يعد الوصف الوظيفي جزءًا أساسيًا من عملية التقدم للوظيفة، حيث أنه مع المعلومات الصحيحة، يجب أن يساعد الوصف الوظيفي المتقدمين على تحديد ما إذا كانت الوظيفة تتماشى مع مجموعة مهاراتهم وما إذا كانت وظيفة يريدون القيام بها بالفعل.
فمن منظور المنظمة، يعد الوصف الوظيفي أمرًا حيويًا في ضمان أن طلبات العمل الواردة للوظيفة تتطابق بشكل وثيق مع احتياجات الوظيفة نفسها.
يساعد الوصف الوظيفي إدارة الموارد البشرية على تبسيط عملية اختيار أفضل المرشحين المتقدمين للوظيفة ويساعد أيضاً على جذب عدد أكبر من المرشحين المناسبين لمقابلة العمل.
اهداف الوصف الوظيفي
هناك العديد من الفوائد للوصف الوظيفي الفعال. فيما يلي بعض استخداماته الرئيسية:
- تزويد الموظف بالتوقعات المطلوبة منه في الوظيفية
- توفير تفاصيل كافية لمساعدة المرشح على تقييم ما إذا كان مناسبًا للوظيفة
- دعم فريق التوظيف أثناء عملية اختيار أفضل المرشحين للوظيفة
- المساعدة في صياغة الأسئلة لعملية مقابلة العمل
- المساعدة في تكوين عقد عمل ملزم قانونًا
- المساعدة في تحديد الأهداف والغايات للموظف عند الانضمام للمنظمة
- المساعدة في تقييم الأداء الوظيفي للموظف
- المساعدة في صياغة خطط التدريب والتطوير
مكونات الوصف الوظيفي
يجب أن يحدد الوصف الوظيفي الجيد بشكل واضح الغرض من الوظيفة وكذلك المهام الرئيسية التي يتعين القيام بها والمسؤوليات الرئيسية للوظيفة .
سيتضمن الوصف الوظيفي أيضًا عادةً أيضًا خلفية موجزة ونظرة عامة على المنظمة، بالإضافة إلى اسم أو منصب الموظف الذي سيقدم إليه المرشح الناجح تقاريره.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا توقع العثور على توضيح لنوع الموظف الذي تبحث عنه المنظمة. قد يشمل ذلك توضيح الخبرات المهنية والإنجازات ومجموعة المهارات والخلفية التعليمية والمؤهلات التي يجب ان يتمتع بها الموظف الذي تبحث عنه المنظمة، بالإضافة إلى أي سمات شخصية مرغوبة.
سيتضمن الوصف الوظيفي أيضًا معلومات عملية، مثل مكان الوظيفة، وما إذا كانت بدوام كامل أو جزئي، وفي معظم الحالات، الراتب المخصص للوظيفة.
النقاط الرئيسية التي عادة ما يتم تضمينها في الوصف الوظيفي هي:
- عنوان وملخص للوظيفة
- قائمة الواجبات
- الخبرة المهنية المطلوبة
- المستوى التعليمي والمؤهلات المطلوبة
- المهارات الأساسية المطلوبة لهذا المنصب
- الشهادات المهنية وتراخيص مزاولة المهنة اللازمة
- إلى من سيرفع الموظف المحتمل تقاريره مباشرة
- ما إذا كان الموظف لديه أي مرؤوسين يقدمون تقاريرهم إليه
- بيئة العمل
- ظروف العمل
- المهارات والخبرة الأساسية والمرغوبة
- المعلومات الأساسية عن الشركة وقيمها وثقافة العمل
الهيكل النموذجي للوصف الوظيفي
يجب أن يتبع الوصف الوظيفي شكلا دقيقا ومحددا بوضوح احتياجات الوظيفة. في حين أن الهيكل الفعلي سيختلف عادةً بين الوظائف والمنظمات، إلا أن الوصف الوظيفي الجيد سيكون منظمًا بشكل فضفاض على النحو التالي:
- المسمى الوظيفي
- الموقع (المكان)
- الشخص الذي يتم رفع التقارير إليه
- الغرض من الوظيفة (سطر موجز أو سطرين)
- المسؤوليات / الواجبات (مفصلة)
- المعايير الأساسية والمرغوبة
- نظرة عامة على الشركة / الفريق
- معلومات عن كيفية التقديم للوظيفة
خطوات كتابة الوصف الوظيفي
تحتاج صياغة وصف وظيفي يجذب أفضل المرشحين إلى التوازن الصحيح بين التفاصيل والدقة.
اتبع الخطوات أدناه لكتابة وصف وظيفي فعال:
الخطوة الأولى. المسمى الوظيفي The Job Title
قد يبدو هذا واضحًا ولكن استخدام المسميات الوظيفية المعترف بها بشكل شائع في الوصف الوظيفي سيجعل من السهل على المرشحين معرفة الوظيفة التي يتقدمون إليها.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بالتوظيف لمطور برامج software developer، فلا تستخدم المصطلحات الداخلية أو اسم أقل شهرة مثل “عالم تطبيقي applied scientist”.
كن محددًا في المسمى الوظيفي، وتأكد من تضمين مستوى الأقدمية عندما يكون الأمر ضروري.
الخطوة الثانية. التعريف بالشركة
جزء من وظيفة الوصف الوظيفي هو تسويق الشركة لمقدم طلب التوظيف، وهذا هو الجزء الذي يجب أن تركز فيه على جعل شركتك تبدو وكأنها المكان المثالي للعمل.
يمكنك تقديم شركتك للباحثين عن الوظائف ببعض الإحصائيات حول النجاحات الأخيرة ثم ذكر شيء فريد من نوعه عن الشركة.
قد يكون هذا شيئًا مثل مكتب صديق للحيوانات الأليفة أو بيئة عمل عن بُعد.
فمثلا،
“XYZ هي شركة تجزئة عبر الإنترنت سريعة النمو ضاعفت أعمالها في عامها الأول، ونحن نبحث عن مطور برامج متحمس للانضمام إلى فريقنا الذي يعمل عن بعد ولكن أعضائه مرتبطين ارتباطا وثيقا ببعضهم.”
الخطوة الثالثة. صف بإيجاز الوظيفة
في هذا الجزء، سترغب في إعطاء بضع جمل موجزة حول الوظيفة، وما الذي تنطوي عليه الوظيفة بشكل عام ونوع الشخص الذي تبحث عنه الشركة.
يمكنك استخدام بعض المعلومات حول الوظيفة هنا وكذلك في الخطوات اللاحقة.
على سبيل المثال، قد تذكر أن المرشح يحتاج على الأقل يحتاج إلى أن يكون بارعًا في استخدام Microsoft Office.
الخطوة الرابعة. حقائق عن الوظيفة
يرغب المرشحون للوظيفة في معرفة أشياء معينة عن الوظيفة قبل التقديم، لذا فإن بعض الحقائق الرئيسية حول الوظيفة ستساعدهم في اتخاذ القرار الصحيح.
هنا، يجب عليك مشاركة الحقائق ذات الصلة مثل نطاق الراتب، وعدد ساعات العمل أو الجدول الزمني، والمكان الذي سيمارس فيه الموظف عمله.
سيرغب المرشحون في معرفة ما إذا كانت الوظيفية بدوام جزئي او بدوام كامل وما إذا كان العمل سيكون من المكتب أو العمل من المنزل.
الخطوة الخامسة. المسؤوليات
في حين أن بعض الوظائف سيكون لها مسؤوليات عامة، فقد تكون هناك أشياء محددة تقوم بها شركتك بشكل مختلف قليلاً. فالقيام بسرد المسؤوليات الرئيسية للوظيفة سيوضح للمرشحين ما هو متوقع منهم.
يجب أن تكون المسؤوليات مفصلة وموجزة، لذلك إذا كنت تبحث عن ممثل خدمة العملاء، فقد ترغب في سرد:
- الرد على الاستفسارات الهاتفية
- الحفاظ على معلومات العملاء في قاعدة البيانات
تقديم المشورة بشأن الخدمات التي تقدمها الشركة
- ليست هناك حاجة للخوض في التفاصيل العميقة هنا، ولكن تأكد من توضيح أي مسؤوليات فريدة يحتاجها الدور.
ستحتاج أيضًا إلى الإشارة هنا إلى الشخص الذي سيتم رفع التقارير اليه (على سبيل المثال، قائد فريق خدمة العملاء) وما إذا كان من سيعمل في هذه الوظيفة سيكون مسؤولاً عن موظفين آخرين ام لا.
الخطوة السادسة. الواجبات
فكر في هذا الجزء على أنه “يوم في حياة الفائم بالوظيفة” وانظر إلى الواجبات اليومية التي سيتعين على المرشح القيام بها عند توظيفه.
بالنسبة إلى مساعد المتجر store assistant، على سبيل المثال، فقد تكون من واجباته هي قضاء بعض الوقت في العمل صندوق النقود، وتلقي المدفوعات ومساعدة العملاء، ثم قضاء بعض الوقت في تجديد المخزون مع الحفاظ على نظافة المتجر وترتيبه.
غالبًا ما تكون الواجبات مثل المسؤوليا ، ولكنها أكثر عمومية قليلاً من حيث الأنشطة اليومية المعتادة.
الخطوة السابعة. المؤهلات والمهارات الأساسية
إذا كانت الوظيفة تحتاج إلى مؤهل محدد، مثل مستوى معين من التعليم أو شهادة مهنية أو ترخيص من جهة معينة، فهذا هو القسم الذي ستقوم بإدراج ما هو مطلوب فيه.
هذا هو أيضًا القسم الخاص بمستوى الخبرة المطلوب، لا سيما إذا كنت تقوم بالتوظيف لمنصب كبير في الشركة. فإذا كنت تطلب من المتقدمين أن يكون لديهم أكثر من عامين من الخبرة في وظيفة مماثلة، فقم بإضافة هذا هنا.
ستحتاج أيضًا إلى التفكير في المهارات اللازمة للنجاح في الوظيفة. يجب أن تشمل هذه الكفاءة التقنية في برامج مثل Adobe، أو قيادة الرافعة الشوكية، أو أي شيء آخر مطلوب.
يجب أن يشمل هذا القسم المهارات الشخصية أيضًا – فالعمل مع الجمهور يعني أن يتمتع المتقدم للوظيفة بمهارات التواصل الفعال والتفاوض والعمل الجماعي وجميع المهارات الأخرى الضرورية للنجاح.
الخطوة الثامنة. المؤهلات والمهارات المطلوبة
بالإضافة إلى المهارات والمؤهلات والقدرات المطلوبة، قد تكون هناك بعض المهارات التي من الجيد امتلاكها ولكنها ليست ضرورية.
بالنسبة لوظيفة إدارية، قد تكون بعض المعرفة ببرامج المبيعات المستخدمة في العمل مفيدة، ولكن قد يتم تقديم التدريب للموظف الذي سيتم اختياره على أي حال.
يمكنك تضمين مؤهلات وشهادات إضافية هنا وإلقاء نظرة على المهارات الصعبة واللينة hard and soft skills المختلفة التي قد تجعل مقدم الطلب أكثر ملاءمة لهذة الوظيفة.
الخطوة التاسعة . حزمة المزايا
على الرغم من أنك قد أدرجت بالفعل بعض الحقائق حول الوظيفة – بما في ذلك نطاق الراتب – فمن المهم تضمين ما سيحصل عليه مقدم الطلب الناجح كحزمة مزايا.
إلى جانب الراتب، يتوقع المرشحون تقديم بعض المزايا. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت الشركة تقدم بعض المزايا الشيقة.
فكر في سرد أشياء مثل:
- التأمين الصحي الخاص
- التأمين على الحياة
- عضوية مجانية في الصالة الرياضية
- مواصلات خاصة من مكتب العمل الي المنزل، إلخ.
الخطوة العاشرة. كيفية التقديم
قم بإنهاء الوصف الوظيفي بتعليمات بسيطة حول كيفية التقدم بطلب للحصول على الوظيفة.
قد ترغب في أن يرسل المتقدمون سيرة ذاتية ورسالة تغطية Cover Letter إلى عنوان بريد إلكتروني محدد، أو أن ينقروا على زر لملء استمارة طلب عبر الإنترنت. قد يحتاجون إلى التقديم من خلال موقع الويب الخاص بالعمل أو التحدث إلى وكالة توظيف.
مهما كانت الطريقة التي تستخدمها، يجب أن تكون سهلة على المرشح لإكمالها.
يعد الوصف الوظيفي جزءًا أساسيًا من عملية التقدم للوظيفة، حيث أنه مع المعلومات الصحيحة، يجب أن يساعد الوصف الوظيفي المتقدمين على تحديد ما إذا كانت الوظيفة تتماشى مع مجموعة مهاراتهم وما إذا كانت وظيفة يريدون القيام بها بالفعل.
فمن منظور المنظمة، يعد الوصف الوظيفي أمرًا حيويًا في ضمان أن طلبات العمل الواردة للوظيفة تتطابق بشكل وثيق مع احتياجات الوظيفة نفسها.
يساعد الوصف الوظيفي إدارة الموارد البشرية على تبسيط عملية اختيار أفضل المرشحين المتقدمين للوظيفة ويساعد أيضاً على جذب عدد أكبر من المرشحين المناسبين لمقابلة العمل.
اهداف الوصف الوظيفي
هناك العديد من الفوائد للوصف الوظيفي الفعال. فيما يلي بعض استخداماته الرئيسية:
مكونات الوصف الوظيفي
يجب أن يحدد الوصف الوظيفي الجيد بشكل واضح الغرض من الوظيفة وكذلك المهام الرئيسية التي يتعين القيام بها والمسؤوليات الرئيسية للوظيفة .
سيتضمن الوصف الوظيفي أيضًا عادةً أيضًا خلفية موجزة ونظرة عامة على المنظمة، بالإضافة إلى اسم أو منصب الموظف الذي سيقدم إليه المرشح الناجح تقاريره.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا توقع العثور على توضيح لنوع الموظف الذي تبحث عنه المنظمة. قد يشمل ذلك توضيح الخبرات المهنية والإنجازات ومجموعة المهارات والخلفية التعليمية والمؤهلات التي يجب ان يتمتع بها الموظف الذي تبحث عنه المنظمة، بالإضافة إلى أي سمات شخصية مرغوبة.
سيتضمن الوصف الوظيفي أيضًا معلومات عملية، مثل مكان الوظيفة، وما إذا كانت بدوام كامل أو جزئي، وفي معظم الحالات، الراتب المخصص للوظيفة.
النقاط الرئيسية التي عادة ما يتم تضمينها في الوصف الوظيفي هي:
الهيكل النموذجي للوصف الوظيفي
يجب أن يتبع الوصف الوظيفي شكلا دقيقا ومحددا بوضوح احتياجات الوظيفة. في حين أن الهيكل الفعلي سيختلف عادةً بين الوظائف والمنظمات، إلا أن الوصف الوظيفي الجيد سيكون منظمًا بشكل فضفاض على النحو التالي:
خطوات كتابة الوصف الوظيفي
تحتاج صياغة وصف وظيفي يجذب أفضل المرشحين إلى التوازن الصحيح بين التفاصيل والدقة.
اتبع الخطوات أدناه لكتابة وصف وظيفي فعال:
الخطوة الأولى. المسمى الوظيفي The Job Title
قد يبدو هذا واضحًا ولكن استخدام المسميات الوظيفية المعترف بها بشكل شائع في الوصف الوظيفي سيجعل من السهل على المرشحين معرفة الوظيفة التي يتقدمون إليها.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بالتوظيف لمطور برامج software developer، فلا تستخدم المصطلحات الداخلية أو اسم أقل شهرة مثل “عالم تطبيقي applied scientist”.
كن محددًا في المسمى الوظيفي، وتأكد من تضمين مستوى الأقدمية عندما يكون الأمر ضروري.
الخطوة الثانية. التعريف بالشركة
جزء من وظيفة الوصف الوظيفي هو تسويق الشركة لمقدم طلب التوظيف، وهذا هو الجزء الذي يجب أن تركز فيه على جعل شركتك تبدو وكأنها المكان المثالي للعمل.
يمكنك تقديم شركتك للباحثين عن الوظائف ببعض الإحصائيات حول النجاحات الأخيرة ثم ذكر شيء فريد من نوعه عن الشركة.
قد يكون هذا شيئًا مثل مكتب صديق للحيوانات الأليفة أو بيئة عمل عن بُعد.
فمثلا،
“XYZ هي شركة تجزئة عبر الإنترنت سريعة النمو ضاعفت أعمالها في عامها الأول، ونحن نبحث عن مطور برامج متحمس للانضمام إلى فريقنا الذي يعمل عن بعد ولكن أعضائه مرتبطين ارتباطا وثيقا ببعضهم.”
الخطوة الثالثة. صف بإيجاز الوظيفة
في هذا الجزء، سترغب في إعطاء بضع جمل موجزة حول الوظيفة، وما الذي تنطوي عليه الوظيفة بشكل عام ونوع الشخص الذي تبحث عنه الشركة.
يمكنك استخدام بعض المعلومات حول الوظيفة هنا وكذلك في الخطوات اللاحقة.
على سبيل المثال، قد تذكر أن المرشح يحتاج على الأقل يحتاج إلى أن يكون بارعًا في استخدام Microsoft Office.
الخطوة الرابعة. حقائق عن الوظيفة
يرغب المرشحون للوظيفة في معرفة أشياء معينة عن الوظيفة قبل التقديم، لذا فإن بعض الحقائق الرئيسية حول الوظيفة ستساعدهم في اتخاذ القرار الصحيح.
هنا، يجب عليك مشاركة الحقائق ذات الصلة مثل نطاق الراتب، وعدد ساعات العمل أو الجدول الزمني، والمكان الذي سيمارس فيه الموظف عمله.
سيرغب المرشحون في معرفة ما إذا كانت الوظيفية بدوام جزئي او بدوام كامل وما إذا كان العمل سيكون من المكتب أو العمل من المنزل.
الخطوة الخامسة. المسؤوليات
في حين أن بعض الوظائف سيكون لها مسؤوليات عامة، فقد تكون هناك أشياء محددة تقوم بها شركتك بشكل مختلف قليلاً. فالقيام بسرد المسؤوليات الرئيسية للوظيفة سيوضح للمرشحين ما هو متوقع منهم.
يجب أن تكون المسؤوليات مفصلة وموجزة، لذلك إذا كنت تبحث عن ممثل خدمة العملاء، فقد ترغب في سرد:
تقديم المشورة بشأن الخدمات التي تقدمها الشركة
ستحتاج أيضًا إلى الإشارة هنا إلى الشخص الذي سيتم رفع التقارير اليه (على سبيل المثال، قائد فريق خدمة العملاء) وما إذا كان من سيعمل في هذه الوظيفة سيكون مسؤولاً عن موظفين آخرين ام لا.
الخطوة السادسة. الواجبات
فكر في هذا الجزء على أنه “يوم في حياة الفائم بالوظيفة” وانظر إلى الواجبات اليومية التي سيتعين على المرشح القيام بها عند توظيفه.
بالنسبة إلى مساعد المتجر store assistant، على سبيل المثال، فقد تكون من واجباته هي قضاء بعض الوقت في العمل صندوق النقود، وتلقي المدفوعات ومساعدة العملاء، ثم قضاء بعض الوقت في تجديد المخزون مع الحفاظ على نظافة المتجر وترتيبه.
غالبًا ما تكون الواجبات مثل المسؤوليا ، ولكنها أكثر عمومية قليلاً من حيث الأنشطة اليومية المعتادة.
الخطوة السابعة. المؤهلات والمهارات الأساسية
إذا كانت الوظيفة تحتاج إلى مؤهل محدد، مثل مستوى معين من التعليم أو شهادة مهنية أو ترخيص من جهة معينة، فهذا هو القسم الذي ستقوم بإدراج ما هو مطلوب فيه.
هذا هو أيضًا القسم الخاص بمستوى الخبرة المطلوب، لا سيما إذا كنت تقوم بالتوظيف لمنصب كبير في الشركة. فإذا كنت تطلب من المتقدمين أن يكون لديهم أكثر من عامين من الخبرة في وظيفة مماثلة، فقم بإضافة هذا هنا.
ستحتاج أيضًا إلى التفكير في المهارات اللازمة للنجاح في الوظيفة. يجب أن تشمل هذه الكفاءة التقنية في برامج مثل Adobe، أو قيادة الرافعة الشوكية، أو أي شيء آخر مطلوب.
يجب أن يشمل هذا القسم المهارات الشخصية أيضًا – فالعمل مع الجمهور يعني أن يتمتع المتقدم للوظيفة بمهارات التواصل الفعال والتفاوض والعمل الجماعي وجميع المهارات الأخرى الضرورية للنجاح.
الخطوة الثامنة. المؤهلات والمهارات المطلوبة
بالإضافة إلى المهارات والمؤهلات والقدرات المطلوبة، قد تكون هناك بعض المهارات التي من الجيد امتلاكها ولكنها ليست ضرورية.
بالنسبة لوظيفة إدارية، قد تكون بعض المعرفة ببرامج المبيعات المستخدمة في العمل مفيدة، ولكن قد يتم تقديم التدريب للموظف الذي سيتم اختياره على أي حال.
يمكنك تضمين مؤهلات وشهادات إضافية هنا وإلقاء نظرة على المهارات الصعبة واللينة hard and soft skills المختلفة التي قد تجعل مقدم الطلب أكثر ملاءمة لهذة الوظيفة.
الخطوة التاسعة . حزمة المزايا
على الرغم من أنك قد أدرجت بالفعل بعض الحقائق حول الوظيفة – بما في ذلك نطاق الراتب – فمن المهم تضمين ما سيحصل عليه مقدم الطلب الناجح كحزمة مزايا.
إلى جانب الراتب، يتوقع المرشحون تقديم بعض المزايا. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت الشركة تقدم بعض المزايا الشيقة.
فكر في سرد أشياء مثل:
الخطوة العاشرة. كيفية التقديم
قم بإنهاء الوصف الوظيفي بتعليمات بسيطة حول كيفية التقدم بطلب للحصول على الوظيفة.
قد ترغب في أن يرسل المتقدمون سيرة ذاتية ورسالة تغطية Cover Letter إلى عنوان بريد إلكتروني محدد، أو أن ينقروا على زر لملء استمارة طلب عبر الإنترنت. قد يحتاجون إلى التقديم من خلال موقع الويب الخاص بالعمل أو التحدث إلى وكالة توظيف.
مهما كانت الطريقة التي تستخدمها، يجب أن تكون سهلة على المرشح لإكمالها.
ذات صلة:
GFX4arab
مهتم بالجرافيكس وملحقاته اشرف حاليا على موقع www.gfx4arab.com