، وفهم المشكلات التي قد يحلها تصميم الوظائف، دعونا نلقي نظرة على المبادئ التي ستبنى عليها الوظيفة المصممة جيدًا-

مبادئ تصميم الوظائف

دعونا نلقي نظرة على المبادئ الرئيسية لتصميم الوظائف:-

1. مبدأ التنوع  Variety principle

يمكن أن يؤدي التنوع الكبير في الوظيفة إلى تحسين الاهتمام والتحدي والالتزام عند المكلف بأداء الوظيفة. وقد يؤدي القيام بنفس المهام المتكررة إلى القليل من التحدي، ويمكن أن يؤدي أيضاً إلى فقدان الاهتمام أو الشعور بعدم الرضا عند المكلفين بأداء المهام.

التنوع يعني أكثر من مجرد إضافة مهمة إضافية مماثلة. على سبيل المثال،معالجة أشكال مختلفة من نفس المهمة لن تجعل العمل ذا مغزى بسبب عدم وجود تحد إضافي. لذلك، قد يكون من المفيد دمج نوع آخر من الأنشطة ذات الصلة في الوظيفة.

وفي المقابل، يمكن أن يكون التنوع المفرط في الوظيفة محبطا ومصدرا للصراع وعدم الرضا. سيختلف القدر الأمثل من التنوع من شخص لآخر وسيعتمد على مستوى الوظيفة واحتياجات الوظيفة.

2. مبدأ المسؤولية  Responsibility principle

يحتاج الأفراد إلى الشعور بالمسؤولية تجاه العمل الذي يقومون به، سواء بشكل فردي أو كجزء من فريق. يجب تحديد عملهم بوضوح حتى يتمكنوا من رؤية أنهم مسؤولون بشكل شخصي عن النتائج (النجاحات والإخفاقات) التي تحدث نتيجة لأفعالهم. إذا كانت المسؤوليات واضحة، فسيكون الموظف والمشرف عليه أكثر قدرة على معرفة ما إذا كان يتم تنفيذ المسؤوليات الوظيفة ام لا. يجب أن يكون الموظف قادراً على فهم أهمية العمل الذي يقوم به وأين يتلائم هذا العمل مع الغرض من المنظمة.

3. مبدأ الاستقلالية  Autonomy principle

الاستقلالية تسير جنبا إلى جنب مع المسؤولية.الاستقلالية تعني إعطاء مجال أكبر للأفراد لتنظيم عملهم والتحكم فيه ضمن المعايير المحددة للوظيفة. سيحتاج الموظفين إلى بعض الحرية في إتخاذ بعض القرارات بمفردهم ضمن الإطار العام لوظيفتهم. على سبيل المثال، ان يكون للموظف بعض السلطة التقديرية على طريقة عمله من أجل تحقيق ما هو مطلوب منه.

4. مبدأ هوية المهمة  Task identity principle

هوية المهمة يعني توضيح نقطة البداية ونقطة النهاية لإنجاز المهمة او الوظيفة، و إعطاء رؤية مستقبلية عن النتيجة النهائية، فهوية المهمة تقدم رؤية شاملة عن الوظيفة بأكملها دون عرض مكوناتها.

غالبًا ما يشعر الأفراد بالرضا بطريقة كبيرة عند القيام بعمل يتسم “بالكمال”. فمن المرجح أن يحدث هذا عندما يكون للمهمة أو الوظيفة إطار زمني محدد وبالتالي سيقوم الموظفون بالمهمة او الوظيفة بحماس أكبر وبشغف أكبر، ولذلك من الأشياء المحببة والمفضلة للغاية أن يرى الناس النتائج النهائية للعمل الذي قاموا بإنتاجه، إما بمفردهم أو كجزء من فريق.

5. مبدأ التغذية الراجعة Feedback principle

يدور هذا المبدأ حول فوائد مشاركة المعلومات حول كيفية عمل الموظف.

تلعب التغذية الراجعة دوراً أساسياً في تحفيز الموظفين وتوجيههم بشكل أكثر فعالية. من المفترض أن يشارك المديرون المباشرون التغذية الراجعة بصدق لتأسيس علاقة عمل مع الموظفين أو العمال.

يمكن أن يكون استخدام الاجتماعات الفردية لمناقشة أهداف العمل أحد الأمثلة على هذه العلاقة. يعتبر تضمين التغذية الراجعة في تصميم الوظائف فعالاً للغاية في إعلام الموظفين وتمكينهم من توجيه النمو.

6. مبدأ المشاركة  Participation principle

يعد إشراك الموظفين جزءاً لا يتجزأ من عملية صنع القرار مبدأ مهمًا آخر لتصميم الوظائف بطريقة جيدة.

يحب بعض الموظفين أو العمال المشاركة في عمليات صنع القرار التي تؤثر بشكل مباشر على عملهم. حتى العمال أو الموظفين ذوي الخبرة يتوقعون دائماً أنه يجب أن يُطلب منهم أيضاً المساهمة، لأن خبراتهم تمثل أصولاً قيّمة للشركة.

ويمكن تشجيع مشاركة الموظفين من خلال الاجتماعات المؤسسية، والمناقشات المتخصصة في المواضيع على سبيل المثال.

7. مبدأ التقدير والدعم  Recognition and support principle

يستمتع الموظفون بالعمل في الوظائف التي توليهم أهمية أيضاً.

ويعطي التصميم الجيد للوظائف الاحترام الذاتي للعمال من خلال دمج استراتيجيات لقبول الموظفين وتقديرهم من قبل المديرين والمشرفين والمالكين.

يعد الحصول على التقدير للقيام بعمل جيد عاملاً أساسياً لتحفيز الموظفين على العمل بجدية أكبر وأفضل في المرة القادمة. أيضاً، يعد تقديم الدعم عند الحاجة ودعم ثقافة العمل الجماعي جزءاً لا يتجزأ من الوظائف المصممة تصميماً جيداً.

دعم الموظفين وتقديرهم يضعف الشعور بالعزلة والاكتئاب عند القوى العاملة ويلعب دورًا مهماً في تحسين تحفيز الموظف ومشاركتهم والاحتفاظ به.

8. مبدأ بيئة العمل Recognition and support principle

توفر الوظائف المصممة جيداُ دائماُ بيئات عمل آمنة وصحية للعمال.

ويجب أن يكون مكان العمل محايدا وغير تمييزي وشاملا للجميع. كما يجب أن تكون بيئة العمل خالية من أنواع مختلفة من المضايقات ومخاطر السلامة.

بيئة العمل الجيدة مفيدة في تمكين القوى العاملة للعمل بحماس كامل دون أي سلبيات. ويجب دائماً دمج آلية مناسبة للتعامل مع أي تناقضات أو مشكلات أخرى في مكان العمل.